Comment faire pour organiser mes courriels dans Outlook 2003

Si vous êtes un de ces infortunés qui reçoit 20, 30, 40 ou plus chaque jour des messages e-mail, vous le devez à vous-même et votre santé mentale de trouver un moyen d'organiser les messages e-mail afin que vous gardiez ceux que vous le souhaitez, vous pouvez trouver facilement des messages e-mail, et vous pouvez rapidement éliminer les messages e-mail qui n'ont pas d'importance pour vous. Ces pages expliquent les nombreuses façons de gérer et d'organiser les messages e-mail. Sélectionner et choisir les techniques qui fonctionnent pour vous, ou bien tenter de convaincre le service postal que vous avez droit à votre propre code postal et vous devriez être payé pour traiter tous les e-mails que vous recevez. En un mot, voici toutes les techniques pour organiser les messages e-mail:

--Modifier l'affichage dans la fenêtre Boîte de réception: Ouvrez le menu Affichage actuel déroulant sur la barre d'outils avancée et choisissez sept derniers jours, messages non lus dans ce dossier, ou une autre vue de diminuer le nombre de messages e-mail dans la fenêtre Boîte de réception.

--Réorganiser ou trier les messages dans la fenêtre Boîte de réception: Colonnes Si nécessaire, cliquez sur le bouton volet de lecture pour supprimer le volet de lecture et de voir les noms de rubrique dans la fenêtre Boîte de réception. Puis cliquez sur un titre de colonne Nom pour réorganiser ou trier les messages par nom d'expéditeur, sujet, date de réception, la taille ou l'état signalé. Voir la section "La lecture de votre e-mail dans la fenêtre Boîte de réception», plus haut dans cet article, pour plus de détails.

--Supprimer les messages que vous n'avez pas besoin: Avant leur encombrer la boîte de réception, de supprimer les messages que vous êtes sûr que vous n'avez pas besoin, dès que vous les recevez. Pour supprimer un message, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer, appuyez sur la touche Suppr ou sélectionnez Édition -> Supprimer.

--Déplacer des messages dans différents dossiers: Créez un dossier pour chaque projet, vous êtes impliqué avec et, quand un message e-mail au sujet d'un projet arrive, le déplacer vers un dossier. Voir "Tout sur E-Mail Folders» plus loin dans cet article.

--Déplacer automatiquement les messages dans différents dossiers dès leur arrivée: Voir "L'affectation des messages dès qu'ils arrivent», plus loin dans cet article.

--Messages Drapeau: Drapeau un message avec un code couleur drapeau pour vous laisser savoir à donner suite à sa création. Voir la section suivante, «repérage des messages e-mail."

--Outlook est à vous rappeler pour répondre à un message: Outlook pour charger la boîte de message de rappel comparaître à une date et une heure à l'avenir afin que vous sachiez à répondre à un message. Voir «Être rappelé pour prendre soin de messages e-mail», plus loin dans cet article.

--Faire un usage libéral de la commande Rechercher: Vous pouvez toujours trouver un message abandonnée avec la commande Rechercher. Pour trouver rapidement tous les messages d'une personne, cliquez droit sur un message e-mail de la personne et sélectionnez Rechercher tous les articles -> Messages de l'expéditeur. Choisissez Trouver tous les articles -> Messages associés à trouver des messages qui font partie de la même conversation (le message original et toutes les réponses).

Signalisation des messages e-mail

Une façon d'attirer l'attention sur les messages e-mail est de leur drapeau, vous pouvez faire un code de couleur des drapeaux apparaissent dans la fenêtre Boîte de réception. Vous pouvez utiliser des drapeaux rouges, par exemple, pour marquer les messages urgents et des drapeaux verts pour marquer le pas-si -elles importantes. Quelle couleur vous marquez un message à vous. Outlook propose six couleurs. --À partir du dossier Boîte de réception: Sélectionnez le message et choisir Actions -> Suivi et la couleur du pavillon, ou un clic droit et choisissez suivi et la couleur du pavillon. Pour "Unflag" un message, cliquez-droit dessus et choisissez Follow Up -> Effacer. Vous pouvez également cliquer-droit et choisissez Follow Up -> Flag complet pour mettre une coche où le drapeau doit être utilisé et rappelez-vous que vous avez terminé avec le message. Plus loin dans cet article, «L'affectation des messages dès qu'ils arrivent», explique comment vous pouvez signaler messages automatiquement que les messages arrivent.

