¿Cómo organizar mis mensajes de correo electrónico en Outlook 2003

Si usted es una de esas almas desafortunadas que recibe el 20, 30, 40 o más mensajes de correo electrónico diario, le debemos a usted y su cordura para averiguar una forma de organizar mensajes de correo electrónico para que mantenga las que desea, usted puede encontrar mensajes de correo electrónico fácilmente, y rápidamente se puede erradicar los mensajes de correo electrónico que no te importa. Estas páginas explican las numerosas formas de gestionar y organizar mensajes de correo electrónico. Seleccionar y elegir las técnicas que trabajan para usted, o bien tratar de convencer al Servicio Postal de los que tiene derecho a su propio código postal y se le debe pagar para manejar todo el correo electrónico que reciba. En pocas palabras, aquí están todos los técnicas para la organización de mensajes de correo electrónico:

--Cambiar la vista en la ventana de Bandeja de entrada: Abra la caída de vista actual de lista en la barra de herramientas avanzadas y seleccione últimos siete días, los mensajes no leídos en esta carpeta, o cualquier otro objeto de reducir el número de mensajes de correo electrónico en la ventana de Bandeja de entrada.

--Reorganizar o especie, los mensajes en la ventana de Bandeja de entrada: La columna Si es necesario, haga clic en el botón Panel de lectura para quitar el panel de lectura y ver los nombres de la partida en la ventana de Bandeja de entrada. Luego haga clic en un encabezado de columna para reordenar el nombre o tipo, los mensajes por el nombre del remitente, asunto, fecha de recepción, el tamaño o estado de pabellón. Vea la sección "Cómo leer su correo electrónico en la ventana de Bandeja de entrada," anteriormente en este artículo para más detalles.

--Borrar los mensajes que no necesita: Antes de que el desorden de la Bandeja de entrada, eliminar los mensajes que usted está seguro de que no necesita tan pronto como lo reciba. Para eliminar un mensaje, seleccione y haga clic en el botón Eliminar, pulse la tecla Suprimir o seleccione Edición -> Eliminar.

--Mover mensajes a carpetas diferentes: Crear una carpeta para cada proyecto en el que está involucrado con, y cuando un mensaje de correo electrónico acerca de un proyecto llega, mover a una carpeta. Consulte la sección "El e-carpetas de correo" más adelante en este artículo.

--Mover automáticamente los mensajes en carpetas diferentes a medida que llegan: Consulte "Asignación mensajes a medida que llegan", más adelante en este artículo.

--Marcar los mensajes: Marcar un mensaje con un código de colores del pabellón para hacerle saber para dar seguimiento a ella. Véase la siguiente sección, "Marcación de mensajes de correo electrónico".

--Hacer que Outlook recuerde a responder a un mensaje: Instruya a Outlook para hacer el cuadro de mensaje recordatorio aparezca en una fecha y hora en el futuro para que sepa responder a un mensaje. Ver "que se nos recuerde a cuidar de mensajes de correo electrónico" más adelante en este artículo.

--Hacer un uso liberal del comando Buscar: Siempre se puede encontrar un mensaje extraviado con el comando Buscar. Para encontrar rápidamente todos los mensajes de una persona, haga clic en un mensaje de correo electrónico de la persona y seleccione Buscar Todos -> Mensajes del remitente. Elija Buscar Todos -> mensajes relacionados con encontrar los mensajes que forman parte de la misma conversación (el mensaje original y todas las respuestas).

Marcación de mensajes de correo electrónico

Una forma de llamar la atención a mensajes de correo electrónico es la bandera de ellos, usted puede hacer con código de color banderas aparecen en la ventana Bandeja de entrada. Usted puede utilizar las banderas rojas, por ejemplo, para marcar los mensajes urgentes y banderas verdes para celebrar el no-tan -los más importantes. El color que marca un mensaje con el de usted. Outlook ofrece seis colores. --A partir de la carpeta Bandeja de entrada: Seleccione el mensaje y seleccione Acciones -> Seguimiento y un color de bandera, o hacer clic derecho y seleccione Seguimiento y un color de bandera. Para "Desmarcar" un mensaje, pulse el botón derecho y elija Seguimiento -> Borrar marca. También puede hacer clic derecho y seleccione Seguimiento -> Bandera completo para poner una marca de verificación en la bandera que solía ser y se recuerda que haya terminado con el mensaje. Más adelante en este artículo, "La asignación mensajes a medida que llegan", explica cómo se puede marcar mensajes automáticamente a medida que llegan los mensajes.

