Como organizar minhas mensagens de e-mail no Outlook 2003

Se você é uma daquelas almas infelizes que recebe 20, 30, 40 ou mais mensagens de e-mail diariamente, você deve isso a si mesmo e sua sanidade mental para descobrir uma maneira de organizar mensagens de e-mail para que você mantenha o que você quiser, você pode encontrar e-mails com facilidade, e você pode erradicar rapidamente a mensagens de correio electrónico que não importam para você. Essas páginas explicam as várias formas de gerir e organizar mensagens de e-mail. E escolher as técnicas que trabalham para você, ou então tentar convencer o Serviço Postal que você tem direito ao seu próprio CEP e deverá ser pago para lidar com todos os e-mails que você recebe. Em suma, aqui são todos os técnicas para organizar mensagens de e-mail:

--Alterar vistas na janela de entrada: Abra a exibição atual drop-down list na barra de ferramentas avançadas e escolha últimos sete dias, não lidas mensagens nesta pasta, ou outro fim de diminuir o número de mensagens de correio electrónico na janela de entrada.

--Reorganizar, ou classificar, as mensagens na janela de entrada: Coluna Se necessário, clique no botão Painel de Leitura para remover o painel de leitura e ver os nomes posição na janela de entrada. Em seguida, clique no título da coluna nome para reorganizar ou espécie, as mensagens pelo nome do remetente, assunto, data de recebimento, tamanho ou estado sinalizado. Consulte a seção "Lendo o seu e-mail na janela de entrada", anteriormente neste artigo, para maiores detalhes.

--Apagar as mensagens que você não precisa: Antes que eles enchem a caixa de entrada, apagar mensagens que você tem certeza que você não precisa assim que você pegá-los. Para apagar uma mensagem, selecione-ae clique no botão Excluir, pressione a tecla Delete, ou escolha Editar -> Excluir.

--Mover mensagens para pastas diferentes: Crie uma pasta para cada projeto em que está envolvida e, quando uma mensagem de correio electrónico sobre um projeto chega, movê-lo para uma pasta. Consulte "Tudo sobre E-Mail Folders" posteriormente neste artigo.

--Automaticamente mover mensagens para pastas diferentes como chegar: Consulte "A afectação de mensagens que chegam", mais adiante neste artigo.

--A Bandeira: Sinalizar uma mensagem com um código de cores de bandeira para informá-lo de dar seguimento a ela. Consulte a secção seguinte, "Sinalização de mensagens de e-mail."

--Ter o Outlook lembrá-lo de responder a uma mensagem: Instruir o Outlook para fazer a caixa de mensagem de lembrete aparecer em uma data e hora, no futuro, para que você saiba a resposta a uma mensagem. Consulte "Ser lembrado para cuidar de mensagens de e-mail" posteriormente neste artigo.

--Fazer uso liberal do comando Localizar: Você sempre pode encontrar uma mensagem perdida com o comando Localizar. Para encontrar rapidamente todas as mensagens de uma pessoa, direito do mouse em uma mensagem de correio electrónico da pessoa e escolha Localizar Tudo -> Mensagens de Sender. Escolha Localizar Tudo -> Related Mensagens para encontrar mensagens que fazem parte da mesma conversa (a mensagem original e todas as respostas).

Sinalização de mensagens de e-mail

Uma maneira de chamar a atenção para mensagens de e-mail é a bandeira deles, você pode fazer o código de cores bandeiras aparecem na janela de entrada. Você pode usar as bandeiras vermelhas, por exemplo, para marcar as mensagens urgentes e bandeiras verdes para marcar a não-assim -importantes. Qual a cor que você sinalizar uma mensagem com a você. O Outlook oferece seis cores. --Começando na pasta Caixa de entrada: Seleccione a mensagem e escolha Ações -> Follow Up e uma cor de bandeira, ou com o botão direito do mouse e escolha Follow Up e uma cor de bandeira. To "sinalizar" a mensagem, botão direito do mouse e escolha Follow Up -> Limpar Sinalizador. Você também pode botão direito do mouse e escolha Follow Up -> Marcar Completar para colocar uma marca de seleção onde a bandeira costumava ser, e lembre-se que você é feito com a mensagem. Posteriormente neste artigo, "A afectação mensagens que chegam", explica como você pode sinalizar mensagens automaticamente quando as mensagens chegam.

