Sfornare lettere, etichette e buste per la Messa Mailings

Grazie al miracolo di calcolo, si può sfornare lettere tipo, etichette e buste per una spedizione di massa nella privacy della vostra casa o in ufficio, così come le grandi aziende fanno. E 'facile, fino a quando si prende il tempo di preparare il file di origine. Il file sorgente è il file che i nomi e gli indirizzi di provenienza. Una tabella di Word, un foglio di lavoro Excel, una tabella di database di Microsoft Access o una query, o di un elenco di contatti di Outlook o Rubrica Indirizzi può servire come il file di origine. Per generare lettere tipo, etichette o buste, si combinano il file di origine con una lettera tipo , etichetta, o il documento di busta. Word chiama questo processo fusione. Durante la fusione, i nomi e gli indirizzi dai file di origine sono inseriti nei luoghi appropriati nella lettera tipo, etichetta, o il documento di busta. Quando la fusione è completa, si può salvare il modulo di lettere, etichette o buste in un nuovo file o la stampa di cominciare subito. Il testo che segue spiega come preparare il file di origine e unire gli indirizzi dai file sorgente con un documento di creare lettere tipo, etichette o buste. Poi si scopre come stampare le lettere di tipo, etichette o buste.

Preparare il file di origine

Se avete intenzione di ottenere gli indirizzi per le vostre lettere forma, le etichette, o le buste da un elenco di contatti di Outlook o Rubrica sul computer, si è pronti ad andare. Tuttavia, se non hai inserito gli indirizzi ancora o si sta mantenendo in una tabella di Word, tabella di database di Access o una query di Access, assicurarsi che i dati siano in buono stato di funzionamento:

--Tabella di Word: Salvare la tabella in un file separato e inserire un titolo descrittivo nella parte superiore di ogni colonna. Per la fusione, quando dici Word dove inserire l'indirizzo e altri dati, potrete farlo scegliendo un nome voce dalla cima di una colonna.

--Tabella Excel: Disporre il foglio di lavoro in formato tabella con una voce descrittiva in cima a ciascuna colonna. Parola verrà presa in indirizzo e altri dati per la scelta dei nomi voce.

--Tabella di database di Access o una query: Assicurarsi che si conoscono i nomi di campo nella tabella del database o la query dove tenete gli indirizzi. Durante la fusione, vi verrà chiesto di nomi di campo. Dal modo in cui, se si sono confortevoli in Access, query di una tabella di database per i record è necessario. Come scoprirete presto, Word offre una tecnica per la scelta solo i record che si desidera per il vostro lettere tipo, etichette o buste. Tuttavia, interrogando in primo luogo, si può iniziare con i record è necessario ed evitate di dover scegliere documenti in Word. Una tabella di Word o Access tabella o una query può contenere più informazioni di indirizzo. Non preoccuparti di eliminare le informazioni che ISN 't necessario per lettere tipo, etichette e buste. Come scoprirete presto, si arriva a decidere quali informazioni da includere nella tabella o query.

La fusione dei file di origine con il documento

Il prossimo passo nella creazione di lettere tipo, etichette o buste per una spedizione di massa è quello di unire il file di origine con il documento. Seguire questi passaggi generali per farlo:

1. Aprire un nuovo documento, se si desidera stampare le etichette o buste en massa, se si desidera stampare le lettere di tipo, o aprire un nuovo documento o aprire una lettera che hai già scritto ed eliminare del destinatario nome, l'indirizzo, e in altre parti della lettera che sarà diverso da destinatario al destinatario.

2. Scegliere Strumenti -> Lettere e indirizzi -> Stampa unione.Il riquadro attività Stampa unione. Per il completamento di ogni passo nella Creazione guidata Stampa unione, si sceglie il collegamento successivo nella parte inferiore del riquadro attività.

3. In Selezionare tipo di documento nel riquadro attività, selezionare le lettere, Buste, etichette o pulsante di opzione, e, nell'ambito della fase 1 di 6, fare clic sul Next: A partire collegamento ipertestuale del documento.

4. In Selezionare documento di partenza nel riquadro attività, scegliere il tipo di documento con cui hai a che fare, e, nell'ambito della fase 2 di 6, fare clic Next: Seleziona destinatari collegamento ipertestuale.Qui ci sono le vostre scelte in Fase 2:

• Forma lettere: Con l'uso del pulsante documento corrente opzione già selezionata, si è pronti ad andare. Il testo della lettera sotto forma appare già sullo schermo, se avete seguito le istruzioni per l'apertura o la scrittura in Fase 1. (Per utilizzare un modello di lettera che hai usato prima, selezionare il pulsante Start dal documento esistente opzione, fare clic sul pulsante Apri, trovare e selezionare la lettera nella finestra di dialogo Apri e fare clic sul pulsante Apri. Tua lettera forma appare sullo schermo. )

• Etichette: Con il pulsante Modifica opzione Documento layout già selezionata, fare clic su Opzioni etichette collegamento ipertestuale sotto Cambia layout del documento. Si vede la finestra di dialogo Opzioni etichette, dove si raccontano parola, ciò che taglia le etichette si stampa su. Vedere "Stampa di un unico indirizzo di etichetta (o una pagina della stessa etichetta)," in precedenza in questo articolo, se avete bisogno di consulenza per la compilazione di questa finestra di dialogo. Un foglio di etichette campione appare sullo schermo.

