Office 2003: Outlook Express: Conociendo con Outlook

En este artículo se tira hacia atrás de la cortina y le da un primer vistazo de Outlook, el programa de correo electrónico y organizador personal en la suite Office de los programas. Continúa leyendo para averiguar de una vez por todas lo que Outlook lo hace, cómo pasar de una carpeta a otra, y las diferentes maneras de ver las cosas en carpetas. Usted puede encontrar consejos sobre cómo mantener bien organizadas las carpetas en este artículo. Por último, este artículo analiza cómo mantener una libreta de direcciones de Outlook.

¿Qué es Outlook, de todos modos?

Outlook no está en el carácter con el resto de los programas de Office. Es un poco diferente que usted puede decir tan pronto como se vistazo a la pantalla. El estándar de formato familiar y barras de herramientas son en ningún sitio. Barras de herramientas cambian por completo cuando se hace clic en un botón del panel de navegación para ir a una ventana de Outlook diferentes. Outlook puede ser confuso debido a que el programa sirve a muchos propósitos diferentes. A saber, Outlook es todo de ellos:

--Un programa de correo electrónico: Usted puede utilizarlo para enviar y recibir mensajes de correo electrónico y archivos, así como organizar los mensajes de correo en carpetas diferentes para que usted pueda hacer un seguimiento de ellos.

--Un programador de la cita: Outlook es también un calendario para la programación de citas y reuniones. Usted puede saber de un vistazo cuando y donde se espera que, así como estar alerta a las próximas citas y reuniones.

--Una libreta de direcciones: El programa puede almacenar las direcciones, números de teléfono y direcciones de correo electrónico de amigos, enemigos, los clientes y miembros de la familia. Mirando esta información en la lista de contactos es fácil. (Ver "El mantenimiento de la carpeta de contactos" más adelante en este artículo.)

--Un recordatorio de tareas: Outlook es un medio de planificación de proyectos. Usted puede decir cuando los plazos de caída y el plan de su carga de trabajo en consecuencia.

--Un recipiente de notas: El programa es un lugar para apuntar notas y recordatorios. Outlook es un montón de cosas diferentes, todo en uno. Por esa razón, el programa puede ser intimidante al principio. Pero aguanta. Pronto va a correr caso omiso de Outlook y lo que es sufrir en su nombre.

Navegar por el Outlook de Windows

La ventana de Outlook para hoy las listas de citas de calendario, las tareas que hay que hacer, y el número de mensajes en tres carpetas que corresponden a correo electrónico (Bandeja de Entrada, Borrador y Bandeja de salida). No es que importe especialmente, pero todos los trabajos de Outlook están divididas entre las carpetas y las carpetas son conservados en una carpeta principal llamada Carpetas personales. Aquí están las maneras de obtener de ventana a ventana en Outlook y emprender una nueva tarea:

--Panel de navegación: Haga clic en un botón de Mail, Calendario, Contactos, Tareas o Notas en el panel de navegación para cambiar las ventanas y utilizar Outlook de una manera diferente.

--Menú Ir: Elija una opción en el menú Ir Mail, Calendario, Contactos, Tareas, Notas para pasar de ventana a ventana. También puede cambiar de ventana pulsando la tecla Ctrl y un número del 1 al 5.

--Lista de carpetas: Haga clic en el botón Lista de carpetas para ver todas las carpetas en la carpeta personal, a continuación, seleccione una carpeta. Por ejemplo, para leer mensajes entrantes de correo electrónico, seleccione la carpeta Bandeja de entrada. El botón Lista de carpetas se encuentra en la parte inferior del panel de navegación. También puede ver la lista de carpetas pulsando Ctrl +6 o elegir Ir -> Lista de carpetas.

--Botón de Outlook para hoy: No importa a donde vaya en Outlook, siempre puedes hacer clic en el botón de Outlook para hoy para volver a la ventana de Outlook para hoy. Usted puede encontrar este botón en la barra de herramientas avanzadas.

--Atrás, Adelante, y más botones de Nivel Uno: Haga clic en estos botones para volver a una ventana, volver a una ventana que se retiraron de, o subir la jerarquía de carpetas personales. Los tres botones que se encuentran en la barra de herramientas avanzadas. Por cierto, usted puede abrir una carpeta en una ventana nueva. Para ello, haga clic en un botón del panel de navegación y seleccione Abrir en ventana nueva. Para cerrar una ventana que abrió de esta manera, haga clic en su botón Cerrar (la X en la esquina upperright). Cuando se inicia Outlook, el programa se abre a la ventana que estás mirando cuando se salió del programa. Si se miraba la bandeja de entrada cuando se cierra Outlook, por ejemplo, verá la próxima vez que abra la bandeja de entrada del programa. Sin embargo, si usted prefiere ver la ventana de Outlook para hoy cada vez que inicie Outlook, haga clic en el botón Personalizar Outlook para hoy (es en la parte derecha de la ventana de Outlook para hoy). Luego, en la ventana de Outlook Opciones de hoy, seleccione el Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy casilla de verificación y haga clic en el botón Guardar cambios.

Conseguir una mejor vista de una carpeta de

Debido a que pasan mucho tiempo mirando en las carpetas, ya puedes tener una buena vista. Para encontrar los artículos que estás buscando y ayudar a priorizar su trabajo, Outlook ofrece diferentes puntos de vista de cada carpeta. Cada opción del menú le da una perspectiva diferente a la tarea a mano. Realice una de las siguientes para cambiar puntos de vista:

- Abrir la caída de vista actual de lista en la barra de herramientas avanzadas y hacer una elección.

- Seleccione Ver -> Ordenar por -> Vista actual y una opción en el submenú.