Ser lembrado para cuidar de mensagens de e-mail

Se você souber sua maneira em torno do calendário e as tarefas do Windows, você sabe que a caixa de mensagem Lembretes aparece quando um compromisso ou reunião é sobre a realização ou um prazo tarefa está prestes a cair. O que você provavelmente não sabe, porém, é que você pode colocar a caixa de diálogo lembretes para o trabalho no que diz respeito a mensagens de e-mail. Siga estes passos para lembrá-lo a responder a uma mensagem de correio electrónico ou simplesmente para prod-se em consideração uma mensagem de correio electrónico no futuro:

1. Seleccione a mensagem e escolha Ações -> Follow Up -> Adicionar Lembrete.Você vê o Sinalizador para Acompanhamento caixa de diálogo. Você também pode botão direito do mouse e escolha uma mensagem de Acompanhamento -> Adicionar Lembrete para ver a caixa de diálogo.

2. Sobre a bandeira para drop-down list, escolher uma opção que descreve o porquê a mensagem de e-mail precisa de sua atenção, mais tarde, ou, se nenhum dos opções que mais lhe convier, digite uma descrição na caixa Sinalizar para texto.A descrição que você escolha ou entrar aparecerá acima da mensagem no Painel de Leitura e aparecer bem na caixa de mensagem Lembretes.

3. Escolha a data e hora que você desejar a caixa de mensagem Lembretes a aparecer.A caixa de mensagem aparecerá Lembretes 15 minutos antes da data e hora que você entrar. Se você inserir uma data, mas não uma vez, o Outlook atribui o tempo padrão, 5:00 PM

4. Clique em OK.Itens marcados dessa forma aparecem no texto em vermelho com uma bandeira vermelha. Quando o aviso de vencimento, você vê a caixa de mensagem Reminder, onde você pode clicar no botão Abrir Item para abrir a mensagem de correio electrónico.

A afectação mensagens que chegam

Para ajudar você a organizar melhor as mensagens, o Outlook lhe dá a oportunidade para marcar as mensagens de várias maneiras e até mesmo mover automaticamente mensagens que chegam em pastas para além da pasta a receber. Ser capaz de mover as mensagens imediatamente para uma pasta é uma ótima maneira de manter e-mail sobre os diferentes projectos em separado. Se você pertence a um grupo de notícias que envia mensagens ao dia, sendo capaz de mover essas mensagens instantaneamente em sua própria pasta é uma verdadeira bênção, porque as mensagens de notícias têm o hábito de desordenar a pasta Caixa de Entrada. Consagrar a um tratamento especial, o Outlook criar Socalled regras. Para criar uma regra geral, começam por experimentar o comando Criar Regra, e se isso não funcionar, test-drive o mais poderoso do Assistente de Regras. Regras simples com o comando Criar artigo Use o comando Criar Regra para ser alertado quando e-mail chega de uma determinada pessoa ou a linha Assunto de uma mensagem inclui uma determinada palavra. Você pode fazer a mensagem de entrada aparecem na janela de alertas de novos itens, tocar um som quando a mensagem chega, ou mover a mensagem automaticamente para uma determinada pasta. Siga estes passos para criar uma regra simples:

1. Se você quiser ser alertado quando chega e-mail a partir de uma determinada pessoa, encontrar uma mensagem de correio electrónico da pessoa, clique sobre ela e escolha Criar regra, caso contrário, clique com qualquer mensagem e escolha Criar Regra.Você vê a caixa de diálogo Criar Regra.