Etre rappelé pour prendre soin de messages e-mail

Si vous connaissez votre chemin dans le Calendrier et Tâches de Windows, vous savez que la boîte de message de rappel apparaît quand une nomination ou une réunion est sur le point d'avoir lieu ou une date limite tâche est sur le point de chute. Ce que vous ne savez probablement pas, cependant, est que vous pouvez mettre la boîte de dialogue de rappel au travail en ce qui concerne les messages e-mail. Suivez ces étapes pour vous rappeler de répondre à un message e-mail ou tout simplement pour vous pousser à considérer un message e-mail dans le futur:

1. Sélectionnez le message et choisissez Actions -> Follow Up -> Ajouter un rappel.Tu vois le drapeau pour le suivi boîte de dialogue. Vous pouvez également cliquer sur un message et choisir Follow Up -> Ajouter un rappel pour que la boîte de dialogue.

2. Sur le drapeau pour la liste déroulante, choisissez une option qui décrit pourquoi le message e-mail a besoin de votre attention, plus tard, ou, si aucune des s'adapte options, entrez une description dans le drapeau pour zone de texte.La description que vous choisissez ou entrées apparaissent au-dessus du message dans le volet de lecture et apparaissent aussi bien dans la boîte de message de rappel.

3. Choisissez la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que la boîte de message de rappel à paraître.La boîte de message de rappel apparaît 15 minutes avant la date et l'heure que vous entrez. Si vous entrez une date mais pas une fois, Outlook affecte le temps par défaut, 5:00 PM

4. Cliquez sur OK.Éléments marqués de cette façon apparaissent en rouge avec un drapeau rouge. Lorsque le rappel arrive à échéance, vous voyez la boîte de message de rappel, où vous pouvez cliquer sur le bouton Ouvrir l'élément pour ouvrir le message e-mail.

L'affectation des messages à leur arrivée

Pour vous aider à mieux organiser les messages, Outlook vous donne la possibilité de marquer les messages de différentes façons et même déplacer automatiquement les messages dès qu'ils arrivent à des dossiers en dehors du dossier Boîte de réception. Être capable de déplacer des messages immédiatement à un dossier est un excellent moyen de garder e-mail concernant les différents projets distincts. Si vous appartenez à un groupe de discussion qui envoie beaucoup de messages par jour, être capable de déplacer ces messages instantanément dans leur propre dossier est une vraie bénédiction, car les messages de groupes de discussion ont l'habitude d'encombrer le dossier Boîte de réception. Pour réserver des messages d'un traitement spécial, Outlook a vous créez Socalled règles. Pour créer une règle, commencez par essayer la commande Créer une règle, et si ça ne fonctionne pas, l'essai de la plus puissante Assistant Règles. Des règles simples avec la commande Créer une règle Utilisez la commande Créer une règle pour être alerté lorsque e-mail arrive d'une certaine personne ou de la ligne Objet d'un message contient un mot donné. Vous pouvez rendre le message entrant apparaît dans la fenêtre Alertes Nouveautés dans la boutique, jouer un son lorsque le message arrive, ou déplacer le message automatiquement à un certain dossier. Suivez ces étapes pour créer une règle simple:

1. Si vous voulez être averti lorsque e-mail arrive à partir d'une certaine personne, trouver un message e-mail de la personne, faites un clic droit et choisissez Créer une règle, sinon, cliquez droit sur n'importe quel message et choisissez Créer un Règle.Vous voyez la boîte de dialogue Créer une règle.

2. Complétez la boîte de dialogue et cliquez sur OK.Ces commandes sont eux-mêmes. Une autre façon de créer une règle simple est de choisir Outils -> Organiser. Les moyens d'organiser panneau de la boîte de réception s'affiche. A partir de là, vous pouvez déplacer des messages d'une certaine personne à un dossier ou la couleur des messages de code à partir d'une certaine personne comme ils arrivent. Création de règles complexes avec l'Assistant Règles Utilisez l'Assistant Gestion de créer des règles complexes qui consacrent des messages avec des mots dans le message Messages corps ou réservent envoyées aux listes de distribution. Vous pouvez également créer une règle pour signaler messages automatiquement ou supprimer une conversation (le message original et toutes les réponses). Pour exécuter l'Assistant, cliquez sur Règles et alertes bouton ou choisissez Outils -> Règles et alertes. Vous voyez les Règles et alertes boîte de dialogue. Cliquez sur le bouton Nouvelle règle et continuez à cliquer sur Suivant dans l'Assistant Gestion des boîtes de dialogue que vous aurez complété les deux étapes pour créer une règle:

--Étape 1: Choisissez la règle que vous souhaitez créer ou comment vous voulez être averti de la zone Nouveau message Alertes Item.

