Adressage et expédier des messages avec Outlook 2003

Manipulation de votre E-Mail

«Ni la pluie ni neige, ni la chaleur ni obscurité de la nuit des séjours de ces courriers de l'achèvement rapide de leur tournée nommée", lit l'inscription sur la Huitième Avenue New York Post Office Building. E-mailers sont confrontés à un ensemble différent de difficultés. Au lieu de neige, la pluie, ou de nuits sombres, ils sont confrontés blizzards courrier indésirable, les collègues agaçants, et les co-travailleurs occasionnels qui croit que tous les e-mails doivent être copiés sur tout le monde dans le bureau. Cet article explique les rudiments de l'envoi et la la réception d'e-mail, mais il va également une nouvelle étape pour vous aider à organiser et gérer vos messages e-mail. Cette dévisse article, l'insondable. Il vous montre comment envoyer des fichiers et des photos avec des messages e-mail, faire une liste de distribution de sorte que vous pouvez envoyer par e-mail de nombreuses personnes simultanément, et de retarder l'envoi d'un message. Vous pouvez également découvrir comment réorganiser e-mail dans la fenêtre Boîte de réception et d'être alertés à des messages entrants provenant de certaines personnes ou de personnes à écrire sur certains sujets. Enfin, cet article montre comment créer différents dossiers pour stocker et organiser votre adresse e-mail.

D'adressage et d'envoi de messages électroniques

Désolé, vous ne pouvez pas envoyer des chocolats ou des mèches de cheveux par e-mail, mais vous pouvez envoyer des mots à la pelle. Ces pages expliquent comment envoyer des e-mails, les copies des messages, et des copies cachées des messages, ainsi que la réponse à et transférer des messages e-mail.

Les bases: Envoi d'un message e-mail

Après que vous obteniez le coup de lui, en envoyant un message e-mail est aussi facile que de tomber d'un camion de navet. La première moitié de l'article traite tout ce que vous devez savoir sur l'envoi d'e-mails. Voici les bases:

1. Dans le dossier Mail, cliquez sur le bouton Nouveau ou choisir Ctrl + N.

2. Entrez l'adresse e-mail dans la zone de texte.La section suivante de cet article, "Adresser un message e-mail", explique les nombreuses façons de répondre à un message e-mail. Vous pouvez adresser le même message à plusieurs personnes en entrant dans plus d'une adresse dans la boîte à texte. D'ailleurs, vous pouvez envoyer une copie du message et de copie cachée du message à d'autres (voir la section «Envoi et des copies des copies cachées des messages» plus loin dans cet article).

3. Dans la zone de texte Objet, entrez un titre descriptif pour le message.Lorsque votre message arrive sur l'autre extrémité, le destinataire aura lieu la première question. Entrez un sujet descriptif qui permet au destinataire de décider s'il ya lieu de lire le message immédiatement. Une fois que vous entrez le sujet, il apparaît dans la barre de titre de la fenêtre de message.

4. Tapez le message.Quoi que vous fassiez, n'oubliez pas d'entrer dans le message lui-même! Vous pouvez corriger l'orthographe de votre message en appuyant sur F7 ou en choisissant Outils -> Orthographe. Tant que vous rédigez des messages au format HTML et la personne qui reçoit vos messages e-mail dispose d'un logiciel capable de lire HTML, vous pouvez décorer des messages à contenu de votre coeur ( plus loin dans cet article, «Tout sur les formats des messages», explique la question de HTML). Expérimentez avec les polices et tailles de police. Caractères gras et souligner le texte. Ajoutez-y une liste à puces ou numérotées. Vous trouverez beaucoup de commandes de formatage dans le menu Format et mise en forme barre d'outils dans la fenêtre de message. Pour choisir la police par défaut et la taille de police avec lequel les messages sont écrits, choisissez Outils -> Options, sélectionnez l'onglet Format du courrier dans la boîte de dialogue Options, et cliquez sur le bouton Polices. Vous voyez la boîte de dialogue Polices. Cliquez sur un bouton Choisir la police et, dans la boîte de dialogue qui s'affiche, sélectionnez une police, style de police et taille de police.