2. Preencha a caixa de diálogo e clique em OK.Esses comandos são auto-explicativas. Outra maneira de criar uma regra simples é a escolha Ferramentas -> Organizar. The Ways to Organize painel de entrada aparece. A partir daqui, você pode mover mensagens de uma determinada pessoa para uma pasta de cor ou mensagens de código a partir de uma certa pessoa que eles chegam. Criando regras complexas com o Assistente de Regras Use o Assistente de Regras para criar regras complexas que reservar mensagens com palavras da mensagem mensagens do corpo ou reservar enviadas para listas de distribuição. Você também pode criar uma regra para sinalizar mensagens automaticamente ou apagar uma conversa (a mensagem original e todas as respostas). Para executar o Assistente de Regras, clique em Regras e Alertas botão ou escolha Ferramentas -> Regras e alertas. Você vê as Regras e Alertas caixa de diálogo. Clique no botão Nova Regra e continue clicando em Next nas caixas de diálogo Assistente de regras que você concluir as duas etapas para criar uma regra:

--Passo 1: Escolha a regra que você deseja criar ou como você deseja ser alertado na caixa de mensagem novo item indicações.

--Passo 2: Clique em um hiperlink para abrir uma caixa de diálogo e descrever a regra. Por exemplo, clique em palavras específicas link para abrir a caixa de diálogo Texto de Pesquisa e digite as palavras que reservar uma mensagem. Clique no link especificado para abrir as Regras e alertas de caixa de diálogo e escolher uma pasta para mover a mensagem. Você deve clicar em cada elo da Etapa 2 caixa para descrever a regra. Para editar uma regra, clique duplo-lo em Regras e Alertas caixa de diálogo e complete as etapas 1 e 2, mais uma vez.

Tudo sobre E-Mail Folders

Quando o Outlook e-mail está em causa, tudo tem seu lugar e tudo tem sua pasta. E-mail terra na pasta a receber quando chegam. Messages você vai escrever para a pasta até que você enviá-los. Cópias de mensagens de e-mail que você enviar são mantidos na pasta Enviadas. E você pode criar suas próprias pastas para armazenar e-mail. Se você é uma dessas pessoas infelizes que recebem inúmeras mensagens de e-mail a cada dia, você deve isso a si mesmo para criar pastas para organizar mensagens de correio electrónico. Criar uma pasta para cada projeto que você está trabalhando. Dessa forma, você sabe onde encontrar mensagens de correio electrónico quando você quiser responder ou excluí-los. Essas páginas explicam como mover mensagens de e-mail entre pastas e criar pastas de sua preferência para o armazenamento de e-mail.

Movendo mensagens de e-mail em pastas diferentes

Clique para selecionar a mensagem que deseja mover e utilizar uma dessas técnicas para mover uma mensagem de correio electrónico para uma pasta diferente:

--Com o botão Mover para pasta: Clique no botão Mover para pasta e, na lista drop-down que aparece, selecione uma pasta. O botão Mover para pasta está localizado na barra de ferramentas à direita do botão Imprimir.

--Com o comando Mover para pasta: Escolha Editar -> Mover para pasta, pressione Ctrl + Shift + V ou o botão direito do mouse e escolha Mover para pasta. Você vê a caixa de diálogo Mover itens. Selecione uma pasta e clique em OK.

--Arrastando: Clique no botão Lista de pastas, se necessário, para ver todas as pastas, arraste a mensagem de correio electrónico para uma pasta diferente. Anteriormente neste artigo, "afectação mensagens que chegam", explica como mover mensagens de e-mail automaticamente para pastas como eles são enviados para você.

Criando uma nova pasta para armazenar e-mail

Siga estes passos para criar uma nova pasta:

1. Escolha Arquivo -> Novo -> Pasta.Você vê a Criar nova pasta caixa de diálogo. Você também pode abrir esta caixa de diálogo pressionando Ctrl + Shift + E ou direito do mouse em uma pasta na lista de pastas e escolha Nova pasta.

2. Selecione a pasta que a nova pasta vai para dentro.Por exemplo, para criar uma pasta de primeiro nível, selecione Pastas particulares.

3. Digite um nome para a pasta.

4. Clique em OK.Para excluir uma pasta criada, selecione-ae clique no botão Excluir. Para renomear uma pasta, botão direito do mouse, escolha Renomear, e digite um novo nome.

um artigo submetido por Justine Mccain

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