Gérer votre temps et de l'annexe

Le but du calendrier Outlook est pour vous empêcher d'arriver un jour de retard et un dollar court. Utilisez le Calendrier pour planifier des réunions et rendez-vous. Utilisez-la pour profiter au maximum de votre temps. Cet article explique comment aller de jour en jour, de semaine en semaine, et de mois en mois dans la fenêtre du Calendrier. Il vous montre comment programmer et de le reporter rendez-vous et réunions, regardez votre calendrier de différentes manières, et de personnaliser Outlook.

Présentation de l'Agenda

Utilisez l'agenda pour jongler avec rendez-vous et réunions, rappelez-vous où vous êtes censé être, et arriver à temps. Surveying votre calendrier dans la fenêtre de calendrier est simple. Simplement en cliquant sur un bouton, vous pouvez dire où vous êtes censé être aujourd'hui, n'importe quel jour donné, cette semaine, cette semaine, ce mois-ci, ou n'importe quel mois. Tout ce que vous avez à faire pour savoir comment bien remplie, vous êtes sur un particulier jour, semaine ou mois, est le regard à la fenêtre du calendrier. Si quelqu'un vous invite à une rencontre ou veut prendre rendez-vous, vous pouvez ouvrir le calendrier et de voir immédiatement si votre horaire vous permet d'assister à la réunion ou à la nomination. Outlook vous donne la possibilité de color-code et des réunions afin que les nominations vous pouvez voir d'un coup d'oeil ce qu'ils sont tout. Déplacement d'une réunion ou un rendez s'agit simplement de faire glisser ailleurs dans la fenêtre du Calendrier. En double-cliquant sur une réunion ou un rendez dans la fenêtre Calendrier, vous pouvez ouvrir un formulaire pour savoir où a lieu la réunion ou de lire les notes que vous notait sur la rencontre. Vous pouvez même faire un coup de sonnette et la boîte de message de rappel apparaît lorsque une réunion ou un rendez-vous est à venir. Pour faire la liste des tâches, un Tâches abrégée

Les différents types d'activités

Aux fins de la planification, l'OCDE fait une distinction entre les nominations, événements et réunions. Rencontres, cependant, ne sont pas l'affaire de tous. Si votre ordinateur est connecté à un réseau et le réseau utilise le service Microsoft Exchange Server, vous pouvez utiliser Outlook pour inviter des collègues sur le réseau de venir aux réunions. Mais si votre ordinateur n'est pas sur un réseau, ne s'embarrasse pas de réunions. Rendez-vous et les événements au lieu. Vous pouvez planifier les activités suivantes:

--Rendez-vous: Une activité qui occupe une certaine période, un certain jour. Par exemple, une réunion qui a lieu entre 11 et 12 heures, c'est un rendez-vous.

--Récurrents rendez-vous: Un rendez-vous qui a lieu quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement le même jour et même heure chaque jour, semaine ou mois. Une réunion hebdomadaire du personnel est un rendez-vous périodique. La beauté de rendez-vous périodiques est que Outlook entre les semaines et les mois à l'avance dans la fenêtre du Calendrier. Vous n'avez pas à entrer dans ces nominations une à la fois.

--Événement: Une activité qui dure toute la journée. Une foire commerciale, par exemple, est un événement. Un anniversaire est un événement. Une journée en vacances est également un événement (ce n'est jamais!). Sur le calendrier, les manifestations et événements récurrents apparaissent en premier.

--Récurrents de l'événement: Une activité d'une journée qui a lieu chaque semaine, mois ou année. Romanesque utilisateurs d'Outlook sont avisés par la présente de programmer ces événements récurrents dans le calendrier: Saint-Valentin, leurs autres significative l'anniversaire, et le premier jour et anniversaires de mariage. Merci à Outlook, on ne pourra jamais vous accuser de nouveau d'être cœur sec ou indifférent.

--Réunion: Identique à un rendez-vous, sauf que vous pouvez inviter d'autres personnes à y assister. La planification de réunions n'est pas traité dans cet article. Consultez votre administrateur réseau pour plus de détails.

Se déplacer dans la fenêtre du calendrier

Jours où des réunions ou des rendez-vous sont programmés apparaissent en gras dans le Le navigateur de dates, le calendrier dans le coin supérieur gauche de la fenêtre. Voici toutes les différentes manières d'aller de date à date dans la fenêtre du Calendrier:

--Pour aujourd'hui: Cliquez sur le bouton Aujourd'hui la barre d'outils Standard.

--À un jour particulier: Cliquez sur un jour dans le navigateur de dates. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl + G et sélectionnez un jour dans le Atteindre la date boîte de dialogue. Dans certains points de vue, vous pouvez appuyer sur Alt + PageUp pour aller au premier jour du mois, ou Alt + PageDown pour aller à la dernière journée.

--Pour un autre mois: Cliquez sur une flèche à côté du nom du mois dans le navigateur de dates d'avancer ou de reculer d'un mois. Voici un moyen rapide pour aller de mois en mois dans le calendrier: Cliquez sur le nom du mois dans le navigateur de dates et maintenez enfoncé le bouton de la souris. Vous voyez une liste des noms de mois. Faites glisser le pointeur sur le nom du mois, vous souhaitez vous rendre. Utilisez la barre de défilement sur le côté droit de la fenêtre de Voyage d'heure en heure en affichage jour et de travail de vue de la Semaine. En vue de la Semaine et Mois de vue, la manipulation de la barre de défilement vous prend de semaine en semaine.