--Étape 2: Cliquez sur un lien hypertexte pour ouvrir une boîte de dialogue et de décrire la règle. Par exemple, des mots spécifiques cliquez sur le lien pour ouvrir la boîte de dialogue Rechercher du texte et entrez les mots que consacrer un message. Cliquez sur le lien indiqué pour ouvrir les Règles et alertes boîte de dialogue et choisissez un dossier pour déplacer les messages. Vous devez cliquer sur chaque lien à l'étape 2 boîtes de décrire la règle. Pour modifier une règle, double-cliquez dessus dans les Règles et alertes boîte de dialogue et exécutez les étapes 1 et 2 tout recommencer.

Tout savoir sur l'E-Mail Folders

Lorsque Outlook e-mail est concerné, tout a sa place et tout a son dossier. E-mails des terres dans le dossier Boîte de réception à leur arrivée. Les messages que vous écrivez allez dans le dossier Boîte d'envoi jusqu'à ce que vous leur envoyez. Des copies de messages e-mail que vous envoyez sont conservés dans le dossier Envoyés. Et vous pouvez créer vos propres dossiers pour stocker les e-mail. Si vous faites partie de ces gens malheureux qui reçoivent de nombreux messages e-mail chaque jour, tu te dois de créer des dossiers dans lesquels d'organiser les messages e-mail. Créez un dossier pour chaque projet sur lequel vous travaillez. De cette façon, vous savez où trouver des messages e-mail lorsque vous souhaitez répondre ou de les supprimer. Ces pages expliquent comment déplacer des messages e-mail entre les dossiers et de créer vos propres dossiers pour stocker les e-mail.

Moving e-mails dans différents dossiers

Cliquez pour sélectionner le message que vous souhaitez déplacer et d'utiliser l'une de ces techniques pour déplacer un message e-mail à un autre dossier:

--Avec le passage à Folder button: Cliquez sur le bouton Déplacer vers un dossier et, sur la liste déroulante qui s'affiche, sélectionnez un dossier. Le bouton Déplacer vers le dossier se trouve sur la barre d'outils Standard vers la droite du bouton Imprimer.

--Avec le passage à un dossier de commande: Choisissez Édition -> Déplacer vers un dossier, appuyez sur Ctrl + Maj + V, ou faites un clic droit et choisissez Déplacer vers un dossier. Vous voyez la boîte de dialogue Déplacer les éléments. Sélectionnez un dossier et cliquez sur OK.

--En faisant glisser: Cliquez sur le bouton Liste des dossiers, si nécessaire, pour voir tous les dossiers, puis faites glisser le message e-mail dans un dossier différent. Haut dans cet article, «L'affectation des messages dès qu'ils arrivent», explique la façon de déplacer des messages e-mail automatiquement aux dossiers comme ils vous sont envoyés.

Création d'un nouveau dossier pour stocker les e-mail

Suivez ces étapes pour créer un nouveau dossier:

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> Dossier.Vous voyez l'Créer un nouveau dossier boîte de dialogue. Vous pouvez également ouvrir cette boîte de dialogue en appuyant sur Ctrl + Maj + E ou un clic droit sur un dossier dans la liste des dossiers et de choisir un nouveau dossier.

2. Sélectionnez le dossier que le nouveau dossier va aller à l'intérieur.Par exemple, pour créer un dossier de premier niveau, sélectionnez Dossiers personnels.

3. Entrez un nom pour le dossier.

4. Cliquez sur OK.Pour supprimer un dossier que vous avez créé, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour renommer un dossier, faites un clic droit dessus, choisissez Renommer, puis saisissez un nouveau nom.

un article présenté par Justine Mccain

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