Realización de una hoja de cálculo fácil de leer y entender

Este artículo corto pero conciso explica cómo el vestido de una hoja de cálculo en sus mejores galas en el caso de que desee imprimir y presentarlo a los demás. En él se explica cómo alinear números y texto, así como insertar filas y columnas y cambiar el tamaño de filas y columnas. Averiguar cómo decorar una hoja de cálculo con los colores y las fronteras. Por último, este artículo se describe todo lo que necesita saber para imprimir una hoja de cálculo, incluyendo la manera de hacer que encaje en una página y repetir los rótulos de nombres de fila y columna.

Trazar una hoja de cálculo

Sobre todo si tiene la intención de imprimir su hoja de cálculo, bien podría vestir en sus mejores galas. Y usted puede hacer varias cosas para hacer hojas de cálculo fáciles de leer y entender. Usted puede cambiar las fuentes de caracteres. Usted puede dibujar bordes alrededor de las células o de sombra importante. También puede dar formato a los números de modo que los lectores saben, por ejemplo, si estás mirando a las cifras en dólares o en porcentajes. Esta parte del artículo está dedicado a la proposición de que una hoja de cálculo no tiene que parecer monótono y solemne.

Alineación de los números y el texto en columnas y filas

Para empezar, los números en las hojas de cálculo son alineado a la derecha en las células, y el texto está alineado a la izquierda. Los números y texto sentarse firmemente en la parte inferior de las células. Puede, sin embargo, cambiar la forma en que se ajusta a los datos. Por ejemplo, puede hacer que los datos flotan en la parte superior de las células en lugar de descansar en el fondo, y puede centrar o justificar datos en las celdas. Seleccione las celdas cuya alineación necesidades cambiantes y seguir estas instrucciones para realinear los datos en las celdas:

--Cambio de la horizontal (de lado a lado) la alineación: Haga clic en un botón central Alinear o en la barra de herramientas Formato. También puede seleccionar Formato -> Celdas y, en la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione una opción en la caída horizontal desplegable.

--Cambio de la vertical (de arriba a abajo) la alineación: Menú Formato -> Celdas y, en la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione una opción en la caída vertical de lista. La opción de distribución hace que todas las letras o números cabe en una celda, incluso si esto significa que el ajuste de texto a dos o más líneas.

--Reorientación de las células: Menú Formato -> Celdas y, en la ficha Alineación del cuadro de diálogo Formato de celdas, arrastre el diamante en el cuadro de Orientación o introducir un número en el cuadro de texto Títulos. Cambiar la orientación del texto en las células es una solución elegante al problema de la mantenimiento de una hoja de cálculo de conseguir demasiado amplia. Los números son por lo general unos pocos caracteres de ancho, pero las etiquetas de partida puede ser mucho más amplia que eso. Al cambiar la orientación de una etiqueta de partida, a hacer las columnas más estrechas y mantener el crecimiento de las hojas de cálculo demasiado gordo para caber en la página.

Insertar y eliminar filas y columnas

En algún momento, todo el mundo tiene que insertar las nuevas columnas y filas y borrar las que ya no son necesarios. Asegúrese de que antes de eliminar una fila o columna que no borra los datos que usted realmente necesita. Haga lo siguiente para insertar y eliminar filas y columnas:

--Eliminar filas o columnas: Arrastre a través de los números de fila o columna de cartas de las filas o columnas que desea borrar, Eliminar a continuación, pulse el botón derecho y seleccione o pulse la tecla Suprimir.

--Insertar filas: Haga clic en el número de fila a continuación si desea que la nueva fila a ser y elija Insertar. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 11, haga clic en la fila 11 el número y seleccione Insertar. También puede hacer clic en la fila de abajo, donde desea que la nueva fila a aparecer y seleccione Insertar -> Filas.

--Inserción de columnas: Haga clic en la letra de la columna a la derecha de donde desea que la nueva columna a ser y elija Insertar. También puede hacer clic en la hoja de cálculo y seleccione Insertar -> Columnas. Una manera rápida de insertar varias columnas es insertar uno y seguir presionando F4 (el comando Repetir) hasta que haya insertado todos ellos. Después de insertar filas o columnas, el botón Opciones de pegado. Haga clic en él y elija una opción de la lista desplegable si desea que su nueva fila o columna para tener el mismo o diferentes formatos como la fila o columna seleccionada para iniciar la operación de inserción. Para insertar más de una fila o columna en un el tiempo, seleccionar más de un número de la fila o letra de la columna antes de dar el comando Insertar.

