Les listes de distribution pour l'envoi de messages à des groupes

Supposons que vous êtes le secrétaire de la PTA à une école et vous envoyez régulièrement des messages e-mail même à 10 ou 12 autres membres du conseil. Saisie d'adresses e-mail pour les 10 ou 12 personnes chaque fois que vous voulez envoyer un message e-mail est une traînée. Certains pourraient également considérer comme une violation de l'intimité à la liste de chaque personne par son nom dans un message. Toute personne qui reçoit le message affiché en haut de la figure peut apprendre l'adresse e-mail de quelqu'un sur la liste à un clic droit sur un nom et en choisissant Propriétés Outlook. Certaines personnes ne veulent pas que leurs adresses e-mail répandre autour de cette façon. Pour éviter d'avoir à entrer, afin d'adresses e-mail, et de garder les adresses e-mail privé également, vous pouvez créer un liste de distribution, une liste avec plusieurs adresses e-mail. Pour répondre à votre message e-mail, il suffit d'entrer le nom de la liste de distribution. Vous n'avez pas à entrer 10 ou 12 différentes adresses e-mail. Les personnes qui reçoivent le message de voir le nom de la liste de distribution sur la ligne A, pas les noms de 10 ou 12 personnes

Création d'une liste de distribution

Suivez ces étapes pour regrouper les adresses e-mail dans une liste de distribution:

1. Choisissez Fichier -> Nouveau -> Liste de distribution ou appuyez sur Ctrl + Maj + L.

2. Entrez un nom descriptif dans la zone de texte Nom.

3. Cliquez sur le bouton Sélectionner les membres pour obtenir des noms et des adresses du Dossier Contacts.Vous voyez la boîte de dialogue Sélectionner les membres.

4. Maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez le nom de chaque personne que vous voulez d'être sur la liste, cliquez sur le bouton Membres, puis cliquez sur OK.Les noms que vous avez choisi apparaissent dans la fenêtre Liste de distribution.

5. Pour ajouter les noms des personnes qui ne sont pas dans votre dossier Contacts, cliquez sur le bouton Ajouter et, dans la zone Ajouter un nouveau membre boîte de dialogue, entrez un nom et adresse e-mail, puis cliquez sur OK.

6. Cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer la liste de distribution boîte de dialogue.Vous l'avez fait vous avez créé une liste de distribution.

S'adressant e-mail à une liste de distribution

Pour répondre à un message e-mail à une liste de distribution, cliquez sur le bouton Nouveau pour ouvrir la fenêtre de message, cliquez sur le bouton A pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir des noms, et sélectionnez le nom de la liste de distribution. Liste de distribution les noms apparaissent en caractères gras et sont marqués d'une icône de la liste de distribution.

Edition d'une liste de distribution

Les noms des listes de distribution apparaissent dans le dossier Contacts, où ils sont marqués avec une icône représentant deux têtes de profil. Vous pouvez traiter les listes comme des contacts réguliers. Dans le dossier Contacts, double-cliquez sur le nom d'une liste de distribution pour ouvrir la fenêtre Liste de distribution. De là, vous pouvez ajouter des noms à la liste, supprimer des noms sur la liste, ou choisir de nouveaux membres pour la liste.

un article présenté par Justine Mccain

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