Come organizzare i miei messaggi email in Outlook 2003

Se sei una di quelle anime sfortunate che riceve il 20, 30, 40 o più messaggi e-mail al giorno, lo dovete a voi stessi e la vostra sanità mentale per capire il modo di organizzare i messaggi di posta elettronica in modo da mantenere quelli che desidera, è possibile trovare messaggi e-mail facilmente, ed è possibile eliminare rapidamente i messaggi di posta elettronica che non importa a te. Queste pagine spiegano i numerosi modi di gestire e organizzare i messaggi di posta elettronica. Scegliere le tecniche che lavoro per voi, oppure cercare di convincere il servizio postale, che hanno diritto a ricevere il tuo Codice postale e deve essere pagato per gestire tutte le e-mail che ricevete. In poche parole, qui ci sono tutte le tecniche per organizzare i messaggi e-mail:

--Cambia viste nella finestra Posta in arrivo: Aprire il menu Visualizzazione corrente a discesa sulla barra degli strumenti avanzata e scegliere ultimi sette giorni, messaggi non letti in questa cartella, o un altro al fine di ridurre il numero di messaggi e-mail nella finestra Posta in arrivo.

--Riorganizzare, o ordinare, i messaggi nella finestra Posta in arrivo: Colonna Se necessario, fare clic sul pulsante Riquadro di lettura per rimuovere il riquadro di lettura e vedere i nomi voce nella finestra Posta in arrivo. Quindi fare clic su una colonna il nome per riorganizzare, o ordinare, i messaggi in base al nome del mittente, oggetto, la data di ricezione, dimensioni, o lo stato contrassegnato. Vedere la sezione "Leggere il tuo indirizzo e-mail nella finestra Posta in arrivo", in precedenza in questo articolo, per i dettagli.

--Eliminare i messaggi che non è necessario: Prima che il disordine della Posta in arrivo, cancellare i messaggi che sei sicuro non avete bisogno appena ottenerli. Per eliminare un messaggio, selezionare e fare clic sul pulsante Elimina, premere il tasto Canc o scegliere Modifica -> Elimina.

--Spostare i messaggi in diverse cartelle: Creare una cartella per ogni progetto che stai coinvolti e, quando un messaggio di posta elettronica di un progetto arriva, spostarlo in una cartella. Vedere "Tutto su E-Mail cartelle" più avanti in questo articolo.

--Spostare automaticamente i messaggi in cartelle diverse al loro arrivo: Vedere "Allocazione delle risorse, come i messaggi che arrivano," più avanti in questo articolo.

--Flag messaggi: Segnala un messaggio con un codice colore di bandiera per farvi sapere di seguire su di esso. Vedere la sezione seguente, "Segnalazione dei messaggi di posta elettronica."

--Outlook è ricordare a rispondere a un messaggio: Istruire Outlook per rendere la finestra di messaggio di promemoria appaiono in una data e l'ora in futuro, in modo che tu sappia rispondere a un messaggio. Vedere "Essere ricordato di prendersi cura di messaggi di posta elettronica" più avanti in questo articolo.

--Fare un uso liberale del comando Trova: È sempre possibile trovare un messaggio randagio con il comando Trova. Per trovare rapidamente tutti i messaggi da una sola persona, destro del mouse su un messaggio e-mail della persona e scegliere Trova tutti -> Messaggi dal mittente. Scegliere Trova tutti -> Messaggi correlati a trovare i messaggi che fanno parte della stessa conversazione (il messaggio originale e tutte le risposte).

Segnalazione dei messaggi e-mail

Un modo per richiamare l'attenzione su messaggi di posta elettronica è a loro bandiera, si può fare color-coded bandiere vengono visualizzati nella finestra Posta in arrivo. È possibile utilizzare le bandiere rosse, per esempio, per contrassegnare i messaggi urgenti e di bandiere verdi per segnare il non-così quelli importanti. Il colore che si contrassegna un messaggio con sta a voi. Outlook offre sei colori. --A partire dalla cartella Posta in arrivo: Selezionare il messaggio e scegliere Operazioni -> Follow-Up e di un colore di bandiera, oppure fare clic destro e scegliere Follow Up e un colore di bandiera. Per "contrassegnare" di un messaggio, fai clic destro e scegliere Follow Up -> Cancella. Puoi anche fare clic destro e scegliere Follow Up -> Bandiera completa di mettere un segno di spunta dove la bandiera per essere utilizzato e ricordare a te stesso che hai fatto con il messaggio. Avanti in questo articolo, "destinazione i messaggi che arrivano", spiega come è possibile contrassegnare i messaggi come messaggi arrivano automaticamente.