Cambiar el ancho de las columnas y la altura de filas

De forma predeterminada, las columnas son 8,43 caracteres de ancho. Para hacer las columnas más amplio, tiene que ampliar usted mismo. Las filas son 12,75 puntos más altos, pero Excel hace mayor cuando se introduce las letras o números que miden más de 12,75 puntos (72 puntos equivale a una pulgada). Éstas son las maneras para cambiar la altura de las filas:

--Uno a la vez: Mueva el puntero del ratón sobre la frontera entre el número de fila y, cuando el puntero cambia a una cruz, arrastre el límite entre las filas de arriba o abajo. Aparecerá un cuadro te dice la altura de la fila será cuando usted suelte el botón del ratón. También puede hacer doble clic en el fondo de un borde de celda para hacer la fila tan alto como su más alto de entrada.

--Varias a la vez: Seleccione las filas y seleccione Formato -> Fila -> Altura. En el cuadro Alto de fila de diálogo, introduzca una medición y haga clic en Aceptar. Éstos son formas de hacer las columnas más anchas o estrechas:

--Uno a la vez: Mueva el puntero del ratón sobre el límite entre las letras de columna y, cuando el puntero cambia a una cruz, arrastre el borde entre las columnas. Aparecerá un cuadro de lo que dice el tamaño de la columna.

--Varias a la vez: Seleccione las columnas, seleccione Formato -> Columna -> Ancho y, en el cuadro de diálogo Ancho de columna, escriba el número de caracteres que desea para encajar en la columna. También puede seleccionar las columnas y arrastra un borde de la columna. Si lo hace, cambia el tamaño de todas las columnas seleccionadas. En vez de regatear con el ancho de las columnas, puede decirle a Excel de hacer columnas tan amplio como su más amplia entradas. De esta manera, usted puede estar seguro de que los datos en cada celda aparece en la pantalla. Para hacer las columnas tan amplio como su más amplia entradas, seleccionar las columnas y seleccione Formato -> Columna -> Autoajustar a la selección. También puede hacer doble clic en el borde derecho de las columnas después de seleccionarlos.

Decoración de una hoja de cálculo con bordes y colores de

El trabajo de las líneas de división es simplemente para ayudar a alinear los números y letras en las células. Las líneas de división no se imprimen al imprimir una hoja de cálculo, y porque las líneas de división no se imprimen, las fronteras sobre la base de las hojas de trabajo es absolutamente necesario si la intención de imprimir su hoja de cálculo. Uso de las fronteras para dirigir la atención del lector a las partes más importantes de una hoja de cálculo de los totales, las etiquetas de la columna, y las etiquetas de la partida. También se puede decorar con hojas de colores. Esta parte del artículo se explica cómo poner las fronteras y los colores de las hojas de cálculo. Decoración de una hoja de cálculo requiere hacer clic en los botones de la barra de herramientas Dibujo. Haga clic en el botón Dibujo en la barra de herramientas para mostrar la barra de herramientas Dibujo.

Elegir un autoformato

En lugar de ir a la molestia de decorar una hoja de cálculo con bordes y colores, empezar por ver si una de autoformatos Excel hace el truco. Un autoformato (¿de dónde sacan esos nombres ridículos?) es un diseño de hoja de cálculo prefabricados. Excel ofrece no menos de 19 autoformatos diferentes. Tratar de ellos en el tamaño de toma aproximadamente un segundo. Para tratar sobre un Autoformato, seleccione los datos en su hoja de cálculo y seleccione Formato -> Autoformato. Desplácese por la autoformatos y encontrar uno que le hace cosquillas a su fantasía. Al hacer clic en el botón Opciones en el cuadro de diálogo le ofrece algunas opciones extra para juguetear con el diseño de hoja de cálculo.

Adornar con hojas de colores de

Seleccione las celdas que el color y la necesidad de probar una de estas técnicas a salpicaduras de color en su hoja de cálculo:

- Haga clic en la flecha hacia abajo junto al botón Color de relleno y elija un color en la lista desplegable. Seleccione Sin relleno para eliminar un color.

- Menú Formato -> Celdas y, en la ficha Tramas del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione un color.

Golpeados fronteras en celdas de la hoja

Para trazar las fronteras en una hoja de cálculo, empiece por seleccionar las células alrededor de la cual desea colocar las fronteras. Luego haga clic en la flecha al lado del botón de Fronteras (lo encontrarás en la barra de herramientas) y seleccione una frontera. Por lo general, usted tiene que luchar con los botones de Fronteras hasta llegar a las fronteras que te gusta. Por cierto, no tenga miedo de hacer clic en el botón Deshacer y vuelta a empezar, o seleccione un nuevo conjunto de células y pulse F4 para aplicar el mismo tipo de frontera por segunda vez.

un artículo presentado por Justine Mccain

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