Wie kann ich meine E-Mails in Outlook 2003 zu organisieren

Wenn Sie eines dieser armen Seelen, 20, 30, 40 oder mehr empfängt E-Mails täglich sind Sie schulden es sich selbst und Ihre geistige Gesundheit, um herauszufinden, einen Weg zu organisieren, E-Mail-Nachrichten, so dass Sie immer die, die Sie möchten, können Sie E-Mail-Nachrichten einfach und schnell beseitigen können die E-Mail-Nachrichten, nichts tun, um Sie. Diese Seiten erläutern die zahlreichen Möglichkeiten zum Verwalten und Organisieren von E-Mails. Pick, und wählen Sie die Techniken, die Arbeit für Sie, oder davon zu überzeugen, die Post, die Sie an Ihre Postleitzahl berechtigt sind, sollten Sie versuchen, zu zahlen zu handhaben alle E-Mail erhalten. Auf den Punkt gebracht, hier sind alle Techniken für die Organisation von E-Mails:

--Ändern Sie mal in den Posteingang Fenster: Öffnen Sie die "Aktuelle Ansicht der Dropdown-Liste auf der erweiterten Symbolleiste und wählen Sie" Last Seven Days, ungelesene Nachrichten in diesem Ordner oder einem anderen Blick auf die Anzahl der E Schrumpf-Mail-Nachrichten im Posteingang angezeigt.

--Neu anordnen oder sortieren, Nachrichten in der Inbox Fenster: Falls erforderlich, klicken Sie auf den Lesebereich Taste, um den Lesebereich zu entfernen und siehe Spalte Position Namen im Posteingang angezeigt. Dann klicken Sie eine Spaltenüberschrift Namen zu ordnen oder zu sortieren, Nachrichten nach Absender Name, Thema, Eingangsdatum, Größe oder Status gekennzeichnet. Finden Sie im Abschnitt "Lesen Sie Ihre E-Mail im Posteingang Fenster" zuvor in diesem Artikel, für Details.

--Löschen Sie die Nachrichten, die Sie nicht benötigen: Bevor sie den Posteingang Krempel, löschen Sie Nachrichten, die Sie sicher, dass Sie nicht benötigen, sobald Sie sie erhalten. Um eine Nachricht zu löschen, markieren Sie es und klicken Sie auf die Schaltfläche "Löschen", drücken Sie die Entf-Taste, oder wählen Sie Bearbeiten -> Löschen.

--Verschieben von Nachrichten in andere Ordner: Erstellen Sie einen Ordner für jedes Projekt Sie mit und, wenn eine E-Mail-Nachricht über ein Projekt kommt, verschieben Sie sie in einem Ordner beteiligt. Siehe "Alles über E-Mail-Ordner" später in diesem Artikel.

--Verschieben von Nachrichten automatisch in verschiedenen Ordnern, wie sie ankommen: Siehe "Zweckbindung Nachrichten als sie ankommen," später in diesem Artikel.

--Flag-Einträge: Flag eine Nachricht mit einem farblich Flagge, um Ihnen mitzuteilen, das Follow-up darauf. Siehe folgenden Abschnitt "Kennzeichnung von E-Mails."

--Haben Sie Outlook erinnert Sie daran, auf eine Nachricht antworten: Weisen Sie Outlook, um die Erinnerung Meldungsfeld erscheinen zu einem Zeitpunkt und in der Zukunft, damit Sie wissen, um auf eine Nachricht antworten. Siehe "Being daran erinnert, Betreuung von E-Mails nehmen" später in diesem Artikel.

--Stellen Sie liberalen Nutzung der Befehl "Suchen": Finden Sie immer eine verirrte Nachricht mit dem Befehl "Suchen". Um schnell alle Nachrichten von einer Person, der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Nachricht von der Person, und wählen Sie finden Find All -> Nachrichten vom Absender. Wählen Sie "Find All -> Nachrichten mit Bezug auf Nachrichten, die Teil des gleichen Gespräch zu finden (die ursprüngliche Nachricht und alle Antworten).