• Buste: Con il pulsante Modifica opzione Documento layout già selezionata, fare clic su Opzioni busta collegamento ipertestuale sotto Cambia layout del documento. Si vede la finestra di dialogo Opzioni busta, dove, su Opzioni busta e stampa schede Opzioni, è dire a Word cosa busta si stampa su. Vedere "Stampa di un indirizzo su una busta" in precedenza in questo articolo, per le istruzioni circa la compilazione di queste schede. Una busta campione appare sullo schermo.

5. Dillo a Word che cosa il vostro file di origine o la fonte del tuo indirizzo edati informazioni.La sezione anteriore, "Preparare il file di origine", spiega che cosa è un file di origine. Le opzioni sono le seguenti:

• Indirizzi da una tabella di Word, tabelle Excel, tabella di database di Access,o query di Access: In Selezione destinatari, assicurarsi che l'utilizzo di un pulsante esistente opzione Elenco è selezionata e quindi fare clic sul collegamento ipertestuale Sfoglia nell'ambito Usa elenco esistente. Viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona origine dati. Individuare il file di Word o una tabella Excel con la tabella o il database di Access con la tabella o query, selezionare e fare clic sul pulsante Apri. Se si seleziona un database di Access, viene visualizzata la finestra di dialogo Seleziona tabella. Selezionare la tabella o la query desiderato e fare clic sul pulsante OK.

• Gli indirizzi da Microsoft Outlook: In Selezione destinatari, selezionare Seleziona dai contatti di Outlook pulsante di opzione. Quindi, in Seleziona dai contatti di Outlook, fare clic sul collegamento ipertestuale Scegli cartella Contatti. Scegli profilo finestra di dialogo. Fare clic su OK in questa finestra di dialogo. Vedete Seleziona cartella Elenco Contatti finestra di dialogo. Fare doppio clic sulla cartella Contatti lì. Ora che stai ricevendo da qualche parte. Vedete Destinatari Stampa unione finestra di dialogo, con la sua lista di contatti.

6. Nel Destinatari Stampa unione finestra di dialogo, selezionare i nomi delle persone aquale si invia la posta, quindi fare clic su OK.Per selezionare i nomi dei destinatari ', selezionare o deselezionare le caselle di controllo sul lato sinistro della finestra di dialogo, oppure fare clic sul pulsante Cancella tutto per rimuovere tutti i controlli e quindi selezionare i nomi dei destinatari' uno alla volta.

7. Fare clic sul collegamento ipertestuale Avanti nella parte inferiore del riquadro attività per andare al passaggio 4della stampa unione.

8. Inserisci il blocco di indirizzi sul vostro lettere tipo, etichette o buste.Il Blocco di indirizzi è l'indirizzo, compreso il nome del destinatario, società, titolo, indirizzo, città, e CAP. Se si sta creando le lettere di tipo, fare clic nella lettera del campione in cui il blocco di indirizzi andranno. Se si sta stampando su buste, fare clic al centro della busta in cui l'indirizzo di consegna andrà. Quindi seguire questi passaggi per entrare nel blocco di indirizzi: • Fare clic sul pulsante Blocca Inserisci indirizzo sulla barra degli strumenti Stampa unione o fare clic sul collegamento ipertestuale Blocco di indirizzi nel riquadro attività Stampa unione. Il Inserisci indirizzo di casella Blocco di dialogo. • Scegliere un formato per l'inserimento il nome del destinatario del blocco di indirizzi (vedere la finestra di anteprima come si fa così). • Fare clic sul pulsante Corrispondenza campi. Viene visualizzata la finestra di dialogo Corrispondenza campi • Utilizzo del elenchi a discesa sul lato destro della finestra di dialogo, incontro i campi nel file sorgente con i campi di blocco di indirizzi sul lato sinistro della finestra di dialogo. • Fare clic su OK nella partita finestra di dialogo Campi e inserire il blocco casella Indirizzo di dialogo. La < > Campo appare nel documento in cui l'indirizzo andrà. Più tardi, quando si unisce il documento con la fonte dei dati, i dati reali appariranno in cui il campo è ora. Pensate a un campo come una sorta di segnaposto per i dati.

