Office 2003: Outlook Express: Familiarizando-se com o Outlook

Este artigo puxa a cortina e lhe dá um primeiro vislumbre do Outlook, o e-mailer e organizador pessoal da suíte de programas Office. Leia mais para descobrir uma vez por todas que o Outlook faz, como ir de pasta para pasta, e as diferentes maneiras de ver as coisas em pastas. Você pode encontrar informação sobre como manter as pastas bem organizadas neste artigo. Finalmente, este artigo analisa a forma como a manter um livro de endereços do Outlook.

O que é o Outlook, Anyway?

Outlook não está no personagem com o resto dos programas do Office. É um pouco diferente, você pode dizer assim que você olhar para o ecrã. Barras de Ferramentas Padrão e Formatação familiares estão longe de ser encontrada. Barras de Ferramentas mudar completamente quando você clica em um botão de painel de navegação e ir para uma janela do Outlook diferente. Outlook pode ser confuso porque o programa atende a diversas finalidades. A saber, o Outlook é tudo isso:

--Um programa de e-mail: Você pode usá-lo para enviar e receber e-mails e arquivos, bem como organizar e-mails em pastas diferentes para que você possa manter o controle delas.

--Um agendador de nomeação: O Outlook é também um calendário para marcação de consultas e reuniões. Você pode dizer num ápice quando e onde são esperados, bem como ser alertados para próximos compromissos e reuniões.

--Um livro de endereços: O programa pode armazenar os endereços, números de telefone e endereços de e-mail de amigos, inimigos, clientes e membros da família. Observando essa informação na lista de contatos é fácil. (Veja "Manutenção da pasta de contactos" posteriormente neste artigo.)

--Um lembrete de tarefas: O Outlook é um instrumento de planejamento de projetos. Você pode dizer quando os prazos queda e programar a sua carga de trabalho em conformidade.

--Um recipiente de notas: O programa é um lugar para anotar as notas e lembretes. Outlook é um monte de coisas diferentes, tudo em um. Por esse motivo, o programa pode ser difícil no começo. Mas espere aí. Logo você vai estar rodando por cima do Outlook e torná-lo sofrer em seu nome.

Navegando no Windows Outlook

A janela de Outlook hoje listas de compromissos do calendário, tarefas que precisam fazer, e o número de mensagens em três pastas que pertencem ao e-mail (caixa de entrada, Rascunhos e saída). Não que isso importe em especial, mas todos os trabalhos são divididos entre o Outlook pastas, e essas pastas são mantidos em uma pasta principal chamada de pastas pessoais. Aqui estão as formas de obter a partir de uma janela para outra no Outlook e empreender uma nova tarefa:

--Painel de navegação: Clique em um botão de correio, calendário, contatos, tarefas, notas ou no painel de Navegação para alterar o Windows e usar o Outlook de maneira diferente.

--Menu Go: Escolha uma opção no menu Ir Notes Mail, calendário, contatos, tarefas, para ir de janela em janela. Você também pode alterar o Windows pressionando a tecla Ctrl e um número de 1 a 5.

--Lista de Pastas: Clique no botão Lista de pastas para ver todas as pastas na pasta pessoal, e em seguida, selecione uma pasta. Por exemplo, para ler mensagens de e-mail, selecione a pasta Caixa de Entrada. O botão Lista de pastas está localizado na parte inferior do painel de Navegação. Você também pode ver a lista de pastas pressionando Ctrl +6 ou escolhendo Go -> Lista de Pastas.

--Botão Outlook hoje: Não importa onde você vá no Outlook, você pode sempre clicar no botão Outlook hoje para retornar para a janela Outlook Hoje. Você pode encontrar este botão na barra de ferramentas avançadas.

--Voltar, Avançar, e botões Up One Level: Clique nestes botões para retornar a uma janela, revisitar uma janela que retiraram, ou escalar a hierarquia de pastas pessoais. Os três botões são encontrados na barra de ferramentas avançadas. By the way, você pode abrir uma pasta em uma nova janela. Para fazer isso, clique com o botão painel de navegação e escolha Abrir em Nova Janela. Para fechar uma janela que você abriu este caminho, clique no respectivo botão Fechar (o X no canto upperright). Quando você inicia o Outlook, o programa abre a janela que você estava olhando quando você saiu do programa. Se você estivesse olhando para a Caixa de Entrada quando você fechar o Outlook, por exemplo, você vê o tempo de entrada em que você abrir o programa. No entanto, se você prefere ver a janela Outlook Hoje cada vez que você iniciar o Outlook, clique no botão Personalizar Outlook hoje (é do lado direito da janela do Outlook Hoje). Em seguida, na janela Opções do Outlook Hoje, selecione o Ao iniciar, ir direto a caixa de seleção Outlook hoje e clique no botão Salvar alterações.

Conseguir uma visão melhor de uma pasta

Porque você passa tanto tempo olhando para as pastas, você pode também ter uma boa visão. Para encontrar os itens que você está procurando e ajudar a priorizar seu trabalho, o Outlook oferece diferentes pontos de vista de cada pasta. Cada opção no menu dá-lhe uma visão diferente para a tarefa em questão. Faça uma das seguintes opções para alterar as exibições:

- Abra a exibição atual drop-down list na barra de ferramentas avançadas e fazer uma escolha.

- Escolha Exibir -> Organizar por -> Current View e uma opção no submenu.