Essere ricordato di prendersi cura di messaggi e-mail

Se si conosce il modo per aggirare il calendario e le finestre attività, voi sapete che la finestra di messaggio di promemoria viene visualizzato quando un appuntamento o una riunione sta per avere luogo o un termine compito è sul punto di cadere. Ciò che probabilmente non lo so, però, è che si può mettere la finestra di dialogo Promemoria per il lavoro in materia di messaggi di posta elettronica. Seguire questi passi per ricordare a se stessi per rispondere a un messaggio di posta elettronica o semplicemente per voi stessi prodotti in esame un messaggio e-mail in futuro:

1. Selezionare il messaggio e scegliere Operazioni -> Follow Up -> Aggiungi promemoria.Si vede la bandiera di Follow Up finestra di dialogo. Puoi anche fare clic destro di un messaggio e scegliere Follow Up -> Aggiungi Promemoria per visualizzare la finestra di dialogo.

2. Sulla bandiera per discesa, scegliere un'opzione che descrive perché il messaggio di posta elettronica ha bisogno della vostra attenzione più tardi, o, se nessuno dei opzioni più vi si addice, inserire una descrizione della bandiera per casella di testo.La descrizione di scegliere o immettere apparirà al di sopra del messaggio nel riquadro di lettura e di comparire anche nella finestra di messaggio Promemoria.

3. Scegli la data e l'ora che si desidera che la finestra di messaggio Promemoria a comparire.La finestra di messaggio verrà visualizzato promemoria 15 minuti prima della data e l'ora di entrare. Se si immette una data, ma non una volta, Outlook assegna l'intervallo di tempo predefinito, 5:00

4. Fare clic su OK.Elementi contrassegnati in questo modo appaiono in rosso, con una bandiera rossa. Quando il promemoria scadenza, viene visualizzata la finestra di messaggio di promemoria, dove è possibile fare clic sul pulsante Apri elemento per aprire il messaggio di posta elettronica.

Destinando i messaggi man mano che arrivano

Per aiutarvi a organizzare meglio i messaggi, Outlook ti dà la possibilità di contrassegnare i messaggi in vari modi e anche spostare i messaggi automaticamente quando arrivano alle cartelle oltre alla cartella Posta in arrivo. Essere in grado di spostare i messaggi immediatamente in una cartella è un ottimo modo per mantenere e-mail riguardanti diversi progetti separati. Se si appartiene a un newsgroup che invia molti messaggi al giorno, essere in grado di spostare tali messaggi istantaneamente nella propria cartella è una vera benedizione, perché i messaggi di newsgroup hanno l'abitudine di ingombrare la cartella Posta in arrivo. Destinare i messaggi per un trattamento speciale, Outlook ha si crea cosiddetta regole. Per creare una regola, iniziare a provare il comando Crea regola, e se questo non funziona, test-drive più potenti Creazione guidata regole. Semplici regole con il comando Crea regola Utilizzare il comando Crea regola per essere avvertiti quando e-mail arriva da una certa persona o la riga Oggetto di un messaggio contiene una certa parola. È possibile rendere il messaggio in arrivo appaiono nel Novità Avvisi finestra, riprodurre un suono quando il messaggio arriva, o spostare il messaggio automaticamente ad una certa cartella. Seguire questi passi per creare una semplice regola:

1. Se si desidera essere avvisati quando e-mail arriva da una certa persona, trovare un messaggio di posta elettronica da parte della persona, destro del mouse su di esso e scegliere Crea regola, altrimenti destro del mouse su qualsiasi messaggio e scegliere Crea Regola.Viene visualizzata la finestra Crea regola di dialogo.

