Impresión de una hoja de cálculo en Excel 2003

Impresión de una hoja de cálculo no es simplemente una cuestión de dar la orden de impresión. Una hoja de cálculo es una pieza de gran expansión informática. La mayoría de las hojas de trabajo no encajan perfectamente en una sola página. Si usted simplemente haga clic en el botón Imprimir para imprimir la hoja de trabajo, terminar con los saltos de página en lugares inesperados, tanto en el lado derecho de la página y la parte inferior. Siga leyendo para descubrir cómo imprimir una hoja de cálculo para que el pueblo le entrego a puede leer y comprender fácilmente.

Hacer un ajuste de hoja de cálculo en la página de

A menos que usted le indique lo contrario, Excel imprime todo, desde la celda A1 a la última celda con datos en ella en la esquina sureste de la hoja de cálculo. Por lo general, no es necesario imprimir todas esas células porque algunos de ellos están en blanco. Y la impresión de una hoja de cálculo completa a menudo significa romper la página en todo tipo de lugares de difícil acceso. Para evitar que eso suceda, he aquí algunas técnicas para hacer un ajuste de hoja de cálculo ordenadamente en una o dos páginas. Experimento como con las técnicas descritas aquí, haga clic en el botón Vista preliminar (o Shift + clic en el botón Imprimir) de vez en cuando para ver lo que su hoja de cálculo se verá como cuando se imprima.

Parte de impresión de una hoja de cálculo

Para imprimir parte de una hoja de cálculo, seleccione los datos que desea imprimir y seleccione Archivo -> Área de impresión -> Establecer área de impresión. Este comando le dice a Excel para imprimir sólo las células que ha seleccionado. En la hoja de cálculo, aparece una línea de puntos alrededor de las células en el área de impresión. Para eliminar las líneas de puntos de su hoja de cálculo, seleccione Archivo -> Área de impresión -> Borrar área de impresión.

Ajuste de los saltos de página

Lectura de una hoja de cálculo es muy difícil cuando se rompe torpemente a través de las páginas. Para decidir por ti mismo, donde se producen los saltos de página, seleccione Ver -> Saltos de página. Aquí está todo lo que un cuerpo necesita saber acerca de los saltos de página:

--Cambio de posiciones de ruptura: En vista del salto de página, arrastre una línea de puntos para ajustar la posición de un salto de página. Después de arrastrar una línea discontinua, que deja de ser un salto de página por defecto y se convierte en un salto de página manual. Saltos de página manuales se caracterizan por líneas sólidas, sin líneas de puntos. Puede arrastrar ellos, también. Excel encoge los números y letras en la hoja de trabajo si se intenta comprimir los datos demasiado en una hoja de cálculo arrastrando un salto de página.

--La introducción de un salto de página: Seleccione la celda justo debajo de donde desea la ruptura horizontal a ocurrir, y directamente a la derecha de donde desea la ruptura vertical que debe, y seleccione Insertar -> Salto de página. Arrastre un salto de página para ajustar su posición.

--Eliminación de saltos de página: Seleccione una celda directamente debajo o directamente a la derecha del salto de página y elija Insertar -> Quitar salto de página. Para eliminar todos los saltos de página, haga clic en el botón Seleccionar todo (o presione Ctrl + A) y seleccione Insertar -> Reiniciar todos los saltos de página. Seleccione Ver -> Normal para volver a la vista Normal después de que termine jugando con los saltos de página. En la vista Normal, saltos de página manuales se caracterizan por una línea punteada. (Si no le importa ver a estas líneas de puntos en su hoja de cálculo, seleccione Herramientas -> Opciones, seleccione la ficha Ver del cuadro de diálogo Opciones, y desactive la casilla de verificación de saltos de página.) En la siguiente sección explica, puede utilizar la opción Ajustar a la escala de datos y los hacen tan pequeños que caben en una página. Sin embargo, la opción Ajustar a la página del manual y se rompe, no se llevan bien. Excel cancela saltos de página manual si se selecciona la opción Ajustar a.

Escala de datos para hacerlo más pequeño

Para escalar el número y letras en la hoja de cálculo y hacerlos un poco más pequeño, seleccione Archivo -> Configurar página. Verá el cuadro de diálogo Configurar página. En la ficha de página, seleccione Ajustar a botón de opción. Excel encoge los datos tanto como sea necesario para hacer que encaje en una página. La opción Ajustar a es excelente para la disminución de una hoja de cálculo que sólo es un poco grande. Haga clic en el botón Vista preliminar en el cuadro de diálogo Configurar página para mirar la pantalla de vista previa y ver si la hoja de cálculo reduciendo de esta manera es una ayuda.