9. Fare clic sul pulsante Visualizza dati uniti sulla barra degli strumenti Stampa unione per visualizzarei dati reali, piuttosto che i campi.Ora si può vedere chiaramente se hai inserito il blocco di indirizzi in modo corretto. Se non hai inserito correttamente, fare clic sul pulsante Match campi sulla barra degli strumenti Stampa unione per aprire la finestra di dialogo Corrispondenza campi e fare nuove scelte. 10.Mettere gli ultimi ritocchi sul vostro lettere tipo, etichette o buste:

• Forma lettere: Fare clic dove il saluto ( "Dear John") andrà quindi fare clic sul pulsante Inserisci Saluto Linea sulla barra degli strumenti Stampa unione o il collegamento ipertestuale Saluto Line. Viene visualizzata la finestra di dialogo Formula di apertura. Fate scelte in questa finestra di dialogo per stabilire come salutations le lettere 'legge. Il corpo della tua lettera modulo può anche includere altre informazioni variabili come nomi e compleanni. Per entrare in quella roba, fare clic su cui l'informazione variabile e va quindi fare clic sul pulsante Inserisci campi unione o più oggetti collegamento ipertestuale. Inserisci campo unione finestra di dialogo che elenca i campi dal file di origine. Selezionare un campo, fare clic sul pulsante Inserisci, fare clic sul pulsante Chiudi. Se si modifica il modello di lettera e hai bisogno di vedere esattamente dove le informazioni sulle variabili inserite si trova, fare clic sul pulsante Evidenzia campi unione. Le informazioni variabile è evidenziato nel documento.

• Etichette: L'aggiornamento Fare clic su Tutti pulsante etichette sulla parte inferiore del riquadro attività per accedere etichette di tutti i destinatari 'nel documento di esempio. (Potrebbe essere necessario fare clic sulla freccia verso il basso nella parte inferiore del riquadro attività volte a vedere il pulsante.) Per includere i codici a barre su etichette postali, fare clic sul collegamento ipertestuale codice postale a barre nel riquadro attività, assicurarsi che il codice di avviamento postale di campo è stato selezionato nel Inserisci codice postale a barre finestra di dialogo e fare clic su OK. Codici a barre postale aiutare le mail vengano consegnati più veloce.

• Buste: Se non vi piacciono i caratteri o le dimensioni dei font sulla busta, selezionare un indirizzo e cambia i caratteri e le dimensioni dei font con gli elenchi a discesa sulla barra degli strumenti Formattazione. Per immettere un indirizzo di ritorno, clicca in alto a destra ed entrare dal mano. Per includere i codici a barre sulle buste postali, fare clic qui di seguito l'indirizzo di consegna, fare clic sul collegamento ipertestuale codice postale a barre nel riquadro attività, e compilare il Inserisci codice postale a barre finestra di dialogo. 1

1. Fare clic sul record successivo e precedente pulsanti record sulla stampa unionebarra degli strumenti per passare dal destinatario al destinatario e assicurarsi di averele informazioni immesse correttamente.Le voci che vedi sullo schermo sono le stesse lettere forma, buste, etichette o si vedrà quando hai finito di stampa. (Fare clic sul pulsante Visualizza dati uniti se si vede i nomi di campo, piuttosto che i nomi delle persone e indirizzi.) Se un elemento non è corretto, aprire il file sorgente e correggere lì. Quando si salva il file di origine, la correzione è presentata nel documento di esempio. Finalmente siete pronti a stampare il modulo di lettere, etichette o buste. Meglio continuare a leggere.

Le lettere di tipo di stampa, etichette e buste

Dopo aver passato la briga di preparare il file di dati e di unione con il documento, si è pronti per stampare il modulo di lettere, etichette o buste. Iniziate caricare la carta, fogli di etichette o buste nella stampante:

--Forma lettere: Le lettere di tipo sono i più facili da stampare. Basta inserire la carta nella stampante.

--Etichette: Caricare i fogli di etichetta nella stampante.

--Buste: Non tutte le stampanti sono in grado di stampare buste uno dopo l'altro. Ci dispiace, ma probabilmente è necessario consultare il tetra manuale fornito con la stampante per scoprire il modo corretto per caricare le buste. Ora, per stampare il modulo di lettere, etichette o buste, salvare il materiale in un nuovo documento o inviarlo direttamente alla stampante:

--Salvataggio in un nuovo documento: Fare clic sul pulsante Unisci in nuovo documento sulla barra degli strumenti Stampa unione (oppure premete Alt + Maiusc + N) per creare un nuovo documento per la tua lettere, etichette o buste. Vedete Unisci in nuovo documento di dialogo. Fare clic su OK. Dopo aver creato il documento di Word, salvare e stampare. Si può andare nel documento e apportare le modifiche qua e là prima di stampare. In lettere, per esempio, è possibile scrivere una frase o due lettere diverse per personalizzare il loro.

--Stampa subito: L'unione fare clic sul pulsante della stampante (oppure premete Alt + Maiusc + M) per stampare le lettere, etichette o buste senza salvarli in un documento. Fare clic su OK nella Unisci alla finestra di dialogo Stampante e quindi negoziare la finestra di dialogo Stampa.

un articolo presentato da Justine Mccain

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