El mantenimiento de la carpeta de contactos con Outlook 2003

En patología, que es el estudio de las enfermedades y cómo se transmiten, un contacto es una persona que transmite una enfermedad transmisible, pero en Outlook, un contacto es alguien de quien guarda información. Información sobre los contactos se guarda en la carpeta Contactos. Esta carpeta es un libro de direcciones super-potencia. Cuenta con lugares para almacenar los nombres de las personas, direcciones, números de teléfono, direcciones de correo electrónico, páginas Web, números de buscapersonas, cumpleaños, aniversarios, apodos, y otras cosas además. Al dirigir un mensaje de correo electrónico, puede obtener la dirección directamente desde la carpeta Contactos para asegurarse de que haya introducido la dirección correcta.

Introducción de un nuevo contacto en la carpeta Contactos

Para colocar a alguien en la lista de Contactos, abra la carpeta Contactos y comenzar por hacer una de las siguientes:

- Haga clic en el botón Nuevo.

- Pulse Ctrl + N (en la ventana de la carpeta de contactos) o Ctrl + Shift + C.

- Seleccione Archivo -> Nuevo -> Contacto. Verá el formulario de contacto. En esta forma son los lugares para entrar en casi todo lo que hay que saber acerca de una persona, salvo su vida amorosa y vicios secretos. Ingrese toda la información que te interesa al registro, teniendo en cuenta estas reglas de la carretera a medida que avanza:

--Los nombres, direcciones, y así sucesivamente: Aunque usted puede sentir la tentación de simplemente introducir direcciones, números de teléfono, nombres, y así sucesivamente en los cuadros de texto, no lo hagas! Haga clic en el botón Nombre completo en la ficha General, por ejemplo, para introducir un nombre. Haga clic en el botón Inicio de negocios o para introducir una dirección en el cuadro de diálogo Comprobar Dirección. Al hacer clic en los botones y la introducción de datos en los cuadros de diálogo, usted permite Outlook para separar los componentes de los nombres, direcciones, números de teléfono, y así sucesivamente. Como tal, Outlook puede utilizar nombres y direcciones como una fuente masiva de correo y envíos de correos masivos. Al introducir información sobre una empresa, no una persona, deja el campo Nombre completo en blanco y escriba el nombre de la empresa en el ámbito de la empresa.

--Información que le importa a usted: Si el formulario no parece tener un lugar para entrar en un cierto tipo de información, pruebe a hacer clic en un botón triángulo y la elección de una categoría nueva información de la lista desplegable. Haga clic en el botón triángulo situado junto al botón Inicio y seleccione de Negocios, por ejemplo, si desea entrar en una casa de direcciones en lugar de una dirección de empresa

--Archivo como: Abrir el archivo como la lista desplegable y seleccione la opción de presentar el contacto en la carpeta Contactos. Los contactos se ordenan alfabéticamente por el apellido, nombre, nombre de la empresa, o combinaciones de los tres. Elija la opción que mejor describe lo que se espera encontrar el contacto en la carpeta Contactos.

--Las direcciones de correo: Si se mantiene más de una dirección de un contacto, mostrar la dirección a la que desea enviar el correo y seleccione el Este es la casilla de verificación de direcciones de correo. De esta manera, en un envío masivo de correos, las cartas son enviadas a la dirección correcta.

--E-mail: Puede introducir tres direcciones de correo electrónico para cada contacto (haga clic en el botón triángulo y elige E-mail 2 o E-mail 3 para introducir una dirección de segunda o tercera). En el cuadro Mostrar como texto, Outlook le muestra lo que la línea Para: de mensajes de correo electrónico se verá como cuando envíe un correo electrónico a un contacto. Por defecto, la línea Para: muestra el nombre del contacto, seguido de su dirección de e-mail en paréntesis. Sin embargo, puede poner lo que desee en el cuadro Mostrar como texto, y si se introduce algo diferente le ayudará a distinguir entre direcciones de correo electrónico, escriba algo diferente. Por ejemplo, introduzca Lydia - Personal de modo que usted puede decir cuando envíe un correo electrónico a la dirección personal de Lydia en oposición a su dirección comercial.

--Fotos: Para poner una foto digital en un formulario de contacto, haga clic en el botón Añadir contacto de fotografías y, en Añadir contacto cuadro de diálogo Imagen, seleccione una imagen y haga clic en Aceptar. Asegúrese de escribir unas palabras en la ficha General para describir cómo y dónde se reunió el contacto. Cuando llegue el momento para eliminar los contactos de la lista de la carpeta Contactos, leer las descripciones te ayudarán a decidir quién es desmalezado y que no. Cuando haya terminado de introducir información, haga clic en el botón Guardar y cerrar. Si usted está en de prisa para introducir la información de contacto, haga clic en el botón Guardar y Nuevo. Si lo hace, se abre un formulario en blanco para que pueda registrar información acerca de otro contacto. Aquí está una manera rápida de introducir información de contacto de alguien que ha enviado un mensaje de correo electrónico: Abre el mensaje, haga clic en el nombre del remitente en el campo Para: de línea, y seleccione Agregar a contactos de Outlook en el menú contextual. Verá el formulario de contacto. Introducir más información sobre el remitente si usted puede y haga clic en el botón Guardar y cerrar.

Cambio de información de un contacto

Cambio de información de un contacto es una tarea si lo hace al pasar de un campo a otro en las fichas General y Detalles de la forma de contacto. Afortunadamente para ti, hay un camino más rápido para actualizar la información que tiene acerca de un contacto ir a la pestaña todos los campos del formulario de contacto. Elija una opción en el Seleccionar de la lista desplegable, desplácese en la forma, y actualizar los campos como necesario.

--La barra de desplazamiento: Haga clic en las flechas o arrastre el cuadro de desplazamiento para desplazarse por la lista.

--Carta de botones: Haga clic en un botón de la letra en el lado derecho de la ventana para avanzar en la lista a una letra específica.

--Cambio visitas: Cambio de puntos de vista a menudo ayuda en la búsqueda. Elige un nuevo punto de vista de la caída de vista actual de lista en la barra de herramientas avanzadas.

--Encontrar un cuadro de texto de Contacto: Introduzca un nombre o dirección de correo electrónico en este cuadro de texto y presione Enter. El cuadro Buscar un texto de contacto se encuentra en la barra de herramientas Estándar.

--El botón Buscar: Haga clic en el botón Buscar para abrir el panel y buscar un contacto.

--Buscar por categoría: Clasificar los contactos al entrar en ellos y cambiar a la vista Por categoría para organizar los contactos por categoría.

un artículo presentado por Justine Mccain

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