Que se nos recuerde a cuidar de mensajes de correo electrónico

Si usted sabe su manera alrededor del calendario y tareas de Windows, usted sabe que el cuadro de mensaje aparece cuando Recordatorios una cita o reunión está a punto de tener lugar o una fecha límite tarea está a punto de caer. Lo que probablemente no lo sé, sin embargo, es que usted puede poner el cuadro de diálogo Recordatorios para trabajar en lo que respecta a mensajes de correo electrónico. Siga estos pasos para recordarse a sí mismo para responder a un mensaje de correo electrónico o simplemente para empujar a sí mismo en el considerando un mensaje de correo electrónico en el futuro:

1. Seleccione el mensaje y seleccione Acciones -> Seguimiento -> Agregar aviso.Usted ve la bandera de Seguimiento cuadro de diálogo. También puede hacer clic en un mensaje y seleccione Seguimiento -> Agregar aviso para ver el cuadro de diálogo.

2. En la bandera para la lista desplegable, seleccione una opción que se describe por qué el mensaje de correo electrónico necesita de su atención más adelante, o, si ninguno de los opciones se adapte a usted, escriba una descripción de la bandera a cuadro de texto.La descripción de elegir o ingresar aparecerá sobre el mensaje en el panel de lectura y aparecen también en el cuadro de mensaje Recordatorios.

3. Elija la fecha y hora que desea que el cuadro de mensaje Recordatorios a aparecer.El cuadro de mensaje Recordatorios aparecerá 15 minutos antes de la fecha y la hora de entrar. Si introduce una fecha pero no un tiempo, Outlook asigna el tiempo predeterminado, 5:00 PM

4. Haga clic en Aceptar.Los elementos marcados de esta forma aparecen en el texto en rojo con una bandera roja. Cuando el recordatorio de vencimiento, vea el cuadro de mensaje recordatorio, donde puede hacer clic en el botón Abrir para abrir el artículo mensaje de correo electrónico.

Mensajes de asignación de fondos a medida que llegan

Para ayudarle a organizar los mensajes mejor, Outlook le da la oportunidad para marcar los mensajes de varias formas e incluso mover los mensajes de forma automática a medida que llegan a las carpetas, aparte de la carpeta Bandeja de entrada. Ser capaz de mover los mensajes inmediatamente a una carpeta es una gran manera de mantener e-mail por separado sobre los diferentes proyectos. Si usted pertenece a un grupo de noticias que envía muchos mensajes al día, ser capaz de trasladar estos mensajes al instante en su propia carpeta es una verdadera bendición, porque los mensajes de grupos de noticias tienen la costumbre de abarrotar la carpeta Bandeja de entrada. Destinar los mensajes para un tratamiento especial, Outlook ha crear denominados normas. Para crear una regla, comience por probar el comando Crear Regla, y si eso no funciona, prueba de conducción del Asistente para reglas más poderosa. Las reglas simples con el comando Crear Regla Utilice el comando Crear Regla para recibir una alerta cuando e-mail reciban a partir de una determinada persona o la línea de asunto de un mensaje incluye una palabra determinada. Puede hacer que el mensaje entrante aparece en la ventana de Alertas de nuevos artículos, reproducir un sonido cuando llega el mensaje, o mover el mensaje de forma automática a una carpeta determinada. Siga estos pasos para crear una regla simple:

1. Si desea recibir una alerta cuando llegue el correo electrónico de una persona determinada, encontrar un mensaje de correo electrónico de la persona, haga clic en él, y elija Crear regla, de lo contrario, haga clic en cualquier mensaje y seleccione Crear Regla.Verá el cuadro Crear Regla de diálogo.

