Faire une feuille de calcul plus facile à lire et comprendre

Cet article court mais concis explique comment habiller une feuille de calcul dans ses habits du dimanche au cas où vous souhaitez l'imprimer et le présenter aux autres. Il explique comment aligner des chiffres et de texte, ainsi que insérez des lignes et des colonnes et changer la taille des lignes et des colonnes. Vous trouvez comment décorer une feuille de calcul avec des couleurs et des frontières. Enfin, cet article décrit tout ce que vous devez savoir pour imprimer une feuille de calcul, y compris comment le faire tenir sur une seule page et de répéter les étiquettes de ligne et de noms de colonnes.

Couché Sur une feuille de calcul

Surtout si vous avez l'intention d'imprimer votre feuille de calcul, vous mai ainsi que les codes vestimentaires dans ses habits du dimanche. Et vous pouvez faire un certain nombre de choses pour rendre les feuilles de calcul faciles à lire et à comprendre. Vous pouvez modifier les polices de caractères. Vous pouvez tracer des frontières autour de cellules ou d'ombre importantes. Vous pouvez également mettre en forme des nombres ainsi que les lecteurs savent, par exemple, qu'ils soient à regarder les chiffres en dollars ou en pourcentages. Cette partie de l'article est consacrée à la proposition selon laquelle une feuille de calcul ne doit pas regarder terne et solennel.

Aligner les nombres et du texte en colonnes et rangées

Pour commencer, les nombres dans des feuilles de travail sont alignés à droite dans les cellules, et le texte est aligné à gauche. Nombres et du texte s'asseoir carrément sur le fond des cellules. Vous pouvez, toutefois, changer la façon dont les données sont alignées. Par exemple, vous pouvez rendre les données flottant au sommet de cellules plutôt que posé au fond, et vous pouvez centrer ou justifier des données dans les cellules. Sélectionnez les cellules dont l'alignement sur l'évolution des besoins et de suivre ces instructions afin de réaligner les données dans les cellules:

--Changement du côté horizontal (à côté) d'alignement: Cliquez sur un bouton central Aligner ou sur la barre d'outils Mise en forme. Vous pouvez également choisir Format -> Cellules et, dans l'onglet Alignement de la boîte de dialogue Format de cellules, choisissez une option sur la baisse horizontal déroulant.

--Modification de la verticale (de haut en bas) Alignement: Menu Format -> Cellules et, dans l'onglet Alignement de la boîte de dialogue Format de cellules, choisissez une option sur la chute verticale déroulant. L'option de distribution permet toutes les lettres ou des numéros de tenir dans une cellule, même si cela signifie que l'habillage du texte à deux ou plusieurs lignes.

--Réorienter les cellules: Menu Format -> Cellules et, dans l'onglet Alignement de la boîte de dialogue Format de cellules, faites glisser le diamant dans la zone Orientation ou entrez un nombre dans la zone de texte Degrees. Modification de l'orientation du texte dans les cellules est une solution élégante au problème de la maintien d'une feuille de devenir trop large. Les chiffres sont généralement un peu de caractères larges, mais les labels en-tête peut être beaucoup plus large que cela. En changeant l'orientation d'un label de rubrique, vous faire des colonnes étroites feuilles de calcul et de garder de prendre trop de graisse pour tenir sur la page.

Insertion et suppression de lignes et colonnes

À un certain point, tout le monde doit insérer de nouvelles colonnes et de rangées et de supprimer celles qui ne sont plus nécessaires. Assurez-vous avant de supprimer une ligne ou une colonne que vous ne supprimez pas les données que vous avez réellement besoin. Suivez la procédure suivante pour insérer et supprimer des lignes et colonnes:

--Suppression de lignes ou les colonnes: Faites glisser à travers les numéros de ligne ou la colonne des lettres des lignes ou colonnes que vous souhaitez supprimer, puis supprimez le clic droit et sélectionnez ou appuyez sur la touche Suppr.

--Insertion de lignes: Cliquez-droit sur le numéro de ligne ci-dessous où vous voulez que la nouvelle ligne d'être et de choisir Insérer. Par exemple, pour insérer une nouvelle ligne dessus de la ligne 11, à droite, cliquez sur la ligne 11 le numéro et choisissez Insérer. Vous pouvez également cliquer dans la ligne ci-dessous où vous voulez que la nouvelle ligne à comparaître et choisissez Insertion -> Rows.

--L'insertion de colonnes: Cliquez-droit sur la lettre de colonne à la droite de l'emplacement où vous souhaitez que la nouvelle colonne à être et choisissez Insérer. Vous pouvez également cliquer dans la feuille de calcul et sélectionnez Insérer -> Colonnes. Un moyen rapide d'insérer plusieurs colonnes à insérer un seul et continuez à appuyer sur F4 (la commande Répéter) jusqu'à ce que vous avez inséré l'ensemble d'entre eux. Une fois que vous insérez des lignes ou des colonnes, le bouton Options de collage apparaît. Cliquez dessus et choisissez une option dans la liste déroulante si vous voulez que votre nouvelle ligne ou une colonne d'avoir le même ou différents formats comme la ligne ou la colonne que vous avez sélectionnés pour commencer l'opération d'insertion. Pour insérer plus d'une ligne ou une colonne à une du temps, sélectionnez plus d'un numéro de ligne ou de lettre de la colonne avant de donner la commande Insertion.

