Churning para fora cartas, etiquetas e envelopes para mailings em massa

Graças ao milagre da computação, você pode churn out cartas de formulário, etiquetas e envelopes para mailings em massa na privacidade do seu lar ou escritório, assim como as grandes empresas fazem. É fácil, contanto que você tome o tempo para preparar o arquivo de origem. O arquivo origem é o arquivo que os nomes e endereços vêm. A tabela do Word, uma planilha do Excel, uma tabela de banco de dados Microsoft Access ou consulta, ou uma lista de contatos do Outlook ou livro de endereços pode servir como o arquivo de origem. Para gerar cartas de formulário, etiquetas ou envelopes, você combinar o arquivo de origem com uma carta de formulário , etiqueta ou documento de envelope. Word chama esse processo de fusão. Durante a série, nomes e endereços do arquivo de origem estão ligados nos lugares apropriados na forma de carta, etiqueta, envelope ou documento. Quando a fusão estiver completa, você pode salvar as cartas de formulário, etiquetas, envelopes ou em um novo arquivo ou impressão de começar imediatamente. O seguinte texto explica como preparar o arquivo de origem e mesclar endereços a partir do arquivo de origem com um documento para criar cartas de formulário, etiquetas ou envelopes. Então você descobre como imprimir as cartas de formulário, etiquetas ou envelopes.

Preparando o arquivo de origem

Se você pretende obter endereços para cartas de formulário, etiquetas, envelopes ou de uma lista de contatos do Outlook ou livro de endereços no seu computador, você está pronto para ir. No entanto, se você não tiver inserido os endereços ainda ou você está mantendo-os em uma tabela do Word, a tabela de banco de dados Access ou consulta do Access, certifique-se que os dados estão em boas condições de funcionamento:

--Tabela do Word: Salve a tabela em seu próprio arquivo e digite um título descritivo no topo de cada coluna. Na série, quando você diz o Word, onde a ficha no endereço e outros dados, você vai fazê-lo optando por um nome do cabeçalho do topo de uma coluna.

--Tabela do Excel: Organizar a planilha no formato de tabela com um título descritivo sobre cada coluna. O Word irá ligar o endereço e outros dados, escolhendo nomes posição.

--Tabela de banco de dados Access ou consulta: Certifique-se de que você sabe os nomes dos campos na tabela ou consulta de banco de dados onde você guarda os endereços. Durante a série, você será solicitado para nomes de domínio. By the way, se você está confortável no Access, uma tabela de consulta de banco de dados para os registros que você vai precisar. Como você vai descobrir em breve, o Word oferece uma técnica para escolher apenas os registros que você deseja para cartas de formulário, etiquetas ou envelopes. No entanto, consultando o primeiro, você pode começar com os registros que você precisa e se poupar de ter que escolher registros no Word. A tabela do Word ou Access tabela ou consulta pode incluir mais informações sobre o endereço. Não se preocupe em apagar informações que ISN Não exigido para cartas de formulário, etiquetas e envelopes. Como você vai descobrir em breve, você começa a decidir qual a informação a incluir na tabela ou consulta.

Mesclando o arquivo de origem com o documento

O próximo passo na geração de cartas de formulário, etiquetas ou envelopes para mala direta é mesclar o arquivo de origem com o documento. Siga estas etapas gerais para fazer isso:

1. Abra um novo documento, se você pretende imprimir etiquetas ou envelopes PT massa, se você pretende imprimir cartas de formulário, quer abrir um novo documento ou abrir uma carta que você já tenha escrito e excluir do destinatário nome, endereço e outras partes da carta que será diferente de

2. Escolha Ferramentas -> Cartas e Correspondências -> Mala Direta.O painel tarefa Mail Merge aparece. Como você completo cada etapa do Assistente de mala direta, você irá clicar no link Próximo, na parte inferior do painel de tarefas.

3. Em Selecione o tipo de documento no painel de tarefas, selecione as cartas, Envelopes ou etiquetas de botão de opção e, na etapa 1, de 6, clique no Seguinte: Iniciar o link do documento.

