Fazer uma planilha mais fácil de ler e compreender

Este artigo curto mas incisivo, explica como se vestir uma planilha no seu melhor domingo no caso de você querer imprimi-lo e apresentá-lo aos outros. Ele explica como alinhar os números e textos, bem como inserir linhas e colunas e alterar o tamanho de linhas e colunas. Você descobre como decorar uma planilha com as cores e as fronteiras. Finalmente, este artigo descreve tudo o que você precisa saber para imprimir uma planilha, inclusive como fazê-lo caber em uma página e repetir rótulos de linha e os nomes de coluna.

Esquematizar uma planilha

Especialmente se você pretende imprimir sua planilha, assim como você pode vesti-la no seu melhor domingo. E você pode fazer uma série de coisas para fazer planilhas mais fácil de ler e entender. Você pode alterar as fontes de caracteres. Você pode desenhar bordas em torno de sombra ou células importantes. Você também pode formatar os números para que os leitores sabem, por exemplo, se eles estão olhando para valores em dólares ou em percentagens. Esta parte do artigo é dedicado à proposição de que uma planilha não tem de olhar triste e solene.

Alinhando números e texto em colunas e linhas

Para começar, os números em planilhas são alinhados à direita nas células, eo texto é alinhado à esquerda. Números e texto sentar-se diretamente no fundo das células. Você pode, entretanto, mudar a maneira que os dados estão alinhados. Por exemplo, você pode tornar os dados flutuam no topo das células, em vez de descansar no fundo, e você pode centralizar ou justificar os dados nas células. Selecione as células cujo alinhamento necessidades de mudança e siga estas instruções para realinhar os dados nas células:

--Alterando a lado (horizontal-a-lado) alinhamento: Clique em Alinhar ou um botão central na barra de ferramentas Formatação. Você também pode escolher Formatar -> Células e, na aba Alinhamento da caixa de diálogo Formatar células, escolha uma opção na horizontal drop-down list.

--Alterando a vertical (de cima para baixo) alinhamento: Escolha Formatar -> Células e, na aba Alinhamento da caixa de diálogo Formatar células, escolha uma opção na vertical drop-down list. A opção de distribuição faz com todas as letras ou números de caber em um celular, mesmo que isso signifique quebra automática de texto de duas ou mais linhas.

--Reorientar as células: Escolha Formatar -> Células e, na aba Alinhamento da caixa de diálogo Formatar células, arraste o diamante na caixa de Orientação ou digite um número na caixa de texto Degrees. Alterar a orientação do texto nas células é uma solução elegante para o problema da manter uma planilha de ficar muito grande. Os números são geralmente alguns caracteres de largura, mas rótulos posição pode ser muito mais amplo do que isso. Ao alterar a orientação de um rótulo de posição, você faz colunas mais estreitas e manter planilhas de crescer demasiado gordo para caber na página.

Inserir e excluir linhas e colunas

Em algum momento, todo mundo tem que inserir novas colunas e linhas e excluir os que não são mais necessários. Certifique-se antes de excluir uma linha ou coluna que você não excluir os dados que você realmente precisa. Faça o seguinte para inserir e excluir linhas e colunas:

--Apagando linhas ou colunas: Arraste através dos números de linha ou coluna de letras das linhas ou colunas que pretende eliminar, excluir com o botão direito do mouse e escolha ou pressione a tecla Delete.

--Inserindo linhas: Direito do mouse no número da linha abaixo de onde você deseja que a nova linha de ser e escolher Inserir. Por exemplo, para inserir uma nova linha acima da linha 11, o direito-clique na linha de número 11 e escolha Inserir. Você também pode clicar na linha abaixo onde você quer a nova linha apareça e escolha Inserir -> Linhas.

--Inserindo colunas: Direito do mouse na letra da coluna à direita de onde deseja que a nova coluna a ser e escolha Inserir. Você também pode clicar na planilha e escolha Inserir -> Colunas. Uma maneira fácil de inserir várias colunas a inserir e manter um pressionando F4 (o comando) Repita até que você tenha inserido todos eles. Depois de inserir linhas ou colunas, o botão Opções de colagem aparece. Clique nele e escolher uma opção na lista suspensa se você quer que sua nova linha ou coluna a ter o mesmo ou de diferentes formatos como a linha ou coluna que você selecionou para iniciar a operação de Inserção. Para inserir mais de uma linha ou coluna em uma tempo, selecionar mais de um número de linha ou letra da coluna antes de dar o comando Inserir.

