Filas de Excel 2003:, columnas, y direcciones de celdas

Este artículo introduce Excel, el devorador de números oficiales de la Oficina. El propósito de Excel es rastrear, analizar y tabular los números. Utilice el programa a los beneficios del proyecto y las pérdidas, elaborar un presupuesto, o analizar los avistamientos de Elvis en América del Norte. Haciendo el trabajo de instalación lleva tiempo, pero después de escribir los números y decirle a Excel cómo tabular ellos, estás en Easy Street. Excel realiza los cálculos por usted. Todo lo que tienes que hacer es: quítese los zapatos, sentarse y ver cómo los números apilan. Este artículo explica qué es un libro y una hoja de cálculo, y cómo las filas y columnas en una hoja de determinar dónde se dirige la célula. También descubrir trucos y consejos para introducir datos rápidamente en una hoja de cálculo, como el formato de datos, y cómo construir las reglas de validación de datos para asegurarse de que los datos que se consignan con precisión.

Conociendo con Excel

Si usted ha pasado algún tiempo en un programa de Office, gran parte de la pantalla de Excel será familiar para usted. Los botones de la barra de herramientas Formato Negrita, el botón Alinear, y los botones de sangría, por ejemplo, funcionan de la misma en Excel como lo hacen en Word. La fuente y el desplegable Tamaño de fuente por las listas de trabajo de la misma también. Cualquier comando en Excel que tiene que ver con el formato de texto y los números de las obras de la misma en Excel y Word. Los comandos para la apertura de nuevos archivos, el cierre de archivos y la creación son también los mismos. Un archivo de Excel se llama libro. Cada libro consta de una o más hojas de cálculo. Un hoja de cálculo, también conocido como hoja de cálculo, es una tabla donde se introducen los datos y etiquetas de datos. En la parte inferior de la hoja de cálculo son las pestañas para visitar las otras hojas del libro. La belleza de Excel es que el programa hace todos los cálculos y los nuevos cálculos para usted después de introducir los datos. Si tuviera que cambiar el número en la celda B7, Excel instantáneamente volver a calcular la cantidad total de precipitaciones en el Condado de Sonoma en la celda F7. Las personas que lucharon en la clase de matemáticas se alegrarán de saber que usted no tiene que preocuparse acerca de las matemáticas, ya que Excel lo hace por usted. Todo lo que tienes que hacer es asegurarse de que los datos y las fórmulas se ha escrito correctamente.

Filas, columnas, y las direcciones de la célula

No es que nadie, excepto a un contable de Enron las necesidades de todos ellos, pero una hoja de cálculo Excel tiene 256 columnas y 65.536 filas. Las filas están numeradas y las columnas están etiquetados como la A a la Z, AA a AZ, a continuación, BA a BZ, y así sucesivamente. Lo importante para recordar es que cada celda tiene una dirección cuyo nombre proviene de una letra de columna y un número de fila. La primera celda en la fila 1 es A1, es la segunda celda B1, y así sucesivamente. Es necesario introducir direcciones de celdas en las fórmulas de Excel para decir que los números para calcular.

Libros y hojas de cálculo

Al abrir un nuevo archivo de Excel, se abre un libro, un archivo con tres hojas de cálculo en el mismo. Las hojas se llaman Hoja1, Hoja2 y Hoja3 (usted puede cambiar sus nombres y agregar más hojas de cálculo). Para obtener la hoja de cálculo de hoja de cálculo, haga clic aquí en la parte inferior de la pantalla de Excel. ¿Por qué tres hojas de cálculo? Debido a que usted podría necesitar más de una hoja de cálculo para un solo proyecto. Piense en un libro como una pila de hojas de cálculo. Además de calcular los números en las celdas en las filas o las columnas de una hoja de cálculo, puede realizar cálculos en un libro utilizando los números de las hojas de trabajo diferentes en un cálculo.

Introducción de datos en una hoja de cálculo

Introducir datos en una hoja de cálculo es una actividad molesta. Afortunadamente, Excel ofrece algunos atajos a tomar la picadura de la misma. Estas páginas se explica cómo introducir datos en una hoja de cálculo, los diferentes tipos de datos, y cómo entrar en las etiquetas de texto, números, fechas y horas.

Los fundamentos de la introducción de datos

¿Qué se puede introducir en una celda de una hoja cae en cuatro categorías:

- Texto

- Fecha de un valor (numérico, o el tiempo)

- Un valor lógico (verdadero o falso)

- Una fórmula que devuelve un valor, un valor lógico, o texto todavía, no importa qué tipo de datos que introduzca, los pasos básicos son los mismos:

1. Haga clic en la celda donde desea introducir los datos o etiqueta de texto.Aparece un cuadrado alrededor de la celda para decirle que ha hecho clic en la celda es ahora la celda activa. Mirada a la izquierda de la barra de fórmulas si no estás seguro de que la célula está a punto de entrada de datos in La barra de fórmulas listas de la dirección de la celda.