4. Em Selecione Iniciar o documento no painel de tarefas, escolher o tipo de documento com o qual você está lidando e, na etapa 2 de 6, clique Seguinte: Seleccionar destinatários hiperlink.Aqui estão as suas escolhas no Passo 2:

• Letras Forma: Com o uso do botão de opção documento atual já selecionado, você está pronto para ir. O texto da sua carta de formulário já aparece na tela se você seguiu as instruções para abri-la ou escrevê-lo na Etapa 1. (Para usar uma carta de formulário que você usou antes, selecione o botão Iniciar existente opção Documento, clique no botão Abrir, localizar e selecionar a carta na caixa de diálogo Abrir, e clique no botão Abrir. Sua carta de formulário aparece na tela. )

• Marcadores: Com o botão opção Alterar Layout do Documento já selecionado, clique no link Opções de etiqueta em Change Layout do Documento. Você vê a caixa de diálogo Opções de etiqueta, se você dizer que tamanho Word rótulos que você vai imprimir. Consulte "Imprimir um único endereço Label (ou uma página da mesma etiqueta)", anteriormente neste artigo, se precisar de aconselhamento para preenchimento desta caixa de diálogo. Uma folha de etiquetas de amostra aparece na tela.

• Envelopes: Com a mudança do documento de opção de layout já selecionado, clique no link Opções de Envelope em Change Layout do Documento. Você vê a caixa de diálogo Opções de envelope, onde, em Opções de Envelope e guias Opções de Impressão, você diz que o Word envelope tamanho que você vai imprimir. Consulte "Imprimir um endereço em um envelope", anteriormente neste artigo, para obter instruções sobre o preenchimento dessas guias. Um envelope de exemplo aparece na tela.

5. Diga o que o Word o arquivo de origem ou a fonte do seu endereço de einformações de dados é.A seção anterior, "Preparando o arquivo de origem", explica o que é um arquivo de origem. Suas opções são as seguintes:

• Endereços de uma tabela do Word, Excel tabela, tabela de banco de dados Access,ou consulta de Acesso: Em Seleccionar destinatários, certifique-se que o botão de opção Utilizar uma lista existente está selecionada e, em seguida, clique no link Navegue em Usar uma lista existente. Você vê a caixa de diálogo Select Data Source. Localize o arquivo do Word ou tabela do Excel com a tabela ou o banco de dados Access com a tabela ou consulta, selecione-o e clique no botão Abrir. Se você selecionar um banco de dados Access, você vê o Marque a caixa de diálogo Tabela. Selecione a tabela ou consulta que você deseja e clique no botão OK.

• Endereços do Microsoft Outlook: Em Seleccionar destinatários, seleccione a partir do Outlook botão de opção Contactos. Em seguida, em Selecionar nos contatos do Outlook, clique em Escolher a Pasta Contatos hiperlink. A caixa diálogo Choose Profile é exibida. Clique em OK na caixa de diálogo. Você vê a Selecione a pasta Lista de Contatos caixa de diálogo. Dê um duplo clique na pasta Contatos lá. Agora você está chegando em algum lugar. Você vê Destinatários da Mala Direta caixa de diálogo, com a sua lista de contatos.

6. Em Destinatários da Mala Direta caixa de diálogo, selecione os nomes das pessoas paraquem você vai enviar e-mail, clique em OK.Para selecionar nomes de destinatários, selecione ou desmarque as caixas de seleção no lado esquerdo da caixa de diálogo, ou então clique no botão Limpar tudo para remover todos os controlos e, em seguida, selecionar os nomes dos beneficiários, uma de cada vez.

7. Clique no link em Avançar na parte inferior do painel de tarefas para ir para a Etapa 4da mala direta.

8. Digite o bloco de endereços em cartas de formulário, etiquetas ou envelopes.O bloco de endereço é o endereço, incluindo o nome do destinatário, empresa, cargo, endereço, cidade e CEP. Se estiver a criar cartas de formulário, clique na carta exemplo, onde o bloco de endereço vai. Se você for imprimir em envelopes, clique no meio do envelope onde o endereço de entrega vai. Em seguida, siga estas etapas para entrar no bloco de endereço: • Clique no botão Inserir endereço Block na barra de ferramentas de mala direta ou clique no endereço de hiperlink Bloco no painel de tarefas Mala Direta. O Insert Address Block caixa de diálogo aparece. • Escolha um formato para entrar nome do destinatário no bloco de endereço (assista a janela de visualização como fazer isso). • Clique no botão Match Fields. Você vê a caixa de diálogo Campos • Usando a lista drop-down no lado direito da caixa de diálogo, coincidir com os campos em seu arquivo de origem com os campos de endereço de bloco no lado esquerdo da caixa de diálogo. • Clique em OK no jogo Campos caixa de diálogo Inserir bloco ea caixa de diálogo Endereço. O < > Campo aparece no documento o endereço onde irá. Mais tarde, quando você mesclar o documento com a fonte de dados, dados reais, aparecerá em que o campo é agora. Pense em um campo como uma espécie de espaço reservado para dados.