5. Cliquez sur le bouton Envoyer.En tant que «Retarder envoi d'un message», explique plus loin dans cet article, vous pouvez retarder l'envoi d'un message. Les messages restent dans le dossier boîte d'envoi si vous les reporter l'envoi ou si Outlook ne peut pas les envoyer tout de suite parce que votre ordinateur n'est pas connecté à Internet. Si vous décidez en train d'écrire un message à écrire le reste plus tard, choisissez Fichier -> Enregistrer ou appuyez sur Ctrl + S, puis fermer la fenêtre de message. Le message se posera dans le dossier Brouillons. Lorsque vous êtes prêt à terminer la rédaction du message, ouvrez le dossier Brouillons et double-cliquez sur votre message inachevé de reprendre l'écrire. Copies de messages e-mail que vous avez envoyés sont conservés dans le dossier Éléments envoyés. Si vous préférez ne pas conserver des copies des envoyé des e-mails à portée de main, choisissez Outils -> Options et, dans l'onglet Préférences de la boîte de dialogue Options, cliquez sur le E-Mail bouton Options. Vous voyez les Options de la boîte de dialogue. Désélectionnez l'option Enregistrer une copie des messages dans le dossier Éléments envoyés case à cocher.

S'adressant à un message e-mail

Comment pouvez-vous adresser un message e-mail dans la zone de texte de la fenêtre des messages. Permettez-moi de compter les façons:

--Obtenez l'adresse adresse (ou) dans le dossier Contacts: Cliquez sur les (ou Cc ou Cci) bouton pour envoyer un message à quelqu'un dont le nom est sur fichier dans votre dossier Contacts. Vous voyez la boîte de dialogue Choisir des noms. Cliquez ou Ctrl + clic pour sélectionner les noms des personnes à qui vous voulez envoyer le message. Puis cliquez sur le À-> bouton (ou CC-> ou Bcc-> bouton) pour entrer les adresses dans la zone de texte (ou Cc ou Cci zones de texte) de la fenêtre de message. Cliquez sur OK pour revenir à la fenêtre de message. Il s'agit de la meilleure façon de répondre à un message électronique à plusieurs personnes différentes.

--Tapez le nom d'une personne à partir du dossier Contacts: Il suffit de taper le nom d'une personne si le nom est inscrit sur le fichier dans le dossier Contacts. Pour envoyer le message à plus d'une personne, entrez une virgule (,) ou point-virgule (;) entre chaque nom.

--Tapez l'adresse dans la zone de texte: Si vous avez entré l'adresse récemment ou l'adresse est dans le fichier dans votre dossier Contacts ou Carnet d'adresses, un pop-up message avec l'adresse complète figure. Appuyez sur Entrée pour entrer l'adresse sans que vous ayez à taper toutes les lettres. Pour envoyer le message à plus d'une personne, entrez une virgule (,) ou point-virgule (;) entre chaque adresse.

--Répondre à un message envoyé à vous: Sélectionnez le message dans le dossier Boîte de réception et cliquez sur le bouton Répondre. La fenêtre de message s'ouvre avec l'adresse de la personne à laquelle vous répondez déjà entré dans la boîte à texte. C'est le moyen le plus fiable (pas de fautes de frappe de votre part) pour entrer une adresse e-mail. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Répondre à tous pour répondre à l'e-mail de tous les gens à qui le message original a été envoyé.