2. Escriba los datos en la celda.Si usted encuentra a escribir en la barra de fórmulas fáciles, haga clic y empieza a escribir. Tan pronto como se escriba el primer carácter, que vea el botón Cancelar (una X), el botón Enter (una marca de verificación), y en el botón Modificar fórmula ( un signo igual) en la barra de Fórmula.

3. Pulse la tecla Enter para introducir el número o la etiqueta.Además de pulsar la tecla Enter, también puede pulsar una tecla de flecha o haga clic en el botón Enter (la marca) en la barra de fórmulas. Si cambia de opinión acerca de la introducción de datos, haga clic en el botón Cancelar o presione ESC para borrar sus datos e empezar de nuevo.

Ingreso de texto en las etiquetas de

A veces una entrada de texto es demasiado largo para caber en una celda. ¿Cómo Excel acomoda entradas de texto que son demasiado grandes depende de si hay datos en la celda a la derecha de la que introdujo el texto en:

- Si la celda de la derecha está vacía, Excel permite el vertido de texto en la celda de al lado.

- Si la celda contiene datos, la entrada se cortan. Sin embargo, el texto que ha ingresado en la celda. Nada se pierde cuando no se puede mostrar en la pantalla. Usted simplemente no puede ver el texto o números, salvo echando un vistazo en la barra de fórmulas, si el contenido de la celda se puede ver en su totalidad. Para solucionar el problema de texto que no encaja en una celda, ampliar la columna, reducir la entrada de texto, de reorientar el texto, o envolver el contenido de la celda. Embalaje medios para ejecutar el texto a la línea siguiente, tanto la forma en que el texto de este párrafo se ejecuta a la línea siguiente cuando alcanza el margen derecho. Excel hace filas más alto para acomodar el texto envuelto en una celda. Para ajustar el texto en las celdas, seleccione las celdas, seleccione Formato -> Celdas, seleccione la ficha Alineación en el cuadro de diálogo Formato de celdas, y seleccione la casilla de verificación Ajustar texto.

Introducción de valores numéricos

Cuando un número es demasiado grande para caber en una celda, Excel muestra signos de libra (###) en lugar de un número o mostrar el número en notación científica. Siempre se puede mirar a la barra de fórmulas, sin embargo, ver el número completo. Y siempre se puede ampliar la columna para la visualización del número en su totalidad. Para introducir una fracción en una celda, dejar un espacio en blanco entre el número entero y la fracción. Por ejemplo, para introducir 53 / 8, escriba el 5, Pulse la barra espaciadora, y el tipo 3 / 8. He aquí un pequeño truco para introducir números con decimales rápidamente. Para evitarle la molestia de pulsar la tecla del punto (.), Puede decirle a Excel para entrar en el período de forma automática. En lugar de entrar 12,45, Por ejemplo, puede introducir 1245. Excel entra en el período para el que usted: 12.45. Para realizar este truco, seleccione Herramientas -> Opciones, seleccione la pestaña Editar en el cuadro de diálogo Opciones, seleccione Decimal fijo, y, en el cuadro de texto lugares, introduzca el número de decimales que desea para los números. Desactive esta opción cuando se desea volver a introducir los números de la forma habitual.

Introducción de fecha y hora de los valores de

Fechas y horarios se puede utilizar en los cálculos, pero introduciendo un valor de fecha u hora en una celda puede ser problemática debido a que estos valores deben ser consignados en forma tal que Excel puede reconocer como fechas u horas, no de texto. Valores de fecha Introducción Introduzca un valor de fecha en una de las siguientes maneras: m/d/aa 7/31/04 m--d--aa 7-31-04 d--mmm--aa 31-jul-04 Después de introducir una fecha de esta manera, Excel convierte al formato que prefiera para las fechas: 7/31/2004. Si no entran en el año, Excel supone que la fecha que ha ingresado en el año en curso. (Puede ingresar fracciones, así como las fechas en las células con la barra. Sin embargo, para asegurarse de que Excel reconoce la entrada como una fracción, coloque un 0 delante de la fracción, si es necesario. Interpreta Excel 3 / 8 de 8 de marzo , pero si se introduce 0 3 / 8, Excel entiende que está entrando en una fracción.) Cuando se trata de entrar en los años de dos dígitos en las fechas, los dígitos 30 y 99 pertenecen al siglo 20 (1930-1999), pero los dígitos 00 y 29 pertenecen al siglo 21 (2000-2029). Por ejemplo, 7/31/04 se refiere al 31 de julio de 2004, no 31 de julio 1904. Para introducir una fecha en el año 1929 o antes, escriba los cuatro dígitos en lugar de dos para describir el año: 7/31/1929. Para introducir una fecha en el año 2030 o más tarde, introduzca los cuatro dígitos en lugar de dos: 7/31/2030. Fechas de entrada en estos formatos son tratados como entradas de texto, no los valores de fecha, y no puede ser utilizado en los cálculos:

