Indirizzamento e invio di messaggi di posta elettronica con Outlook 2003

La gestione della tua E-Mail

"Né la neve né la pioggia né il caldo, né buio della notte soggiorni questi corrieri dal rapido completamento dei loro cicli nominato", recita l'iscrizione sul Ottava Avenue New York Post Office Building. E-mailer fronte a un diverso set di difficoltà. Invece di neve, pioggia o notti cupo, si trovano ad affrontare tempeste di neve di posta indesiderata, colleghi fastidiosi, e il co-lavoratore occasionale che crede che tutti i messaggi di posta elettronica deve essere copiato a tutti in ufficio. Questo articolo spiega le nozioni di base per l'invio e la ricezione di e-mail, ma va anche un ulteriore passo avanti per aiutarvi ad organizzare e gestire i messaggi di posta elettronica. svita questo articolo l'imperscrutabile. Esso mostra come inviare file e foto con messaggi e-mail, fare una lista di distribuzione in modo che si può e-mail molte persone contemporaneamente, e di rimandare l'invio di un messaggio. È possibile anche trovare il modo di riorganizzare e-mail nella finestra Posta in arrivo e di essere avvisati ai messaggi in arrivo da alcune persone o da persone che scrivono su certi argomenti. Infine, questo articolo viene illustrato come creare diverse cartelle per memorizzare e organizzare il tuo indirizzo e-mail.

Indirizzamento e invio di messaggi di posta elettronica

Siamo spiacenti, non è possibile inviare cioccolatini o ciocche di capelli per e-mail, ma è possibile inviare parole a secchi. Queste pagine spiegano come inviare messaggi di posta elettronica, una copia dei messaggi, e le copie dei messaggi non vedenti, così come rispondere e inoltrare messaggi e-mail.

Le nozioni di base: Invio di un messaggio e-mail

Dopo aver ottenuto il blocco di esso, l'invio di un messaggio di posta elettronica è facile come cadere da un camion rapa. La prima metà di questo articolo risolve tutto quello che c'è da sapere su l'invio di messaggi di posta elettronica. Qui ci sono le basi:

1. Nella cartella di posta elettronica, fare clic sul pulsante Nuovo o scegliere Ctrl + N.

2. Inserisci l'email del destinatario indirizzo e-mail nella casella di testo.La sezione successiva di questo articolo, "Rivolgendosi a un messaggio di posta elettronica", spiega l'numerosi modi per risolvere un messaggio di posta elettronica. Si può affrontare lo stesso messaggio a più di una persona inserendo più di un indirizzo nella casella di testo. Del resto, è possibile inviare una copia del messaggio e le copie non vedenti del messaggio ad altri (vedi "L'invio di copie e copie cieca dei messaggi" più avanti in questo articolo).

3. Nella casella di testo Oggetto, immettere un titolo descrittivo per il messaggio.Quando il messaggio arriva alla fine, il destinatario vedrà il primo argomento. Immettere un oggetto descrittivo che aiuti il destinatario a decidere se leggere il messaggio subito. Dopo aver immesso il soggetto, che appare nella barra del titolo della finestra del messaggio.

4. Digitare il messaggio.Qualunque cosa tu faccia, non dimenticare di inserire il messaggio stesso! È possibile spellcheck il tuo messaggio premendo F7 oppure selezionando Strumenti -> Ortografia. Finché si compongono i messaggi in formato HTML e la persona che riceve il tuo indirizzo e-mail ha un software in grado di leggere HTML, si possono decorare i messaggi al contenuto del vostro cuore ( avanti in questo articolo, "Tutto su formati di messaggio", spiega la questione HTML). Sperimentare con i caratteri e dimensioni di carattere. Grassetto e sottolineare il testo. Gettare in un elenco puntato o numerato. Troverete molti comandi di formattazione dal menu Formato e formattazione della barra degli strumenti nella finestra del messaggio. Per scegliere il font di default e la dimensione del carattere con cui i messaggi vengono scritti, scegliere Strumenti -> Opzioni, selezionare la scheda Formato posta nella finestra di dialogo Opzioni, e Fare clic sul pulsante Font. Viene visualizzata la finestra di dialogo Font. Fare clic su un pulsante Scegli carattere e, nella finestra di dialogo che appare, selezionare un carattere, lo stile di carattere e dimensione del carattere.