Programmer une activité

Maintenant que vous savez comment fonctionne le calendrier, l'étape suivante consiste à remplir les pages du calendrier avec toutes sortes de busywork. Ces pages expliquent comment planifier les activités, le calendrier des activités récurrentes, et magiquement transformer un message e-mail en un élément de calendrier. Vous pouvez trouver de nombreux raccourcis intriguant dans ces pages.

Programmer une activité: les bases

Suivez ces étapes de base pour fixer un rendez-vous, rendez-vous récurrents, un événement ou récurrents de l'événement:

1. Sélectionnez le jour dans lequel vous souhaitez planifier l'activité.Si l'activité occupe une certaine période, vous pouvez sélectionner la période de jour ou de vue de la Semaine et épargnez-vous la peine d'entrer dans une période de temps le processus de nomination boîte de dialogue. Pour sélectionner une période de temps, faites glisser vers le bas dans la fenêtre du calendrier. Pour créer un demi-rendez-heure, il suffit de double-cliquer sur un slot demi-heure de jour ou de vue de la Semaine. Le Comité des nominations boîte de dialogue s'ouvre avec le début et de fin déjà entrées.

2. Cliquez sur le bouton Nouveau rendez-vous, appuyez sur Ctrl + N, ou choisir Actions -> Nouveau rendez-vous.Lorsque vous double-cliquez sur un rendez-vous ou un événement dans la fenêtre du calendrier, c'est la forme que vous voyez.

3. Entrez les informations dans le formulaire.Pour entrer un événement récurrent ou d'une nomination, cliquez sur le bouton Périodicité. Pour entrer un événement au lieu d'un rendez-vous, sélectionnez l'événement d'une journée case à cocher.

4. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer lorsque vous avez terminé décrivant les rendez-vous ou un événement.La nomination ou l'événement est entré dans la fenêtre du calendrier.

--Rendez-vous le temps: Entrez le début et de fin, si vous ne l'avez pas déjà dans la formule de nomination.

--La récurrence du motif: Utilisez les options et les listes déroulantes pour décrire la fréquence à laquelle revient l'activité.

--Plage de périodicité: Indiquez quand les événements récurrents cessera récurrents. Choisissez le bouton Non Date de fin option si l'activité a lieu ad l'infini, ad nauseum (c'est en latin «à l'infini les plus nauseously"). Dans la fenêtre Calendrier, activités récurrentes sont marqués par le arrowchasing en son icône de la queue. Pour modifier une activité récurrente dans une activité ponctuelle, cliquez sur le bouton Périodicité et, dans la récurrence boîte de dialogue, cliquez sur le bouton Périodicité Supprimer.

Planification d'un événement

Sélectionnez l'événement d'une journée case à cocher dans la fenêtre Date de planifier un événement, pas une nomination. Comme expliqué précédemment, un événement est une activité qui dure toute la journée. Voici quelques raccourcis pour créer des événements:

- En vue de la Semaine ou Mois, double-cliquez sur la date à laquelle l'événement doit se produire. L'événement boîte de dialogue s'ouvre immédiatement. - Choisissez Actions -> New événement d'une journée de l'événement pour ouvrir la boîte de dialogue d'emblée.

L'annulation, le report, et modification des activités

L'annulation, le report, et en modifiant les nominations et les événements sont assez facile. Vous pouvez toujours double-cliquez sur une activité pour ouvrir le formulaire de nomination ou de l'événement et le changement des indications là-bas. Et vous pouvez profiter de ces raccourcis:

--Annulation: Sélectionnez une activité et cliquez sur le bouton Supprimer. Lorsque vous annulez une activité récurrente, une boîte de dialogue vous demande si vous souhaitez supprimer toutes les occurrences de l'activité ou tout simplement l'activité sur la journée vous avez sélectionné. Choisissez une option et cliquez sur OK.

--Rééchelonnement: Faites glisser l'activité à un nouvel emplacement sur le calendrier. Déplacez le pointeur sur le côté gauche de l'activité et, quand vous voyez la flèche fourheaded, démarrez en faisant glisser.

--Le changement des temps de début et de fin: De jour ou de vue de la Semaine, déplacez le pointeur sur le haut ou le bas de l'activité et commencer à glisser lorsque vous voyez la double flèche.

--Modification de la description: Cliquez dans la case de l'activité et commencez à taper ou le montage.

Obtenir un meilleur look à votre Agenda

Voici les façons diverses et variées pour organiser et afficher les activités que vous avez si patiemment entré dans la fenêtre Calendrier:

--Changement Calendrier vues: Cliquez sur l'un des cinq boutons View Aujourd'hui, Jour, Semaine de travail, semaine ou mois pour lire les petits caractères ou obtenir la vue d'ensemble des activités que vous avez programmé dans la fenêtre du calendrier.

--Modifier l'affichage de la fenêtre du Calendrier: Ouvrez la liste actuelle déroulant Afficher et choisissez Événements, rendez-vous périodiques, ou une autre vue d'isoler certains types d'activités.

--Un code couleur activités: Le codage couleur est une excellente façon de séparer les activités importantes de la pas-si-elles importantes. Pour changer la couleur d'une activité, cliquez-droit dessus, choisissez Label et sélectionnez une couleur sur le sous-menu.

--Classement des messages: Attribuer des activités à des catégories, puis organiser des activités par catégorie dans la fenêtre du Calendrier. Pour ce faire, choisissez par catégorie dans le menu Affichage actuel déroulant.

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