9. Clique no botão Ver Dados Intercalados na barra de ferramentas Mail Merge para verdados reais em vez de campos.Agora você pode ver claramente se você entrou no bloco de endereço corretamente. Se não digitá-lo corretamente, clique no botão Match Fields na barra de ferramentas Mala Direta para abrir a caixa de diálogo Campos e fazer novas escolhas. 10.Dar os últimos retoques em cartas de formulário, etiquetas ou envelopes:

• Letras Forma: Clique onde a saudação ( "Dear John") vai e clique no botão Inserir Postais Line na barra de ferramentas de mala direta ou o aniversário de hiperlink Line. Você vê a caixa de diálogo Linha de Saudação. Faça escolhas na caixa de diálogo para determinar como saudações as letras "a ler. O corpo da sua carta de formulário pode muito bem incluir a informação variável, tais como nomes e aniversários. Para inserir esse material, clique no local onde vai a informação variável e clique no botão Inserir Campos ou o hiperlink Mais itens. O Insert Merge Field caixa de diálogo aparece e listas de campos do arquivo de origem. Selecione um campo, clique no botão Inserir e clique no botão Fechar. Se você está editando a sua carta de formulário e você precisa ver exatamente onde a informação variável que você digitou está localizado, clique no botão Realce Merge Fields. A informação variável é destaque no documento.

• Marcadores: Clique no botão Atualizar Todos os selos na parte inferior do painel de tarefas para inserir os rótulos de todos os destinatários no documento de amostra. (Você pode ter que clicar na seta para baixo na parte inferior do painel de tarefas várias vezes para ver o botão.) Para incluir códigos de barra postal em etiquetas, clique no link Código Postal Bar no painel de tarefas, certifique-se que um campo de código postal é selecionado no Bar Postal de diálogo Inserir código e clique em OK. Códigos de barras postal ajuda a obter o correio entregue mais rápido.

• Envelopes: Se você não gosta de letra ou tamanhos de letra no envelope, selecione um endereço de e alterar fontes e tamanhos de fonte com a lista suspensa na barra de ferramentas Formatação. Para introduzir um endereço de retorno, clique no canto superior direito e introduza-a mão. Para incluir códigos de barras postais em envelopes, clique abaixo do endereço de entrega, clique no link Código Postal Bar no painel de tarefas, e preencher o Bar Postal de diálogo Inserir código 1.

1. Clique no botões Próximo Registro e Registro Anterior na malabarra de ferramentas para pular de destinatário para destinatário e certifique-se de que você teminformações digitadas corretamente.Os itens que você vê na tela são as mesmas cartas, envelopes ou etiquetas que você vai ver quando tiver terminado a impressão. (Clique no botão Ver Dados Intercalados se você vê os nomes de campo, em vez de nomes de pessoas e endereços.) Se um item está incorreto, abra o arquivo de origem e corrigi-lo lá. Quando você salvar o arquivo de origem, a correção é feita no documento de amostra. Finalmente você está pronto para imprimir as cartas de formulário, etiquetas ou envelopes. Melhor manter a leitura.

Impressão de cartas de formulário, etiquetas e envelopes

Depois de ter ido para o trabalho de preparar o arquivo de dados e mesclá-lo com o documento, você está pronto para imprimir cartas de formulário, etiquetas ou envelopes. Comece por colocar o papel, folhas de etiquetas ou envelopes na impressora:

--Letras Forma: Cartas de formulário são mais fáceis de imprimir. Basta colocar o papel na impressora.

--Marcadores: Coloque as folhas de etiqueta na impressora.

--Envelopes: Nem todas as impressoras são capazes de imprimir envelopes, um após o outro. Desculpe, mas você provavelmente terá que consultar o manual que veio triste com a sua impressora para encontrar a maneira correta de carregar envelopes. Agora, para imprimir as cartas de formulário, etiquetas ou envelopes, guardar o material em um novo documento ou enviá-lo em linha reta para a impressora:

--Salvando em um novo documento: Clique no botão Mesclar para novo documento na barra de ferramentas Mala Direta (ou pressione Alt + Shift + N) para criar um novo documento para cartas de formulário, etiquetas ou envelopes. Você vê a série para um novo caixa de diálogo Document. Clique em OK. Após o Word cria o documento, salvá-lo e imprimi-lo. Você pode ir para o documento e fazer alterações aqui e ali antes de imprimir. Em cartas, por exemplo, você pode escrever uma frase ou duas letras diferentes para personalizá-los.

--Impressão de imediato: Clique no botão Mesclar para impressora (ou pressione Alt + Shift + M) para imprimir as cartas de formulário, etiquetas, envelopes ou sem salvá-los em um documento. Clique em OK na Mesclar para impressora caixa de diálogo e então negociar a caixa de diálogo Imprimir.

um artigo submetido por Justine Mccain

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