Modification de la largeur des colonnes et la hauteur des lignes

Par défaut, les colonnes sont 8,43 caractères larges. Pour faire des colonnes plus large, vous avez vous-même de se creuser. Les lignes sont 12,75 points élevés, mais Excel rend plus fort lorsque vous entrez les lettres ou de chiffres qui sont plus haut que 12,75 points (72 points équivaut à un pouce). Voici des façons de changer la hauteur des lignes:

--Un à la fois: Déplacez le pointeur de la souris sur la frontière entre les numéros de ligne et, lorsque le pointeur se transforme en une croix, faites glisser la frontière entre les rangées vers le haut ou vers le bas. Une fenêtre pop-up vous indique la hauteur des lignes sera lorsque vous relâchez le bouton de la souris. Vous pouvez aussi double-cliquez sur le bas d'une bordure de cellule pour rendre la ligne aussi grande que sa plus grande entrée.

--Plusieurs à la fois: Sélectionnez les lignes et choisissez Format -> Ligne -> Hauteur. Dans la boîte de dialogue Hauteur Row, entrez une mesure et cliquez sur OK. Voici quelques façons de faire des colonnes plus ou moins large:

--Un à la fois: Déplacez le pointeur de la souris sur la frontière entre les lettres de colonne et, lorsque le pointeur se transforme en une croix, faites glisser la bordure entre les colonnes. Une fenêtre pop-up vous indique ce que la taille de la colonne est.

--Plusieurs à la fois: Sélectionnez les colonnes, sélectionnez Format -> Colonne -> Largeur et, dans la boîte de dialogue Largeur de colonne, saisissez le nombre de caractères que vous voulez tenir dans la colonne. Vous pouvez également sélectionner les colonnes et faites glisser une bordure de colonne. Faire des changements pour la taille de toutes les colonnes que vous avez sélectionné. Plutôt que de marchander avec la largeur des colonnes, vous pouvez indiquer à Excel pour faire des colonnes aussi large que leur plus large entrées. De cette façon, vous pouvez être certain que les données dans chaque cellule apparaît sur l'écran. Pour faire des colonnes aussi large que leur plus large entrées, sélectionnez les colonnes et choisissez Format -> Colonne -> sélection Ajustement automatique. Vous pouvez aussi double-cliquez sur la bordure droite des colonnes une fois que vous les sélectionner.

Décorer une feuille de calcul avec bordures et des couleurs

Le travail de quadrillage est simplement de vous aider à aligner des chiffres et des lettres dans les cellules. Quadrillage ne sont pas imprimées lorsque vous imprimez une feuille de calcul, et parce que le quadrillage ne sont pas imprimés, les frontières en s'appuyant sur des feuilles de travail est absolument nécessaire si vous avez l'intention d'imprimer votre feuille de calcul. Frontières utiliser pour diriger le regard du lecteur sur les parties les plus importantes d'une feuille de calcul des totaux, des étiquettes de colonne, et la position des étiquettes. Vous pouvez également décorer des feuilles de calcul avec les couleurs. Cette partie de l'article explique comment placer des bordures et des couleurs sur les feuilles de calcul. Décorer une feuille de calcul nécessite cliquant sur les boutons sur la barre d'outils Dessin. Cliquez sur le bouton Dessin dans la barre d'outils Standard d'afficher la barre d'outils Dessin.

Choisir une mise en forme automatique

Plutôt que de se donner la peine de décorer une feuille de calcul avec des bordures et des couleurs, commencer par voir si l'un des formats automatiques Excel ne l'affaire. Une Mise en forme automatique (où vont-ils obtenir ces noms ridicules?) est un dessin préfabriqués tableur. Excel propose pas moins de 19 AutoFormats différentes. Trying eux sur la taille prend environ une seconde. A essayer sur un format automatique, sélectionnez les données dans votre feuille de calcul et choisissez Format -> Mise en forme automatique. Faites défiler la forme automatiques et de trouver celle qui chatouille votre fantaisie. En cliquant sur le bouton Options dans la boîte de dialogue vous offre quelques options supplémentaires pour le bricolage à la conception de feuille de calcul.

Décorer avec des feuilles de couleurs

Sélectionnez les cellules qui ont besoin de couleurs et d'essayer une de ces techniques pour éclabousser la couleur sur votre feuille de calcul:

- Cliquez sur la flèche à côté du bouton Couleur de remplissage et choisissez une couleur dans la liste déroulante. Choisissez Aucun remplissage pour supprimer une couleur.

- Choisir un format -> Cellules et, sous l'onglet Motifs de la boîte de dialogue Format de cellules, sélectionnez une couleur.

Botter les frontières sur des cellules de feuille de calcul

Pour dessiner les frontières sur une feuille de calcul, commencez par sélectionner les cellules autour de laquelle vous voulez placer les frontières. Puis cliquez sur la flèche à côté du bouton Bordures (vous le trouverez sur la barre d'outils Mise en forme) et choisissez une frontière. Habituellement, vous devez vous battre avec les boutons Bordures jusqu'à ce que vous trouver avec des frontières que vous aimez. En passant, n'ayez pas peur de cliquer sur le bouton Annuler et recommencer, ou sélectionnez un nouvel ensemble de cellules et appuyez sur F4 pour appliquer le même type de frontière une seconde fois.

un article présenté par Justine Mccain

Disclaimer:Notre site n'est pas responsable du contenu de cet article. Webarticles est une ressource d'information gratuite.
Important: Cet article «Faire une feuille de calcul plus facile à lire et comprendre» a été traduit par un logiciel automatique. Nous nous sentons désolés pour les fautes d'orthographe que mai ont eu lieu. Nous vous remercions de votre compréhension.