5. Fare clic sul pulsante Invia.Come "Rimandare Invio di un messaggio", spiega più avanti in questo articolo, è possibile rimandare l'invio di un messaggio. I messaggi rimangono nella cartella Posta in uscita se posticipare l'invio di loro o se Outlook non è possibile inviare loro subito, perché il computer non è connesso a Internet. Se si decide nel bel mezzo della scrittura di un messaggio di scrivere il resto più tardi, scegliere File -> Salva o premere Ctrl + S, quindi chiudere la finestra di messaggio. Il messaggio si terra nella cartella Bozze. Quando si è pronti a finire di scrivere il messaggio, aprire la cartella Bozze e fare doppio clic sul messaggio incompiuto per riprendere la scrittura. Copie di messaggi e-mail che hai mandato, sono conservati nella cartella Posta inviata. Se si preferisce non conservare una copia dei messaggi inviati messaggi di posta elettronica a portata di mano, scegliere Strumenti -> Opzioni, e nella scheda Preferenze della finestra di dialogo Opzioni, scegliere la E-Mail sul pulsante Opzioni. Vedete le opzioni e-mail nella finestra di dialogo. Deselezionare l'Salva Copie dei messaggi nella Posta inviata casella di controllo delle cartelle.

Rivolgendosi a un messaggio e-mail

Come si fa a indirizzare un messaggio di posta elettronica nella casella di testo della finestra di messaggio. Fammi contare i modi:

--Ottenere l'indirizzo indirizzi (o) dalla cartella Contatti: Fare clic sul (o Cc o Ccn) per inviare un messaggio a qualcuno il cui nome è il file nella cartella Contatti. Si vede la finestra di dialogo Seleziona nomi. Clic o Ctrl + click per selezionare i nomi delle persone a cui si desidera inviare il messaggio. Poi per il click-> Button (o Cc-> o Ccn-> tasto) per inserire gli indirizzi nella casella di testo (o Cc o caselle di testo Bcc) della finestra del messaggio. Fare clic su OK per tornare alla finestra del messaggio. Questo è il modo migliore per affrontare un messaggio e-mail a diverse persone.

--Digitare il nome di una persona dalla cartella Contatti: Basta digitare il nome di una persona, se il nome è il file nella cartella Contatti. Per inviare il messaggio a più di una persona, immettere una virgola (,) o punto e virgola (;) tra i nomi.

--Digitare l'indirizzo nella casella di testo: Se hai inserito l'indirizzo di recente o l'indirizzo è il file nella cartella Contatti o Rubrica Indirizzi, un messaggio pop-up con l'indirizzo completo appare. Premere Invio per immettere l'indirizzo senza dover digitare tutte le lettere. Per inviare il messaggio a più di una persona, immettere una virgola (,) o punto e virgola (;) tra ciascun indirizzo.

--Rispondere a un messaggio inviato a voi: Selezionare il messaggio nella cartella Posta in arrivo e fare clic sul pulsante Rispondi. La finestra del messaggio si apre con l'indirizzo della persona a cui stai rispondendo già inserito nella casella di testo. Questo è il modo più affidabile (senza errori di battitura da parte vostra) per immettere un indirizzo e-mail. È inoltre possibile fare clic sul pulsante Rispondi a tutti per rispondere al indirizzi e-mail di tutte le persone a cui il messaggio originale è stato inviato.

