Maintenir le dossier Contacts en utilisant Outlook 2003

En pathologie, qui est l'étude des maladies et comment elles sont transmises, un contact est une personne qui transmet une maladie transmissible, mais dans Outlook, un contact est quelqu'un dont vous gardez l'information. Informations sur les contacts sont conservés dans le dossier Contacts. Ce dossier est un livre super-adresse. Il a des endroits pour stocker les noms de peuples, leurs adresses, numéros de téléphone, adresses e-mail, pages Web, les numéros de téléavertisseur, les anniversaires, les anniversaires, les surnoms, et d'autres choses encore. Lorsque vous adressez un message e-mail, vous pouvez obtenir l'adresse directement à partir du dossier Contacts pour être sûr que l'adresse est saisie correctement.

Saisie d'un nouveau contact dans le dossier Contacts

Pour placer quelqu'un sur la liste de contacts, ouvrez le dossier Contacts et commencez par faire une des actions suivantes:

- Cliquez sur le bouton Nouveau.

- Appuyez sur Ctrl + N (dans la fenêtre du dossier Contacts) ou Ctrl + Maj + C.

- Choisissez Fichier -> Nouveau -> Contact. Vous voyez le formulaire de contact. Sur ce formulaire sont des lieux pour entrer à peu près tout ce qu'il ya à savoir sur une personne, sauf sa vie amoureuse et vices cachés. Saisissez toutes les informations dont vous avez soin d'enregistrer, en gardant à l'esprit ces règles de la route que vous avancez:

--Les prénoms et noms, adresses et ainsi de suite: Bien que vous mai être tentés d'entrer simplement des adresses, numéros de téléphone, des noms, et ainsi de suite dans les zones de texte, ne le faites pas! Cliquez sur le bouton nom complet sur l'onglet Général, par exemple, d'entrer un nom. Cliquez sur l'entreprise ou la maison pour entrer une adresse dans la boîte de dialogue Adresse Check. En cliquant sur les boutons et la saisie des données dans des boîtes de dialogue, vous permettent à Outlook de séparer les composants de noms, adresses, numéros de téléphone, et ainsi de suite. En tant que tel, Outlook peut utiliser les noms et adresses comme source d'envois en masse et la masse d'e-mailings. Lors de la saisie des informations sur une entreprise, pas une personne, laisser le champ Nom complet blanc et entrez le nom de l'entreprise dans le champ Société.

--Informations qui comptent pour vous: Si le formulaire ne semble pas avoir un endroit pour entrer dans un certain type d'information, essayez de cliquer sur un bouton triangle et en choisissant une catégorie de nouveaux renseignements de la liste déroulante. Cliquez sur le bouton triangle à côté du bouton et choisissez l'entreprise d'accueil, par exemple, si vous voulez entrer une adresse à domicile plutôt que d'une adresse professionnelle

--Fichier en tant que: Ouvrez le fichier en tant que liste déroulante et choisissez une option pour le dépôt du contact dans le dossier Contacts. Les contacts sont classés alphabétiquement par nom, prénom, raison sociale, ou une combinaison des trois. Choisissez l'option qui décrit le mieux comment vous vous attendez à trouver le contact dans le dossier Contacts.

--Adresses postale: Si vous garder plus d'une adresse d'un contact, d'afficher l'adresse à laquelle vous voulez envoyer du courrier et sélectionnez l'This Is the Adresse postale case à cocher. De cette façon, dans une diffusion de masse, les lettres sont envoyées à l'adresse correcte.

--Les adresses e-mail: Vous pouvez saisir trois adresses e-mail pour chaque contact (cliquez sur le bouton triangle et choisissez E-mail 2 ou E-mail 3 pour entrer une adresse de deuxième ou troisième). Dans l'affichage en tant que boîte de texte, Outlook vous montre ce que la ligne À: des messages e-mail ressemblera lorsque vous envoyez un e-mail à un contact. Par défaut, la ligne À: affiche le nom du contact suivi par son adresse e-mail dans les parenthèses. Toutefois, vous pouvez mettre ce que vous souhaitez dans la case Afficher en tant que texte, et, s'ils arrivent quelque chose de différent vous aidera à distinguer entre les adresses e-mail, entrez quelque chose de différent. Par exemple, entrez Lydia - personnel de sorte que vous pouvez dire quand vous envoyez un e-mail à l'adresse personnelle de Lydia, par opposition à son adresse professionnelle.

--Photos: Pour mettre une photo numérique sur un formulaire de contact, cliquez sur le bouton Ajouter un contact photo et, dans l'ajout de contact Picture boîte de dialogue, sélectionnez une image et cliquez sur OK. Assurez-vous d'écrire quelques mots sur l'onglet Général pour décrire comment et où vous rencontré le contact. Lorsque vient le temps d'éliminer les contacts dans la liste des dossiers Contacts, la lecture des descriptions vous permettra de décider qui obtient désherbé et qui ne marche pas. Lorsque vous avez terminé la saisie d'informations, cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer. Si vous êtes dans pressé d'entrer des informations de contact, cliquez sur Enregistrer et le bouton Nouveau. Faire ouvre donc une forme vide de sorte que vous pouvez enregistrer des informations sur un autre contact. Voici un moyen rapide d'entrer les coordonnées de quelqu'un qui vous a envoyé un message e-mail: Ouvrez le message, cliquez-droit sur le nom de l'expéditeur sur le champ À: ligne, et choisissez Ajouter aux contacts Outlook dans le menu contextuel. Vous voyez le formulaire de contact. Entrez plus d'informations sur l'expéditeur si vous le pouvez et cliquez sur le bouton Enregistrer et fermer.

Modification des informations d'un contact

Modification des informations d'un contact est une corvée si vous le faites par le passage d'un champ à onglets Général et les détails du formulaire de contact. Heureusement pour vous, il existe un moyen plus rapide de mettre à jour les informations que vous avez sur un contact allez sur l'onglet Tous les champs dans le formulaire de contact. Choisissez une option sur la sélection à partir liste déroulante, sélectionnez dans le formulaire, et mettre à jour des domaines aussi nécessaire.

--La barre de défilement: Cliquez sur les flèches ou faites glisser le curseur de défilement pour parcourir la liste.

--Lettre boutons: Cliquez sur un bouton lettre sur le côté droit de la fenêtre de se déplacer dans la liste pour une lettre donnée.

--Changer de vue: L'évolution des opinions est souvent utile dans la recherche. Choisir une nouvelle vue dans le menu déroulant Affichage en cours déroulant sur la barre d'outils Avancées.

--Trouver une zone de texte Contact: Entrez un nom ou une adresse e-mail dans la case de texte et appuyez sur Entrée. La zone Rechercher un texte de contact est affichée sur la barre d'outils Standard.

--Trouver un bouton: Cliquez sur le bouton pour ouvrir la vitre et la recherche d'un contact.

--Recherche par catégorie: Catégoriser les contacts que vous le saisissez et passer à un affichage par catégorie pour classer les contacts par catégorie.

un article présenté par Justine Mccain

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