Impresión de una hoja de cálculo de paisaje

Si su hoja de cálculo es demasiado grande para caber en una sola página, tratar de pasar la página de su lado y la impresión en modo horizontal. Seleccione Archivo -> Configurar página y, en la ficha Página del cuadro de diálogo Configuración de página, seleccione el botón de opción Horizontal.

Ajuste de los márgenes de

Otra forma de cosas todos los datos en una página es reducir los márgenes. Utilice cualquiera de estas técnicas para ajustar el tamaño de los márgenes:

- Seleccione Archivo -> Configurar página y, en la ficha Márgenes del cuadro de diálogo Configurar página, cambiar el tamaño de los márgenes.

- Haga clic en el botón Vista preliminar (o seleccione Archivo -> Vista preliminar) para cambiar a la ventana Vista preliminar. Desde allí, usted puede arrastrar las líneas de margen para ajustar el tamaño de los márgenes (margen de las líneas son las líneas ultraperiféricas). Si usted no ve las líneas de margen, haga clic en el botón de Márgenes.

Realización de una hoja de cálculo más presentable

Antes de imprimir una hoja de cálculo, visita el cuadro de diálogo Configuración de página y ver lo que puede hacer para que su hoja de cálculo más fácil para que otros puedan leer y entender. Para abrir el cuadro de diálogo Configurar página, seleccione Archivo -> Configuración de página o haga clic en el botón Configuración en la ventana Vista preliminar. Éstos son sus opciones:

--Incluidos los números de página en hojas de cálculo: En la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página, introduzca 1 en el cuadro de primera página de texto Número. Luego, en la ficha Encabezado y pie de página, seleccione una opción Encabezado o pie de página que incluye un número de página (por ejemplo, Página 1 de?).

--Poner encabezados y pies de página en las páginas: En la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página, elija las opciones de la cabecera y pie de página listas desplegables. Usted encontrará opciones para la inclusión del nombre de archivo, los números de página, la fecha, y su nombre.

--Centrando los datos de hoja de cálculo en la página: En la ficha Márgenes, seleccione horizontal o verticalmente al centro de la hoja de cálculo en relación con la parte superior o inferior o en los lados de la página. Usted puede seleccionar las dos casillas de verificación. La pantalla de vista previa muestra cuáles son sus opciones significan en términos reales.

--Las líneas de división de impresión, letras de las columnas, y los números de fila: De forma predeterminada, las líneas divisorias, letras de las columnas, y los números de la fila que usted sabe y amor en una hoja de cálculo no se imprimen, pero usted puede imprimirlas mediante la selección de las líneas de división de filas y columnas y casillas de verificación de partidas de la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configuración de página .

Repetir las etiquetas de fila y columna de nombres en cada página

Si su hoja de cálculo es muy grande que se extiende más allá de una página, le debemos a la gente que va a ver su hoja de repetir los rótulos de nombres de fila y columna de una página a otra. Sin las etiquetas de fila y los nombres de columna, nadie puede decir lo que los datos en la hoja de medios. Siga estos pasos para repetir los rótulos de fila y encabezados de columna de la página a la página:

1. Seleccione Archivo -> Configurar página.Verá el cuadro de diálogo Configurar página.

2. Seleccione la ficha Hoja.

3. Seleccione la fila y columna casilla de verificación de rúbricas.

4. Para repetir filas, haga clic en el botón Volver a la Hoja de trabajo junto a la Repetir filas en la caja de texto superior; repetir columnas, haga clic en Regresar a la Botón al lado de la hoja de cálculo Repetir columnas a la caja de texto a la izquierda.El cuadro de diálogo se encoge de manera que usted puede obtener una mejor visión de la hoja de cálculo.

5. Seleccione la fila o columna con las etiquetas o nombres que usted necesita.Usted puede seleccionar más de una fila o columna, siempre y cuando están uno al lado del otro.

6. Haga clic en el botón Volver al cuadro de diálogo para agrandar el cuadro de diálogo y de ver de nuevo.El cuadro de texto ahora las listas de una dirección de rango de celdas.

7. Repita los pasos 4 a 6 para seleccionar los nombres de columna o fila de etiquetas.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configurar página.Haga clic en el botón Vista preliminar para asegurarse de que las etiquetas de fila y columna de nombres son de hecho la repetición de una página a otra. Para quitar etiquetas de las filas y los nombres de columna, regresar a la pestaña Hoja del cuadro de diálogo Configurar página y elimine las referencias de celdas en las filas de Repetir en el cuadro de texto superior y las columnas para que se repita en el cuadro de texto a la izquierda. También puede pulsar Ctrl + F3 y eliminar Print_Titles en el cuadro de diálogo Definir nombre.

un artículo presentado por Justine Mccain

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