- Seleccione un botón de opción Vista actual en el panel de navegación

Búsqueda de elementos de las carpetas

Si usted no puede encontrar un elemento en una carpeta por el desplazamiento, el cambio de puntos de vista, o cambiar a la vista de Categoría A, tendrá que recurrir al comando Buscar. Outlook ofrece dos comandos find, un simple comando Buscar que está disponible en la barra de herramientas, y una Búsqueda avanzada de comando que requiere más esfuerzo, pero pueden dar resultados más exigentes. Sigue leyendo. La carpeta Contactos ofrece una manera conveniente de encontrar la información de contacto callejero. En el cuadro Buscar un texto de contacto (lo puede encontrar en la barra de herramientas estándar), introduzca un nombre o una dirección de correo electrónico y pulse Enter. Si el nombre o la dirección de correo electrónico se puede encontrar, se puede ver información de contacto de la persona.

Buscando en el panel Buscar

¿Soy yo, o piensan los demás "dolor" en lugar de "panel" cuando se enteran de que las ventanas de Outlook se compone de diferentes paneles del panel de navegación, panel de lectura, y así sucesivamente? Como si no están ya en el dolor lo suficiente, puede seguir estos pasos para llevar a cabo búsquedas simples en el panel Buscar:

1. Haga clic en el botón Buscar, en cualquier ventana.

2. Si es necesario, dicen que las carpetas de Outlook para buscar la apertura de la Buscar en la lista desplegable y hacer una elección.Elija una de las opciones de la lista o seleccione Elegir carpetas y elegir un nombre de la carpeta en la carpeta Seleccione (s) de cuadro de diálogo. Usted puede buscar más de una carpeta mediante la apertura de este cuadro de diálogo y seleccionar varias carpetas. En las búsquedas de carpetas de correo electrónico, Outlook busca el texto en mensajes, así como el asunto de los mensajes, pero si ese tipo de búsqueda produce demasiados mensajes para mirar a través, abrir el desplegable Opciones de lista en el panel Buscar y desactive la opción de búsqueda todo el texto de cada mensaje. De esta manera, Outlook busca temas Mensajes "sólo, y menos mensajes aparecen en los resultados de búsqueda.

3. Escriba lo que usted está buscando en el cuadro Buscar texto.

4. Haga clic en el botón Buscar ahora.Si su búsqueda no da fruto, haga clic en el botón Borrar y empezar de nuevo, o abrir el desplegable Opciones y seleccione la lista de Búsqueda avanzada para embarcarse en una búsqueda avanzada. (La siguiente sección explica la búsqueda avanzada.) Haga clic en el botón Buscar o el botón Cerrar en el panel Buscar para quitar el panel Buscar de la pantalla.

La realización de una búsqueda avanzada

Ejecutar una búsqueda avanzada en una búsqueda simple no hacer el trabajo, cuando se desea buscar usando más de un criterio, o cuando desea buscar en varias carpetas diferentes. En el buscar la lista desplegable, seleccione la que desea para la búsqueda. Si la carpeta no está en la lista, haga clic en el botón Examinar y elegir en la Selección de carpetas (s) de cuadro de diálogo. A continuación, elija las opciones de los contactos tres pestañas, más opciones, y de avanzada en el cuadro de diálogo. ¿Qué opciones están disponibles depende de la carpeta que está buscando. La ventana Búsqueda avanzada ofrece comandos útiles para tratar los temas después de que los encontréis. Seleccione los elementos y seleccione Editar -> Mover a una carpeta para mover los elementos en una carpeta nueva. Seleccione Editar -> Borrar para borrar los elementos. Ctrl + clic, Shift + clic, o seleccione Edición -> Seleccionar todo para seleccionar elementos en la ventana Búsqueda avanzada.

Eliminación de mensajes de Correo, Contactos, Tareas, y otros artículos

Carpetas de Outlook son notorios para llenar muy rápidamente. Mensajes de correo electrónico, contactos y tareas antes obstruir las carpetas si pasa algún tiempo en Outlook. De vez en cuando, vaya a través de la carpetas de correo electrónico, contactos de ventana, la ventana de tareas y calendario para eliminar los elementos que ya no necesita. Para eliminar elementos, seleccionarlos y hacer una de las siguientes:

- Haga clic en el botón Borrar (o pulse la tecla Supr).

- Seleccione Editar -> Borrar (o presione Ctrl + D).

- Haga clic derecho y seleccione Suprimir. Ítems eliminados mensajes de correo electrónico, citas de calendario, los contactos o las tareas de la tierra en la carpeta Elementos eliminados en caso de que desee recuperarlos. Para eliminar elementos de una vez por todas, abra la carpeta Elementos eliminados y comenzará a eliminar como un loco. Para ahorrarle el trabajo de eliminar elementos dos veces, una vez en la carpeta original y de nuevo en la carpeta Elementos eliminados, Outlook ofrece las siguientes comodidades:

--Vaciar la carpeta Elementos eliminados al cerrar Outlook: Si no eres fan de la carpeta Elementos eliminados y de que deseas eliminar elementos suprimidos sin revisarlos, seleccione Herramientas -> Opciones, seleccione la ficha Otros en el cuadro de diálogo Opciones, y seleccione Vaciar la carpeta Elementos eliminados al salir.

--Vaciar la carpeta Elementos eliminados a ti mismo: Seleccione Herramientas - Artículos> Empty "eliminados" carpeta para eliminar todos los mensajes en la carpeta Elementos eliminados. También puede hacer clic en la carpeta Elementos eliminados de la Lista de carpetas y elija Vaciar "Elementos eliminados" de carpetas. Usted puede buscar los artículos y eliminar en la ventana Búsqueda avanzada. Véase "Realización de una búsqueda avanzada," anteriormente en este artículo.

un artículo presentado por Justine Mccain

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