Kennzeichnung von E-Mails

Eine Möglichkeit, die Aufmerksamkeit auf E-Mails Aufforderung ist die Flagge, man kann sie Farbe Make-codierten Fahnen im Posteingang angezeigt. Sie können rote Fahnen, zum Beispiel verwenden, um dringende Nachrichten und grüne Fahnen Marke die nicht so Marke -wichtige. Welche Farbe Sie eine Nachricht mit Fahne liegt an Ihnen. Outlook bietet sechs Farben. --Ab in den Ordner "Posteingang": Wählen Sie die Nachricht und wählen Sie "Aktionen -> Follow-up und eine Flagge Farbe, oder mit der rechten Maustaste und wählen Sie Follow-up und eine Flagge Farbe. Um" markieren "eine Nachricht mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Follow Up -> Clear Flag. Sie können auch mit der rechten Maustaste und wählen Sie Follow Up -> Flag Complete, um ein Häkchen, wenn die Flagge verwendet verwendet werden sollen, und erinnern Sie sich, dass Sie mit der Nachricht fertig sind. Später in diesem Artikel, der "Zweckbindung Nachrichten, wie sie" ankommen wird erläutert, wie Sie Kennzeichnen Nachrichten können automatisch als E-Mail Nachrichten.

Sein daran erinnert, Pflege von E-Mail-Nachrichten übernehmen

Wenn Sie sich Ihren Weg durch den Kalender und Aufgaben-Fenster kennen, wissen Sie, dass die Erinnerungen Nachricht wird angezeigt, wenn ein Termin oder eine Besprechung im Begriff ist, Ort oder eine Aufgabe übernehmen Frist ist zu fallen. Was Sie wissen wahrscheinlich nicht, ist jedoch, dass Sie das Dialogfeld "Erinnerungen" in Bezug auf E-Mail-Nachrichten bringen können. Befolgen Sie diese Schritte, um sich zu erinnern, beantworten Sie eine E-Mail-Nachricht oder einfach, um sich in der Prüfung prod eine E-Mail-Nachricht in die Zukunft:

1. Wählen Sie die Nachricht und wählen Sie "Aktionen -> Follow Up -> Erinnerung hinzufügen.Sie sehen die Flagge für Follow-up-Dialogbox. Sie können auch mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht und wählen Sie Follow Up -> Erinnerung hinzufügen, um das Dialogfeld zu sehen.

2. Auf die Flagge für Dropdown-Liste, wählen Sie eine Option, die beschreibt, warum die E-Mail-Nachricht muss Ihre Aufmerksamkeit später, oder, wenn keine der Optionen zu Ihnen passt, geben Sie eine Beschreibung in das Flag auf Textfeld.Die Beschreibung, die Sie wählen, oder wird über die Nachricht im Lesebereich angezeigt und erscheinen auch in der "Erinnerungen" Message-Box.

3. Wählen Sie das Datum und die Zeit, die Sie wollen, dass die "Erinnerungen" Message-Box zu erscheinen.Die Erinnerungen Meldungsfenster wird 15 Minuten lang angezeigt, bevor das Datum und die Zeit, die Sie eingeben. Wenn Sie ein Datum eingeben, aber keine Zeit, weist Outlook als Standard-Zeit, 5:00 PM

4. Klicken Sie auf OK.Artikel markiert diese Weise erscheinen in roter Schrift mit einer roten Fahne. Wenn die Erinnerung fällig wird, sehen Sie die Erinnerung Message-Box, wo Sie klicken können, den offenen Posten, um die E-Mail-Nachricht zu öffnen.