Alterando a largura das colunas ea altura das linhas

Por padrão, as colunas são 8,43 caracteres de largura. Para tornar mais colunas, você tem que amplia-los sozinho. As linhas são 12,75 pontos altos, mas o Excel torna maior quando você inserir letras ou números que são maiores do que 12,75 pontos (72 pontos é igual a uma polegada). Aqui estão as formas para mudar a altura das linhas:

--Um de cada vez: Mova o ponteiro do mouse sobre a fronteira entre os números de linha e, quando o ponteiro muda para uma cruz, arraste o limite entre as linhas para cima ou para baixo. Uma caixa pop-up diz que a altura da linha vai ser quando você soltar o botão do mouse. Você pode também fazer duplo clique no fundo de uma borda de célula para fazer a linha tão alto quanto mais alta a sua entrada.

--Várias ao mesmo tempo: Selecione as linhas e escolha Formatar -> Linha -> Altura. Na caixa de diálogo Altura da Linha, entre uma medição e clique em OK. Aqui estão as formas para fazer colunas mais largas ou mais estreitas:

--Um de cada vez: Mova o ponteiro do mouse sobre a fronteira entre as letras da coluna e, quando o ponteiro muda para uma cruz, arraste a borda entre as colunas. Uma caixa pop-up informa qual é o tamanho da coluna.

--Várias ao mesmo tempo: Selecione as colunas, escolha Formatar -> Colunas -> largura e, na caixa de diálogo Largura da Coluna, introduza o número de caracteres que você deseja para caber na coluna. Você também pode selecionar as colunas e arraste uma borda da coluna. Fazer isso altera o tamanho de todas as colunas que você selecionou. Invés de regatear com a largura das colunas, você pode dizer o Excel para fazer colunas tão amplo quanto o seu maior entradas. Dessa forma, você pode estar certo que os dados em cada célula aparece na tela. Para tornar as colunas tão amplo quanto o seu maior entradas, selecione as colunas e escolha Formatar -> Colunas -> Ajuste automático de selecção. Você pode também fazer duplo clique na borda direita das colunas depois de selecioná-los.

Decorar uma planilha com bordas e cores

O trabalho das linhas de grade é simplesmente para ajudá-lo a alinhar números e letras nas células. Linhas de grade não são impressas quando você imprime uma planilha, e porque as linhas de grade não são impressas, as fronteiras de desenho em planilhas é absolutamente necessário se você pretende imprimir sua planilha. Use as fronteiras para orientar os olhos do leitor para as partes mais importantes de uma planilha os totais, rótulos de coluna e, em posição rótulos. Você também pode decorar com folhas de cores. Esta parte do artigo explica como colocar bordas e cores em planilhas. Decoração exige uma planilha clicando nos botões da barra de ferramentas Desenho. Clique no botão Desenho na barra de ferramentas para exibir a barra de ferramentas Desenho.

Escolhendo uma AutoFormatação

Ao invés de ir ao trabalho de decorar uma planilha com as fronteiras e as cores, começar por ver se um dos autoformatações Excel faz o truque. An AutoFormatação (de onde eles tiram esses nomes ridículos?) é um projeto de planilhas pré-fabricados. Excel oferece nada menos que 19 autoformatações diferentes. Tentando-los sobre para o tamanho leva cerca de um segundo. Tentar sobre uma AutoFormatação, selecione os dados na planilha e escolha Formatar -> AutoFormatação. Percorra a autoformatações e encontrar um que agrada sua fantasia. Clicando no botão Opções na caixa de diálogo lhe fornece algumas opções extra para mexer com o modelo de planilha.

Decorar com folhas de cores

Selecione as células que precisam de cores e tente uma destas técnicas para splash de cores em sua planilha:

- Clique na seta para baixo ao lado do botão Cor de Preenchimento e escolha uma cor na lista suspensa. Escolha Não para remover um preenchimento de cor.

- Escolha Formatar -> Células e, na guia Padrões da caixa de diálogo Formatar células, selecione uma cor.

Tapa na fronteira com células da planilha

Para desenhar bordas em uma planilha, comece por seleccionar as células em torno do qual pretende colocar fronteiras. Em seguida, clique na seta ao lado do botão Fronteiras (você vai encontrá-lo na barra de ferramentas) e escolha uma fronteira. Normalmente, você tem que lutar com os botões de Fronteiras até que você venha com as fronteiras que você gosta. By the way, não tenha medo de clicar no botão Desfazer e começar tudo de novo, ou selecionar um novo conjunto de células e pressione F4 para aplicar o mesmo tipo de fronteira pela segunda vez.

um artigo submetido por Justine Mccain

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