- Escolha uma opção atual botão Exibir no painel de navegação

Encontrar itens em pastas

Se você não conseguir localizar um item em uma pasta, deslocando-se, mudar pontos de vista, ou a mudança para ver por categoria, você terá que recorrer ao comando Localizar. O Outlook oferece duas Pesquisar comandos, um simples comando Localizar que está disponível na barra de ferramentas, e uma localização avançada comando que exige mais esforço, mas pode produzir resultados mais exigente. Manter a leitura. A pasta Contatos oferece um meio muito conveniente de encontrar informações de contato de rua. Na localizar uma caixa de texto Contact (você pode encontrá-lo na barra de ferramentas Padrão), digite um nome ou um endereço de e-mail e pressione Enter. Se o nome ou endereço de e-mail pode ser encontrado, é possível ver informações da pessoa de contato.

Pesquisando no painel Localizar

É apenas mim, ou que os outros pensam "dor" em vez de "pane" quando ouvem que as janelas do Outlook são compostos por diferentes painéis o painel de Navegação, painel de leitura, e assim por diante? Como se já não estão em dor suficiente, você pode seguir estes passos para realizar buscas simples no painel Localizar:

1. Clique no botão Localizar em qualquer janela.

2. Se necessário, informe as pastas do Outlook para a pesquisa por abrir a Pesquisa em drop-down list e fazer uma escolha.Escolha uma das opções na lista ou selecione Escolher pastas e escolher um nome de pasta na pasta Select (s) caixa de diálogo. Você pode pesquisar mais de uma pasta ao abrir esta caixa de diálogo e selecionar várias pastas. Em pesquisas pasta de correio, o Outlook procura o texto da mensagem, bem como o assunto das mensagens, mas se esse tipo de pesquisa produz muitas mensagens de olhar através, abrir o menu Opções-down list "sobre o painel de Texto e desmarque Todos Pesquisa em cada mensagem. Desta forma, o Outlook procura sujeitos a 'apenas, e menos mensagens aparecem nos resultados da pesquisa.

3. Digite o que você procura na caixa Procurar texto.

4. Clique no botão Localizar agora.Se a pesquisa não dá fruto, clique no botão Limpar e começar tudo de novo, ou abra o drop-down list Opções e escolha Advanced Find a embarcar em uma pesquisa avançada. (A próxima seção explica a pesquisa avançada.) Clique no botão Localizar ou o botão Fechar no painel Localizar para remover o painel Pesquisar a partir do ecrã.

Realizar uma pesquisa avançada

Executar uma pesquisa avançada quando uma pesquisa simples não fazer o trabalho, quando você quer pesquisar usando mais de um critério, ou quando você quiser pesquisar em várias pastas diferentes. Na procurar na lista suspensa, escolha onde você quer a pesquisa. Se a pasta não estiver na lista, clique no botão Procurar e escolha-o na pasta Select (s) caixa de diálogo. Em seguida, escolha as opções sobre as três guias Contactos, mais escolhas, e Avançado na caixa de diálogo. Quais são as opções disponíveis dependem de qual pasta você está pesquisando. Localização avançada janela oferece comandos à mão para lidar com itens depois de encontrá-los. Selecione os itens e escolha Editar -> Mover para pasta para mover os itens para uma nova pasta. Escolha Editar -> Excluir para excluir os itens. Ctrl + clique, Shift + clique, ou escolha Editar -> Selecionar tudo para selecionar itens na janela de Advanced Find.

Excluindo itens de mensagens de correio electrónico, contactos, tarefas e Outros

Pastas do Outlook são notórias para encher muito rapidamente. E-mails, contatos e tarefas logo entupir as pastas se você gastar algum tempo no Outlook. De vez em quando, vá até a pastas de e-mail, a janela de contatos, a janela de tarefas e calendário para excluir os itens que você não precisa mais. Para excluir itens, selecioná-los e fazer um dos seguintes procedimentos:

- Clique no botão Excluir (ou pressione a tecla Delete).

- Escolha Editar -> Delete (ou pressione Ctrl + D).

- Com o botão direito do mouse e escolha Excluir. Itens excluídos e-mails, compromissos do calendário, contactos ou tarefas de terra na pasta Itens eliminados no caso de você querer recuperá-los. Para excluir itens de uma vez por todas, abrir a pasta Itens Excluídos e começar a apagar como um louco. Para poupar o trabalho de apagar os itens duas vezes, uma na pasta original e, novamente, na pasta Itens Excluídos, o Outlook oferece as seguintes comodidades:

--Esvaziar a pasta Itens excluídos quando você fechar o Outlook: Se você não é fã da pasta Itens eliminados e que pretende remover os itens excluídos, sem revisá-las, escolha Ferramentas -> Opções, selecione a guia Outro da caixa de diálogo Opções, e selecione Esvaziar a Pasta Itens Excluídos ao sair.

--Esvaziar a pasta Itens Excluídos-se: Escolha Ferramentas - Items> Empty "excluídos" Pasta para remover todas as mensagens na pasta Itens Excluídos. Você também pode botão direito do mouse a pasta Deleted Items na Lista de Pastas e escolha Empty "Deleted Items" Folder. Você pode procurar por itens e excluí-los na localização avançada janela. Consulte "Realizar uma pesquisa avançada", anteriormente neste artigo.

um artigo submetido por Justine Mccain

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