2. Compilare la finestra di dialogo e fare clic su OK.Questi comandi sono auto-esplicative. Un altro modo per creare una regola semplice è quello di scegliere Strumenti -> Organizza. I modi per organizzare pannello di Posta in arrivo appare. Di partenza, è possibile spostare i messaggi da una certa persona in una cartella o il colore dei messaggi di codice da una certa persona quando arrivano. Creazione di regole complesse con la Creazione guidata regole Utilizzare la Creazione guidata regole per creare le regole complesse che destinare i messaggi con le parole nel messaggio Messaggio del corpo o destinare inviate alle liste di distribuzione. È inoltre possibile creare una regola per contrassegnare i messaggi automaticamente o eliminare una conversazione (il messaggio originale e tutte le risposte). Per eseguire la Creazione guidata Regole, scegliere Regole e avvisi pulsante o scegliere Strumenti -> Regole e avvisi. Vedete le Regole e avvisi finestra di dialogo. Fare clic sul pulsante Nuova regola e continuate a fare clic su Avanti nella Creazione guidata regole finestre di dialogo come aver completato i due passaggi per creare una regola:

--Fase 1: Scegli la regola che si desidera creare o come si desidera essere avvisati in New Item finestra di messaggio di Alert.

--Fase 2: Fare clic su un collegamento ipertestuale per aprire una finestra di dialogo e descrivere la regola. Ad esempio, fare clic sul link parole specifiche per aprire la finestra di testo di dialogo Cerca e inserire le parole che riservare un messaggio. Fare clic sul collegamento specificato per aprire Regole e avvisi finestra di dialogo e scegliere una cartella per spostare i messaggi. È necessario fare clic su ogni anello della Fase 2 box per descrivere la regola. Per modificare una regola, fare doppio clic su di esso in Regole e avvisi finestra di dialogo e completa i punti 1 e 2 tutto daccapo.

Tutto su E-Mail Folders

Nei casi in cui Outlook e-mail in questione, ogni cosa ha il suo posto e tutto ciò ha la sua cartella. E-Land messaggi di posta elettronica nella cartella Posta in arrivo quando arrivano. Messaggi scritti accedere alla cartella Posta in uscita fino a quando non li inviano. Copie dei messaggi di posta elettronica inviati vengono conservati nella cartella Inviati. Ed è possibile creare delle cartelle del proprio per l'archiviazione e-mail. Se sei una di quelle persone sfortunate che ricevono numerosi messaggi e-mail ogni giorno, lo dovete a voi stessi a creare le cartelle in cui organizzare i messaggi di posta elettronica. Creare una cartella per ogni progetto si sta lavorando. In questo modo, si sa dove trovare i messaggi e-mail quando si desidera rispondere o cancellarli. Queste pagine spiegano come spostare i messaggi e-mail tra le cartelle e creare le cartelle del vostro per l'archiviazione e-mail.

Spostamento dei messaggi e-mail a diverse cartelle

Fare clic per selezionare il messaggio che si desidera spostare e utilizzare una di queste tecniche per spostare un messaggio di posta elettronica in una cartella diversa:

--Con il pulsante Sposta nella cartella: Fare clic sul pulsante Sposta nella cartella e, nell'elenco a discesa che appare, selezionare una cartella. Il pulsante Sposta nella cartella si trova sulla barra degli strumenti a destra del pulsante Stampa.

--Con il passaggio alle cartelle di comando: Scegliere Modifica -> Sposta nella cartella, premere Ctrl + Maiusc + V, oppure fare clic destro e scegliere Sposta nella cartella. Si vede la finestra di dialogo Sposta elementi. Selezionare una cartella e fare clic su OK.

--Trascinando: Fare clic sul pulsante Elenco cartelle, se necessario, per vedere tutte le cartelle, quindi trascinare il messaggio di posta elettronica in una cartella diversa. Precedenza in questo articolo, "destinazione i messaggi che arrivano", spiega come spostare i messaggi e-mail automaticamente le cartelle quali sono inviati a te.

Creazione di una nuova cartella per l'archiviazione e-mail

Seguire questi passi per creare una nuova cartella:

1. Scegliere File -> Nuovo -> Cartella.Vedete Crea nuova finestra di dialogo Cartella. È inoltre possibile aprire questa finestra di dialogo premendo Ctrl + Shift + E o destra-clic su una cartella nell'elenco delle cartelle e scegliere Nuova cartella.

2. Selezionare la cartella che la nuova cartella andrà dentro.Ad esempio, per creare un primo livello di cartella, selezionare la cartella personale.

3. Inserire un nome per la cartella.

4. Fare clic su OK.Per eliminare una cartella creata, selezionare e fare clic sul pulsante Elimina. Per rinominare una cartella, tasto destro del mouse, scegliere Rinomina e immettere un nuovo nome.

un articolo presentato da Justine Mccain

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