Excel 2003: les lignes, les colonnes et les adresses de cellule

Cet article introduit Excel, le Cruncher nombre officiel d'Office. Le but d'Excel est de suivre, analyser et compiler les chiffres. Utilisez le programme de profits et pertes du projet, élaborer un budget, ou d'analyser les observations Elvis en Amérique du Nord. Faire le travail d'installation prend du temps, mais une fois que vous entrez les numéros et indiquer à Excel comment les compiler, vous êtes sur Easy Street. Excel ne les calculs pour vous. Tout ce que vous avez à faire est enlevez vos chaussures, asseyez-vous, et voyez comment les numéros de s'empiler. Cet article explique ce qu'est un classeur et une feuille de calcul sont, et combien de lignes et de colonnes sur une feuille de déterminer où les adresses de cellules sont. Vous découvrirez également des conseils et astuces pour saisir des données rapidement dans une feuille de calcul, la façon de format des données, et comment construire des règles de validation des données pour s'assurer que les données sont saisies avec précision.

Prise de contact avec Excel

Si vous avez passé du temps dans un programme Office, une grande partie de l'écran Excel vous semblera familier pour vous. Les boutons de la barre d'outils Mise en forme en gras, le bouton Aligner, et les boutons de Retrait, par exemple les travaux de même dans Excel comme ils le font dans Word. La police et la baisse Taille du texte déroulant listes fonctionnent de la même aussi bien. Toute commande dans Excel qui a à voir avec le formatage du texte et des numéros de fonctionnement est le même dans Excel et Word. Les commandes pour l'ouverture de nouveaux fichiers, de fermer les dossiers et les fichiers de création sont également les mêmes. Un fichier Excel est appelé un classeur. Chaque classeur contient une ou plusieurs feuilles de calcul. Un feuille de calcul, aussi connu comme un tableur, est une table où vous entrez des données et des étiquettes de données. Au bas de la feuille de calcul sont des onglets pour visiter les autres feuilles de calcul dans le classeur. La beauté d'Excel est que le programme fait tous les calculs et recalculs pour vous après que vous entrez les données. Si vous deviez changer le chiffre dans la cellule B7, Excel recalcule instantanément le montant total des précipitations dans le comté de Sonoma dans la cellule F7. Les gens qui ont lutté dans la classe de mathématiques seront heureux de savoir que vous n'avez pas à se soucier des mathématiques car Excel le fait pour vous. Tout ce que vous avez à faire est de s'assurer que les données et les formules sont entrés correctement.

Rangées, colonnes et cellules adresses

Non pas que personne, sauf un expert-comptable d'Enron a besoin de tous d'entre eux, mais une feuille de calcul Excel a 256 colonnes et 65536 lignes. Les lignes sont numérotées, et les colonnes sont notés de A à Z, puis AA à AZ, puis BA à BZ, et ainsi de suite. La chose importante à retenir est que chaque cellule a une adresse dont le nom vient d'une lettre de la colonne et un numéro de ligne. La première cellule de la ligne 1 est A1, la seconde cellule B1, et ainsi de suite. Vous devez entrer des adresses de cellules dans les formules pour dire à Excel que les chiffres pour calculer.

Classeurs et feuilles de calcul

Lorsque vous ouvrez un nouveau fichier Excel, vous ouvrez une classeur, un fichier avec trois feuilles de calcul en elle. Les feuilles de travail sont appelés Feuil1, Feuil2 et Feuil3 (vous pouvez changer leurs noms et ajouter plusieurs feuilles de calcul). Pour obtenir de feuille de calcul pour feuille de calcul, cliquez sur les onglets au bas de l'écran Excel. Pourquoi trois feuilles de travail? Parce que vous pourriez avoir besoin plus d'une feuille de calcul pour un seul projet. Pensez à un classeur comme une pile de feuilles de calcul. Outre le calcul des nombres dans les cellules à travers les lignes ou vers le bas les colonnes d'une feuille de calcul, vous pouvez effectuer des calculs dans un classeur en utilisant des numéros à partir de différentes feuilles de calcul dans un calcul.

Saisie de données dans une feuille de calcul

Saisir des données dans une feuille de calcul est une activité pénible. Heureusement, Excel propose quelques raccourcis à prendre le dard hors de lui. Ces pages expliquent comment entrer des données dans une feuille de calcul, les différents types de données, et comment entrer des étiquettes de texte, des nombres, dates et heures.

Les bases de la saisie des données

Ce que vous pouvez entrer dans une cellule de feuille tombe dans quatre catégories:

- Texte

- Date de A (valeur numérique, ou le temps)

- Une valeur logique (Vrai ou Faux)

- Une formule qui retourne une valeur, la valeur logique ou un texte encore, n'importe quel type de données que vous entrez, les étapes de base sont les mêmes:

1. Cliquez sur la cellule où vous souhaitez entrer les données ou l'étiquette de texte.Un carré apparaît autour de la cellule pour vous dire que la cellule que vous avez cliqué est maintenant la cellule active. Regards sur le côté gauche de la barre de formule si vous ne savez pas quelle case vous vous apprêtez à entrer des données in La barre de formule indique l'adresse cellule.