L'invio di copie e copie dei messaggi non vedenti

L'invio di una copia dei messaggi e delle copie dei messaggi non vedenti è abbastanza semplice, ma pensarci due volte prima di farlo. Nella mia esperienza, un ufficio disfunzionale è quella in cui la gente continua invia una copia dei messaggi l'un l'altro, alle autorità di vigilanza, a itemize loro liti o documentare il loro lavoro. Tuttavia, le copie invio di messaggi può inceppare caselle e-mail e il tempo di tutti i rifiuti. Quando si invia una copia di un messaggio, la persona che riceve il messaggio sa che le copie sono stati inviati perché i nomi delle persone a cui copie sono state inviate appaiono in cima e-mail. Ma quando si invia una copia cieca, la persona che riceve il messaggio non sa che gli altri le ha ricevute. Seguire queste istruzioni per inviare copie e copie cieca di messaggi:

--Invia una copia di un messaggio: Inserisci indirizzi e-mail nella casella di testo Cc della finestra del messaggio o, nella finestra di dialogo Seleziona nomi, i nomi di selezionare e scegliere la Cc-> pulsante.

--Inviare una copia nascosta del messaggio: Nella finestra dei messaggi, fare clic sul pulsante A o Cc per aprire la finestra di dialogo Seleziona nomi. Poi selezionare i nomi e fare clic sul Ccn-> pulsante, oppure inserire gli indirizzi nella casella di testo Ccn. Persone che spesso trasmette copia non vedenti possono fare la casella di testo Bcc appaiono in tutte le finestre di messaggio. Per fare ciò, scegliere Visualizza -> Campo Ccn in ogni finestra di messaggio.

Risposta e inoltro di messaggi e-mail

Rispondendo a messaggi e inoltro è facile come torta. Per una cosa, non hai bisogno di conoscere il destinatario e indirizzo e-mail per rispondere a un messaggio. Posta in arrivo, selezionare il messaggio che si desidera rispondere o inoltrare e effettuare le seguenti operazioni:

--Rispondi all'autore: Fare clic sul pulsante Rispondi. La finestra del messaggio si apre con il nome del mittente già inseriti nella casella A e il messaggio originale nell'area di testo sottostante. Dare una risposta e fare clic sul pulsante Invia.

--Rispondere a tutte le parti che hanno ricevuto il messaggio: Fare clic sul pulsante Rispondi a tutti. La finestra del messaggio si apre con i nomi di tutti i partiti che hanno ricevuto il messaggio nella caselle A e Cc e il messaggio originale nella casella di testo. Digitare la risposta e fare clic sul pulsante Invia.

--Trasmettere un messaggio: Fare clic sul pulsante Avanti. La finestra del messaggio si apre con il testo del messaggio originale. Immettere un indirizzo e-mail nella casella di testo o fare clic sul pulsante A per aprire la finestra di dialogo Seleziona nomi e selezionare i nomi delle parti a cui il messaggio verrà inoltrato. Aggiungere una o due parole al messaggio originale, se vi piace, quindi fare clic sul pulsante Invia. Per trovare l'indirizzo e-mail di qualcuno che ti ha mandato un messaggio e-mail, fare doppio clic sul messaggio per visualizzarlo nella finestra dei messaggi, e poi a destra clic sul nome del mittente nella casella di Outlook e scegliere Proprietà. L'indirizzo e-mail appare nella E-Mail finestra di dialogo Proprietà. Per aggiungere il nome di un mittente alla cartella Contatti, fare clic con il nome e scegliere Aggiungi a contatti di Outlook. Per impostazione predefinita, il testo del messaggio originale viene visualizzato nella finestra del messaggio quando si fa clic Rispondi o Rispondi a tutti il pulsante per rispondere a una messaggio. Tuttavia, Outlook offre l'opzione di non visualizzare il testo originale di default. Il programma offre anche diverse modalità di visualizzazione di questo testo. Il campo di applicazione di tali opzioni e, forse, selezionare uno, scegliere Strumenti -> Opzioni, e nella scheda Preferenze della finestra di dialogo Opzioni, scegliere la E-Mail sul pulsante Opzioni. Vedete le opzioni e-mail nella finestra di dialogo. Scegliere un'opzione sul quando si risponde ad un messaggio di drop-down list per raccontare come Outlook o se visualizzare i messaggi originali nelle risposte.

un articolo presentato da Justine Mccain

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