Zweckbindung Nachrichten, wie sie ankommen

Damit Sie sich besser organisieren, Nachrichten, Outlook gibt Ihnen die Möglichkeit, Einträge in unterschiedlicher Weise Marke und sogar bewegen, wie sie Nachrichten automatisch in Ordner kommen abgesehen von den Ordner Posteingang. Die Möglichkeit, Nachrichten sofort an einen Ordner zu verschieben ist ein guter Weg, um E-Mail zu halten über verschiedene Projekte zu trennen. Wenn Sie in einer Newsgroup, dass viele Nachrichten sendet ein Tag, gehören in der Lage, diese Nachrichten sofort in ihren eigenen Ordner zu verschieben ist ein wahrer Segen, denn Newsgroup-Nachrichten eine Gewohnheit von überladen den Ordner Posteingang haben. Nachrichten für eine besondere Behandlung vorzusehen, hat Outlook Sie erstellen, sogenannte Regeln. Um eine Regel, starten Sie durch Ausprobieren der Regel erstellen Befehl zu erstellen, und wenn das nicht funktioniert, Test-Laufwerk die stärkere Regel-Assistenten. Einfache Regeln mit dem Erstellen der Regel Befehl Verwenden Sie die Regel erstellen Befehl gewarnt werden, wenn E-Mail kommt aus einer bestimmten Person oder der Betreff-Zeile der Nachricht enthält ein bestimmtes Wort. Sie können die eingehenden Nachrichten erscheinen in der Neuzugänge Alerts Fenster, einen Klang abspielen, wenn die Nachricht diese Schritte, um eine einfache Regel Folgen kommt, oder verschieben Sie die Nachricht automatisch in einen bestimmten Ordner.:

1. Wenn Sie benachrichtigt werden möchten, wenn E-Mail kommt von einer bestimmten Person, finden Sie eine E-Mail-Nachricht von der Person, der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Regel erstellen, da sonst der rechten Maustaste auf jede Nachricht und wählen Sie Regel.Sie sehen das Dialogfeld Regel erstellen.

2. Füllen Sie das Dialogfeld und klicken Sie auf OK.Diese Befehle sind selbsterklärend. Ein anderer Weg, eine einfache Regel zu erzeugen ist, wählen Sie Extras -> Organisieren. Die Wege zur Organisation Posteingang Panel angezeigt. Ab hier können Sie die Nachrichten von einer bestimmten Person in einen Ordner oder Farbcode Nachrichten von einer bestimmten Person, wie sie ankommen. Erstellen von komplexen Regeln mit dem Regel-Assistenten Verwenden Sie den Assistenten zum Erstellen von Regeln bis hin zu komplexen Regeln, die Nachrichten Ohrmarke mit Worten in der Mitteilung des Körpers oder der Ohrmarke Nachrichten an Verteilerlisten. Sie können auch eine Regel erstellen, um Kennzeichnen Nachrichten automatisch löschen oder ein Gespräch (die ursprüngliche Nachricht und alle Antworten). So führen Sie den Regel-Assistenten, klicken Sie auf Regeln und Benachrichtigungen-Taste oder wählen Sie "Extras -> Regeln und Warnungen. Sie sehen die Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld. Klicken Sie auf die neue Regel-Taste und halten Sie auf Weiter klicken in der Regel-Assistent Dialogfelder, wie Sie nach Abschluss der zwei Schritte zum Erstellen einer Regel:

--Schritt 1: Wählen Sie die Regel, die Sie erstellen möchten, oder wie Sie wollen informiert in den neuen Artikel Alerts Meldungsfenster werden.

--Schritt 2: Klicken Sie auf einen Hyperlink, um ein Dialogfeld zu öffnen und beschreiben die Regel. Klicken Sie beispielsweise auf das spezifische Wörter Link zum Suchtext Dialogfeld zu öffnen und den Worten, dass eine Nachricht bereitzustellen geben. Klicken Sie auf den angegebenen Link, um die Regeln und Benachrichtigungen Dialogfeld "Öffnen" und wählen Sie einen Ordner, um die Nachrichten zu bewegen. Sie müssen jede Verbindung im Schritt 2 Klicken Sie auf Feld, um die Regel zu beschreiben. Um eine Regel zu bearbeiten, doppelklicken Sie darauf, in den Regeln und Benachrichtigungen Dialogfenster und Sie die Schritte 1 und 2 wieder von vorn.