2. Tapez les données dans la cellule.Si vous trouvez à taper dans la barre de formule plus simple, cliquez dessus et commencez à taper là-bas. Dès que vous tapez le premier caractère, vous voyez le bouton Cancel (un X), le bouton de validation (une coche), et le bouton Modifier la formule ( un signe égal) dans la barre de formule.

3. Appuyez sur la touche Entrée pour entrer le numéro ou l'étiquette.D'ailleurs en appuyant sur la touche Entrée, vous pouvez aussi appuyer sur une touche ou cliquez sur le bouton de validation (la case à cocher) dans la barre de formule. Si vous changez d'avis sur la saisie de données, cliquez sur le bouton Annuler ou appuyez sur Echap pour effacer ce que vous avez entré et recommencer.

Saisie de texte des étiquettes

Parfois, une entrée de texte est trop long pour tenir dans une cellule. Comment Excel accueille les entrées de texte qui sont trop larges dépend si il ya des données dans la cellule à la droite de celui que vous avez entré le texte en:

- Si la cellule à droite est vide, Excel permet le déversement de texte dans la cellule suivante.

- Si la cellule contient des données, l'entrée serait coupé. Néanmoins, le texte que vous avez entré est dans la cellule. Rien ne se perd quand elle ne peut être affiché à l'écran. Vous ne pouvez pas voir le texte ou les nombres, sauf coup d'œil à la barre de formule, lorsque le contenu de la cellule peuvent être vues dans leur intégralité. Pour résoudre le problème de texte qui ne tient pas dans une cellule, d'élargir la colonne, raccourcir la saisie de texte, de réorienter le texte, ou enveloppez-le contenu de la cellule. Wrapping moyens d'exécuter le texte vers le bas à la ligne suivante, beaucoup la façon dont le texte de ce paragraphe va à la ligne suivante lorsqu'il atteint la marge droite. Excel permet rangées plus grand pour accueillir texte enveloppé dans une cellule. Pour placer du texte dans les cellules, sélectionnez les cellules, sélectionnez Format -> Cellules, sélectionnez l'onglet Alignement dans la boîte de dialogue Format de cellules, et sélectionnez l'habillage de texte case à cocher.

Saisie de valeurs numériques

Lorsqu'un nombre est trop grand pour tenir dans une cellule, Excel affiche le signe dièse (###) lieu d'un numéro ou affiche le nombre en notation scientifique. Vous pouvez toujours coup d'œil sur la barre de formule, cependant, de voir le nombre complet. Et vous pouvez toujours élargir la colonne pour faire l'affichage du numéro dans son intégralité. Pour saisir une fraction dans une cellule, laissant un espace vide entre le nombre entier et la fraction. Par exemple, pour entrer 53 / 8, tapez la 5, Appuyez sur la barre d'espace, et le type 3 / 8. Voici un petit truc pour entrer des numéros avec des décimales rapidement. Pour vous épargner la peine d'appuyer sur la touche point (.), Vous pouvez indiquer à Excel pour entrer dans la période automatiquement. Au lieu d'entrer 12,45, Par exemple, vous pouvez simplement entrer 1245. Excel entre la période pour vous: 12.45. Pour effectuer ce tour, choisissez Outils -> Options, sélectionnez l'onglet Modifier dans la boîte de dialogue Options, choisissez Fixed Décimale et, dans la case place le texte, entrez le nombre de décimales que vous voulez pour les nombres. Désactivez cette option lorsque vous souhaitez revenir à la saisie des numéros de façon normale.

Saisie de la date et l'heure des valeurs

Dates et horaires peuvent être utilisés dans les calculs, mais entrant une date ou la juste valeur dans une cellule peut être problématique parce que ces valeurs doivent être inscrites dans une telle façon que Excel ne peut les reconnaître comme des dates ou des heures, pas de texte. Saisie des valeurs de date Entrez un date de valeur dans l'une des manières suivantes: m/d/aa 7/31/04 m--d--aa 7-31-04 d--mmm--aa 31-Jul-04 Une fois que vous entrez une date de cette façon, Excel il convertit le format qu'il préfère pour les dates: 7/31/2004. Si vous ne saisissez pas l'année, Excel considère que la date de votre entrée est dans l'année en cours. (Vous pouvez entrer des fractions ainsi que les dates dans des cellules avec la barre oblique. Cependant, pour faire en sorte que Excel reconnaît l'entrée comme une fraction, placez un 0 devant de la fraction, si nécessaire. Excel interprète 3 / 8 comme 8 Mars , mais si vous entrez 0 3 / 8, Excel comprend que vous vous lancez dans une fraction.) Quand il s'agit d'entrer dans les années à deux chiffres dans les dates, les chiffres de 30 à 99 appartiennent au 20e siècle (1930-1999), mais les chiffres 00 à 29 appartiennent au 21e siècle (2000-2029). Par exemple, 7/31/04 se réfère au 31 Juillet 2004, pas Juillet 31, 1904. Pour entrer une date en 1929 ou plus tôt, saisie sur quatre chiffres au lieu de deux pour décrire l'année: 7-31-1929. Pour entrer une date en 2030 ou plus tard, saisie sur quatre chiffres au lieu de deux: 7-31-2030. Dates inscrites dans ces formats sont traités comme des entrées de texte, pas les valeurs de date, et ne peuvent pas être utilisées dans les calculs:

- Juillet 31, 2004

- 31 Juillet 2004 Pour entrer une date directement dans une formule, mettez la date entre guillemets (et assurez-vous que la cellule où la formule est entrée a été donné le format numérique, pas le format de date). Par exemple, la formule = AUJOURDHUI () - "1/1/2003" calcule le nombre de jours qui se sont écoulées depuis Janvier 1, 2003.

Temps à entrer des valeurs

Entrez une valeur de temps dans l'une des manières suivantes: h:mm AM / PM 3:31 h:mm:SS AM / PM 3:31:45 PM Heures, minutes et secondes doivent être séparés par deux-points (:). À moins que vous entrez AM ou PM avec le temps, Excel considère que vous êtes sur le temps de fonctionnement militaire. Par exemple, 3:30 est considéré 3h30 du matin, pas 3h30 après-midi. Ne saisissez pas les périodes après les lettres am ou pm (c'est-à-dire, non am, pm).

La combinaison de valeurs date et l'heure

Vous pouvez combiner les dates et les valeurs de temps en inscrivant la date, un espace vide, et le temps:

- 7/31/04 3:31

- 7-31-04 3:31:45 PM sont ici des raccourcis pour entrer dans l'heure ou la date actuelle dans une cellule: Appuyez sur Ctrl +, (virgule) pour entrer la date actuelle; appuyez sur Ctrl + Maj +, (virgule) pour entrer dans le heure actuelle. Ce n'est pas que vous devez le savoir, notamment, mais Excel convertit les dates et heures des valeurs de série pour le but d'être en mesure d'utiliser des dates et heures de calculs. Par exemple 31 Juillet 2004 est le numéro 38199. Juillet 31 mai 2004 au midi est 38199,5. Ces valeurs de série représentent le nombre de jours entiers depuis Janvier 1, 1904. La portion de la valeur de série à la droite du point décimal est le temps, comme une partie d'une journée complète.

Saisie de la liste et des données série avec le commandement de saisie automatique

Les données qui tombe dans la série "" des noms de mois catégorie, les jours de la semaine, et les numéros consécutifs et des dates, par exemple, peuvent être inscrits rapidement avec la commande de saisie automatique. Croyez-le ou non, Excel reconnaît certains types de données en série et y entrer pour vous en tant que partie de la fonctionnalité de saisie automatique. Au lieu d'entrer laborieusement ces données d'une seule pièce à la fois, vous pouvez le saisir en une seule fois en faisant glisser la souris. Suivez ces étapes pour "Saisie automatique" cellules:

1. Cliquez dans la cellule qui doit être le premier de la série.Par exemple, si vous avez l'intention d'énumérer les jours de la semaine dans les cellules consécutives, cliquez là où le premier jour est à faire.

2. Entrez le premier numéro, date ou liste d'éléments dans la série.

3. Passer à la cellule adjacente et entrez le deuxième numéro, la date, ou la liste élément dans la série.Si vous voulez entrer le même nombre ou un morceau de texte dans les cellules adjacentes, il n'est pas nécessaire de prendre cette mesure, mais Excel doit le premier et le deuxième dans le cas de dates et les numéros de série afin qu'elle puisse dire combien de augmenter ou diminuer le montant donné ou une période dans chaque cellule. Par exemple, entrer 5 et 10 demande à Excel d'augmenter le nombre de 5 à chaque fois, de sorte que l'entrée prochaine de série est de 15.

4. Sélectionnez les cellules ou les cellules que vous venez d'entrer les données po Pour sélectionner une seule cellule, cliquez sur celle-ci; de sélectionner deux, glissez sur les cellules.

5. Cliquez sur la poignée et la saisie automatique de débuter le glisser dans la direction dans laquelle vous voulez que la série de données à faire figurer sur votre feuille de calcul.Le Saisie automatique manche est le carré noir dans le coin inférieur droit de la cellule. Voyant qu'il peut être difficile. Soigneusement déplacer le pointeur de la souris sur le coin inférieur droit de la cellule et, quand vous verrez le pointeur de la souris dans une croix noire, cliquez et commencer à glisser. Le bouton Options de saisie automatique s'affiche lorsque vous entrez les données en série. Cliquez dessus et choisissez une option si vous voulez copier des cellules ou de remplir les cellules sans emportant leurs formats. Pour entrer dans le même numéro ou le texte dans plusieurs cellules vides, glissez sur les cellules pour les sélectionner ou de sélectionner chaque cellule en maintenant enfoncée la touche Ctrl clés que vous cliquez. Ensuite, tapez un nombre ou un peu de texte et appuyez sur Ctrl + Entrée.

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