2. Rellene el cuadro de diálogo y haga clic en Aceptar.Estos comandos son auto-explicativas. Otra forma de crear una regla simple es seleccionar Herramientas -> Organizar. Las formas de organizar el panel Bandeja de entrada aparece. A partir aquí, puede mover mensajes de una persona determinada a una carpeta o el color de los mensajes de código de una determinada persona a medida que llegan. Creación de reglas complejas con el uso del Asistente para reglas en el Asistente para reglas para crear reglas más complejas que destinar los mensajes con palabras en el mensaje cuerpo o destinar los mensajes enviados a listas de distribución. También puede crear una regla para marcar mensajes de forma automática o eliminar una conversación (el mensaje original y todas las respuestas). Para ejecutar el Asistente para reglas, haga clic en Reglas y alertas botón o seleccione Herramientas -> Reglas y alertas. Usted ve la Reglas y alertas cuadro de diálogo. Haga clic en el botón Nueva regla y seguir haciendo clic en Siguiente en los cuadros de diálogo Asistente para reglas a medida que completa los dos pasos para crear una regla:

--Paso 1: Elegir la regla que desea crear o cómo usted desea ser alertado en el cuadro Elemento Nueva alerta de mensaje.

--Paso 2: Haga clic en un hipervínculo para abrir un cuadro de diálogo y describir la regla. Por ejemplo, haga clic en las palabras específicas enlace para abrir el cuadro de diálogo de búsqueda de texto e introduzca las palabras que destinar un mensaje. Haga clic en el enlace especificado para abrir las Reglas y alertas cuadro de diálogo y seleccione una carpeta para mover los mensajes. Debe hacer clic en cada eslabón de la Etapa 2 de caja para describir la regla. Para editar una regla, haga doble clic en Reglas y alertas del cuadro de diálogo y complete los pasos 1 y 2 de nuevo.

Todo sobre E-Mail Folders

Cuando Outlook E-mail se refiere, todo tiene su lugar y todo tiene su carpeta. Mensajes de correo electrónico de la tierra en la carpeta Bandeja de entrada cuando llegan. Mensajes que escriba ir a la carpeta Bandeja de salida hasta que los envíe. Copias de los mensajes de correo electrónico que envíe se mantienen en la carpeta Enviados. Además, puede crear sus propias carpetas para almacenar correo electrónico. Si eres una de esas personas desafortunadas que reciben numerosos mensajes de correo electrónico cada día, te debes a ti mismo para crear carpetas en las que la organización de mensajes de correo electrónico. Crear una carpeta para cada proyecto en el que estamos trabajando. De esta manera, usted sabe dónde encontrar mensajes de correo electrónico cuando se desea responder o borrar. Estas páginas explican cómo mover mensajes de correo electrónico entre carpetas y crear sus propias carpetas para almacenar correo electrónico.

Mover mensajes de correo electrónico en carpetas diferentes

Haga clic para seleccionar el mensaje que desea mover y utilizar una de estas técnicas para mover un mensaje de correo electrónico a una carpeta diferente:

--Con el paso a la carpeta botón: Haga clic en el botón Mover a la carpeta y, a la lista desplegable que aparece, seleccione una carpeta. El botón Mover a la carpeta se encuentra en la barra de herramientas a la derecha del botón Imprimir.

--Con el paso a la carpeta de comandos: Seleccione Editar -> Mover a una carpeta, pulse Ctrl + Shift + V, o el botón derecho y seleccione Mover a una carpeta. Verá el cuadro de diálogo Mover elementos. Seleccione una carpeta y haga clic en Aceptar.

--Arrastrando: Haga clic en el botón Lista de carpetas, si es necesario, para ver todas las carpetas, a continuación, arrastre el mensaje de correo electrónico en una carpeta diferente. Anteriormente en este artículo, "La asignación mensajes cuando llegan", explica cómo mover mensajes de correo electrónico automáticamente a las carpetas que se envían a usted.

Crear una nueva carpeta para almacenar correo electrónico

Siga estos pasos para crear una nueva carpeta:

1. Seleccione Archivo -> Nuevo -> Carpeta.Verá la carpeta Crear nuevo cuadro de diálogo. También puede abrir este cuadro de diálogo pulsando Ctrl + Shift + E o clic derecho en una carpeta en la Lista de carpetas y elija Nueva carpeta.

2. Seleccione la carpeta que la carpeta de nuevo entrar.Por ejemplo, para crear una primera carpeta de nivel superior, seleccione las carpetas personales.

3. Escriba un nombre para la carpeta.

4. Haga clic en Aceptar.Para eliminar una carpeta que haya creado, selecciónela y haga clic en el botón Eliminar. Para cambiar el nombre de una carpeta, haga clic en él, seleccione Cambiar nombre y escriba un nombre nuevo.

un artículo presentado por Justine Mccain

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