Alles über E-Mail-Ordner

Wo Outlook-E-Mail angeht, so hat alles seinen Platz und alles hat seine Ordner. E-Mail-Nachrichten landen im Ordner "Posteingang", wenn sie ankommen. Nachrichten, die Sie schreiben, gehen in den Ordner Ausgang, bis Sie sie senden. Kopien von E-Mail-Nachrichten senden Sie werden in den Ordner Gesendete Nachrichten gespeichert. Und Sie können Ihre eigenen Ordner für die Speicherung von E-Mail zu erstellen. Wenn Sie einer dieser unglücklichen Menschen, erhalten zahlreiche E-Mails pro Tag Sie schulden es sich selbst in Ordnern zu organisieren, in denen E-Mail-Nachrichten zu erstellen sind. Erstellen Sie einen Ordner für jedes Projekt, das Sie gerade arbeiten. So wissen Sie, wo zu finden, E-Mails, wenn Sie zu beantworten oder zu löschen. Diese Seiten erklären, wie man sich bewegt e-Mail-Nachrichten zwischen Ordnern und Ordner erstellen, eigene für die Speicherung von E-Mail.

Verschieben von E-Mails in verschiedenen Ordnern

Klicken Sie auf die Nachricht, die Sie verschieben möchten, und verwenden Sie eine dieser Techniken zu bewegen eine E-Mail-Nachricht an einen anderen Ordner:

--Mit der Umstellung auf die Schaltfläche Ordner: Klicken Sie auf die Schaltfläche Move To Folder und auf der Dropdown-Liste, die erscheint, wählen Sie einen Ordner. Die Move To Folder Schaltfläche auf der Symbolleiste Standard auf der rechten Seite der Schaltfläche "Drucken" befindet.

--Mit dem Verschieben in Ordner Befehl ein: Wählen Sie "Bearbeiten -> auf Ordner, drücken Sie Strg + Shift + V Verschieben oder mit der rechten Maustaste und wählen Sie In Ordner verschieben. Sie sehen das Dialogfeld Elemente verschieben. Wählen Sie einen Ordner und klicken Sie auf OK.

--Durch Ziehen: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ordner-Liste, falls erforderlich, auf alle Ordner sehen, dann ziehen die E-Mail-Nachricht in einen anderen Ordner. Weiter oben in diesem Artikel, der "Zweckbindung Nachrichten, da sie" zu gelangen, erklärt wie man sich bewegt e-Mail-Nachrichten automatisch in Ordner wie sie zu euch gesandt.

Erstellen Sie einen neuen Ordner für die Speicherung von E-Mail

Befolgen Sie diese Schritte aus, um einen neuen Ordner:

1. Wählen Sie Datei -> Neu -> Ordner.Sie sehen die Create New Folder Dialog. Sie können auch in diesem Dialogfeld durch Drücken von Strg + Umschalt + E oder rechten Maustaste auf einen Ordner in der Ordner-Liste klicken und wählen Neuer Ordner.

2. Wählen Sie den Ordner, in den neuen Ordner gehen hinein.Zum Beispiel, erstellen Sie einen First-Level-Ordner, wählen Sie "Persönliche Ordner".

3. Geben Sie einen Namen für den Ordner.

4. Klicken Sie auf OK.So löschen Sie einen Ordner, den Sie erstellt haben, wählen Sie es und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Um einen Ordner umzubenennen, mit der rechten Maustaste darauf, wählen Sie Umbenennen, und geben Sie einen neuen Namen.

Ein Artikel eingereicht von Justine Mccain

Disclaimer:Unsere Website ist nicht verantwortlich für den Inhalt dieses Artikels. Webarticles ist eine kostenlose Informationsquelle.
Wichtig: Dieser Artikel "Wie kann ich meine E-Mail-Nachrichten in Outlook 2003 zu organisieren" wurde durch ein automatisches Software übersetzt. Wir fühlen uns leid für alle Rechtschreibfehler, die möglicherweise aufgetreten sind. Vielen Dank für Ihr Verständnis.