- 31 de julio 2004

- 31 de julio de 2004 al introducir una fecha directamente en una fórmula, escriba la fecha entre comillas (y asegúrese de que la celda donde se introduce la fórmula se ha dado el formato de número, no el formato de fecha). Por ejemplo, la fórmula = hoy () - "1/1/2003" calcula el número de días que han transcurrido desde 1 de enero de 2003.

Introducción de los valores de tiempo de

Introduzca un valor de tiempo en una de las siguientes maneras: h:mm AM / PM 3:31 PM h:mm:ss AM / PM 3:31:45 PM Horas, minutos y segundos deben estar separados por dos puntos (:). A menos que introduzca AM o PM con el tiempo, Excel asume que está operativo en tiempo militar. Por ejemplo, 3:30 se considera las 3:30 de la mañana, no las 3:30 de la tarde. No entre en períodos posteriores a las cartas am o pm (es decir, no soy, pm).

La combinación de valores de fecha y hora de

Se pueden combinar las fechas de los valores de tiempo y por introducir la fecha, un espacio en blanco, y el tiempo:

- 7/31/04 3:31 am

- 7-31-04 3:31:45 pm Aquí hay atajos para entrar en la hora actual o la fecha actual en una celda: Presione Ctrl +, (coma) para introducir la fecha actual, pulse Ctrl + Shift +, (coma) para entrar en el hora actual. No es que lo que necesita saber es especial, pero Excel convierte las fechas y horas a los valores de serie con el fin de poder utilizar las fechas y horas en los cálculos. Por ejemplo, 31 de julio de 2004 es el número 38199. 31 de julio 2004 al mediodía es 38.199,5. Estos valores representan el número de serie de días enteros desde 1 de enero de 1904. La parte del valor de serie a la derecha del punto decimal es el tiempo, como una porción de un día completo.

Listas de Entrada y de datos en serie con el Comando de Autocompletar

Datos de serie que cae en la "categoría de nombres de los meses, los días de la semana, y los números consecutivos y fechas, por ejemplo, puede introducir rápidamente con el comando de Autocompletar. Créalo o no, Excel reconoce determinados tipos de datos de serie y entrará por usted como parte de la función Autocompletar. En lugar de entrar en este laboriosamente los datos de una sola pieza a la vez, usted puede entrar en él a un mismo tiempo arrastrando el ratón. Siga estos pasos para "Autocompletar" células:

1. Haga clic en la celda que es ser el primero en la serie.Por ejemplo, si usted tiene la intención a la lista de los días de la semana en las celdas contiguas, haga clic en el primer día es para ir.

2. Introduzca el primer número, fecha o elemento de la lista en la serie.

3. Vaya a la celda de al lado y entrar en el segundo número, fecha, o la lista de tema de la serie.Si desea introducir el mismo número o un pedazo de texto en las celdas adyacentes, no es necesario dar este paso, pero Excel necesidades del primer y segundo puntos en el caso de las fechas de números de serie y de modo que puedo decir cuánto aumentar o disminuir la cantidad o período dado en cada celda. Por ejemplo, entrando en 5 y 10 le dice a Excel para aumentar el número 5 por cada tiempo, de modo que la entrada siguiente serie es de 15.

4. Seleccione las celdas o células que acaba de introducir los datos in Para seleccionar una sola celda, haga clic en ella, para seleccionar a dos, arrastre sobre las celdas.

5. Haga clic en el AutoRellenar manejar y comenzar a arrastrar en la dirección en la que desea que la serie de datos que aparezcan en la hoja de cálculo.El AutoRellenar manejar es el pequeño cuadrado negro en la esquina inferior derecha de la celda. Encontrar puede ser difícil. Cuidadosamente mueva el puntero del ratón sobre la esquina inferior derecha de la celda y, cuando vea que el puntero del ratón en una cruz de color negro, haga clic y comenzar a arrastrar. El botón Opciones de Autocompletar aparece después de introducir los datos en serie. Haga clic en él y elija una opción si desea copiar celdas o rellenar las celdas sin llevar a lo largo de sus formatos. Para entrar en el mismo número o texto en varias celdas vacías, arrastre sobre las celdas para seleccionarlos o seleccione cada celda, mantenga pulsada la tecla Ctrl clave al hacer clic. A continuación, escriba un número o un poco de texto y pulse Ctrl + Enter.

un artículo presentado por Justine Mccain

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