Envoi d'exemplaires et des copies cachées des messages

L'envoi des copies des messages et des copies cachées des messages est assez simple, mais réfléchissez bien avant de le faire. Selon mon expérience, un bureau de dysfonctionnement en est un où les gens envoient en permanence des copies des messages les uns aux autres, aux superviseurs, de détailler leurs querelles ou d'un document leur travail. Cependant, les copies d'envoi de messages peuvent obstruer les boîtes aux lettres et à chacun le temps de déchets. Lorsque vous envoyez une copie d'un message, la personne qui reçoit le message ne connaît que des copies ont été envoyés parce que les noms des personnes à qui des exemplaires ont été envoyés apparaissent au sommet de l'e-mail message. Mais quand vous envoyer des copies cachées, la personne qui reçoit le message ne sait pas que d'autres l'a reçu. Suivez ces instructions pour envoyer des copies et des copies cachées des messages:

--Envoyer une copie d'un message: Entrez les adresses e-mail dans la boîte texte Cc de la fenêtre Message ou, dans le boîte de dialogue Choisir des noms, des noms de sélectionner et de cliquer sur le CC-> button.

--Envoyer une copie invisible d'un message: Dans la fenêtre de message, cliquez sur le bouton À ou Cc pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir des noms. Sélectionnez ensuite le nom et cliquez sur le champ Cci-> bouton, ou alors d'entrer les adresses dans la zone de texte Cci. Les gens qui envoient souvent des copies aveugles peuvent faire la Cci zone de texte apparaissent dans toutes les fenêtres de message. Pour ce faire, choisissez Affichage -> Champ Cci dans n'importe quelle fenêtre de message.

Répondant à et à la transmission des messages e-mail

Répondant à la transmission des messages est aussi simple comme bonjour. Pour une chose, vous n'avez pas besoin de connaître l'adresse e-mail pour répondre à un message. Dans la boîte de réception, sélectionnez le message que vous souhaitez répondre ou faire suivre et faire ce qui suit:

--Répondre à l'auteur: Cliquez sur le bouton Répondre. La fenêtre de message s'ouvre avec le nom de l'expéditeur est déjà entré dans la zone À et le message d'origine dans la zone de texte ci-dessous. Faites part de votre réponse et cliquez sur le bouton Envoyer.

--Répondre à toutes les parties qui ont reçu le message: Cliquez sur le bouton Répondre à tous. La fenêtre de message s'ouvre avec les noms de toutes les parties qui ont reçu le message dans les zones À et Cc et le message d'origine dans la boîte de texte. Tapez votre réponse et cliquez sur le bouton Envoyer.

--Transférer un message: Cliquez sur le bouton Suivant. La fenêtre de message s'ouvre avec le texte du message original. Vous pouvez soit entrer une adresse e-mail dans la zone de texte ou cliquez sur le bouton A pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir des noms et sélectionner le nom des parties à qui le message sera transmis. Ajouter un mot ou deux pour le message d'origine si vous le souhaitez, puis cliquez sur le bouton Envoyer. Pour trouver l'adresse e-mail de quelqu'un qui vous a envoyé un message e-mail, double-cliquez sur le message pour l'afficher dans la fenêtre des messages, puis cliquez-droit sur le nom de l'expéditeur dans la zone À d'Outlook et choisissez Propriétés. L'adresse e-mail apparaît dans le E-Mail boîte de dialogue Propriétés. Pour ajouter le nom d'un expéditeur dans le dossier Contacts, cliquez-droit sur le nom et choisissez Ajouter aux contacts Outlook. Par défaut, le texte du message d'origine s'affiche dans la fenêtre de message lorsque vous cliquez sur Répondre ou Répondre à tous bouton pour répondre à une message. Toutefois, Outlook offre la possibilité d'afficher pas le texte original par défaut. Le programme offre également des façons différentes d'afficher ce texte. À la portée de ces options et peut-être sélectionner un, choisissez Outils -> Options et, dans l'onglet Préférences de la boîte de dialogue Options, cliquez sur le E-Mail bouton Options. Vous voyez les Options de la boîte de dialogue. Choisir une option sur l'Lorsque vous répondez à une baisse Message déroulant pour indiquer à Outlook comment ou si vous souhaitez afficher les messages d'origine dans les réponses.

un article présenté par Justine Mccain

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Important: Cet article «Adressage et expédier des messages avec Outlook 2003" a été traduit par un logiciel automatique. Nous nous sentons désolés pour les fautes d'orthographe que mai ont eu lieu. Nous vous remercions de votre compréhension.