Pondant des lettres, des étiquettes et enveloppes pour les envois en masseMerci pour le miracle de l'informatique, vous pouvez le taux de désabonnement des lettres types, des étiquettes et des enveloppes pour un mailing de masse dans l'intimité de votre maison ou bureau, tout comme les grosses sociétés. C'est facile, aussi longtemps que vous prenez le temps de préparer le fichier source. Le fichier source est le fichier que les noms et adresses de provenance. Un tableau Word, une feuille de calcul Excel, une base de données Microsoft Access table ou requête, ou une liste de contacts Outlook ou Carnet d'adresses peut servir que le fichier source. Afin de générer des lettres types, des étiquettes ou des enveloppes, vous combinez le fichier source avec une lettre type , l'étiquette ou document d'enveloppe. Word appelle ce processus fusionnent. Durant la fusion, les noms et adresses du fichier source sont branchés dans les endroits appropriés de la lettre type, étiquette ou document d'enveloppe. Lorsque la fusion est terminée, vous pouvez soit enregistrer les lettres types, des étiquettes ou des enveloppes dans un nouveau fichier ou d'impression commencer tout de suite. Le texte qui suit explique comment préparer le fichier source et de fusion des adresses du fichier source avec un document pour créer des lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Ensuite, vous découvrirez comment imprimer des lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Préparer le fichier source Si vous avez l'intention d'obtenir des adresses pour vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes à partir d'une liste de contacts Outlook ou Carnet d'adresses sur votre ordinateur, vous êtes prêt à aller. Toutefois, si vous n'avez pas entré l'adresse ou si vous êtes encore en les maintenant dans un tableau Word, Access table de base de données ou d'une requête Access, assurez-vous que les données sont en bon état de fonctionnement: --Word table: Enregistrez la table dans son propre fichier et entrez un descriptif position en haut de chaque colonne. Dans la fusion, quand vous dites à Word où brancher l'adresse et autres données, vous pourrez le faire en choisissant un nom de rubrique à partir du haut d'une colonne.
--Excel tableau: Disposez la feuille de calcul sous forme de tableau avec un descriptif position au sommet de chaque colonne. Word vous branchez l'adresse et autres données en choisissant les noms de rubrique. --Table de base de données Access ou de la requête: Assurez-vous que vous connaissez les noms de champs dans la table ou requête de base de données où vous conservez les adresses. Au cours de la fusion, il vous sera demandé pour les noms de domaine. En passant, si vous êtes à l'aise dans Access, interroger une table de base de données pour les enregistrements que vous aurez besoin. Comme vous le découvrirez bientôt, Word vous propose une technique permettant de choisir seulement les dossiers que vous souhaitez pour vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Cependant, en interrogeant d'abord, vous pouvez commencer avec les dossiers dont vous avez besoin et vous épargner d'avoir à choisir les dossiers dans Word. Un tableau Word ou Access table ou une requête peut inclure plus d'informations d'adresse. Ne vous préoccupez pas de supprimer des informations que l'ISN 't requis pour les lettres types, des étiquettes et des enveloppes. Comme vous le découvrirez bientôt, vous obtenez de décider quelles sont les informations à inclure à partir de la table ou requête. Fusionner le fichier source avec le document La prochaine étape dans la création de lettres types, des étiquettes ou des enveloppes pour un mailing de masse est de fusionner le fichier source avec le document. Suivez ces étapes générales pour le faire: 1. Ouvrez un nouveau document si vous souhaitez imprimer des étiquettes ou des enveloppes en masse, si vous souhaitez imprimer des lettres types, soit ouvrir un nouveau document ou d'ouvrir une lettre que vous avez déjà écrit et supprimer le destinataire le nom, l'adresse, et d'autres parties de la lettre qui sera différent de bénéficiaire au récipiendaire. 2. Menu Outils -> Lettres et publipostage -> Fusion et publipostage.Le volet Fusion et publipostage s'affiche. Mesure que vous effectuez chaque étape de l'Assistant Fusion et publipostage, vous cliquez sur le lien hypertexte Suivant au bas du volet Office. 3. Sous Sélection du type de document dans le volet Office, sélectionnez les lettres, Des enveloppes ou des étiquettes bouton d'option, et, à l'étape 1 de 6, cliquez sur le Suivant: Document de lien hypertexte. 4. Sous Sélection du document dans le volet Office, choisissez le type de document avec lequel vous faites affaire, et, à l'étape 2 de 6, cliquez sur l'autre: Sélection des destinataires lien hypertexte.Voici vos choix dans l'étape 2: • Lettres types: Avec l'utilisation du courant du Document bouton d'option déjà sélectionné, vous êtes prêt à aller. Le texte de votre lettre type figure déjà à l'écran si vous avez suivi les instructions pour l'ouverture, ou en écrivant dans l'étape 1. (Pour utiliser une lettre type que vous avez utilisé auparavant, sélectionnez le départ de bouton existant option Document, cliquez sur le bouton Ouvrir, recherchez et sélectionnez la lettre dans la boîte de dialogue Ouvrir et cliquez sur le bouton Ouvrir. Votre lettre formulaire s'affiche à l'écran. ) • Labels: Avec le changement option Document bouton Disposition déjà sélectionnée, cliquez sur le lien Options pour les étiquettes sous Change présentation du document. Vous voyez la boîte de dialogue Options pour les étiquettes, où vous dire quelle taille de Word vous permet d'imprimer des étiquettes de suite. Voir «Impression d'une seule adresse Label (ou une page de la même étiquette)," plus haut dans cet article, si vous avez besoin de conseils pour remplir cette boîte de dialogue. Une planche d'étiquettes échantillon apparaît à l'écran. • Enveloppes: Avec l'option de modification de document disposition des boutons déjà sélectionnée, cliquez sur Options d'enveloppe lien hypertexte sous Change présentation du document. Vous voyez la boîte de dialogue Options d'enveloppe, où, sur les Options pour les enveloppes et impression onglets Options, vous dire ce que Word format d'enveloppe, vous imprimer. Voir «Impression d'une adresse sur une enveloppe», plus haut dans cet article, pour obtenir des instructions sur le remplissage de ces onglets. Une enveloppe de l'échantillon apparaît à l'écran. 5. Dites-mot ce que votre fichier source ou la provenance de votre adresse etinformations sont données.La section précédente, «Préparer le fichier source», explique ce qu'est une source de fichier est. Vos options sont les suivantes: • Adresses à partir d'un tableau Word, tableaux Excel, Access table de base de données,ou d'une requête d'accès: Sous Sélection des destinataires, assurez-vous que l'option Utiliser un bouton existant Liste option est sélectionnée, puis cliquez sur le lien hypertexte Parcourir sous Utilisation d'une liste existante. Vous voyez la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Recherchez le fichier Word ou Excel table avec la table ou la base de données Access avec la table ou requête, sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ouvrir. Si vous sélectionnez une base de données Access, vous voyez la boîte de dialogue Sélectionner le tableau. Sélectionnez la table ou la requête et cliquez sur le bouton OK. • Les adresses de Microsoft Outlook: Sous Sélection des destinataires, sélectionnez le bouton Contacts Sélectionnez l'option Outlook. Puis, sous Sélectionner partir des contacts Outlook, cliquez sur le lien Choisir le dossier Contacts. La boîte de dialogue Choisir un profil apparaît. Cliquez sur OK dans cette boîte de dialogue. Vous voyez la liste Sélectionnez le dossier Contacts Liste boîte de dialogue. Double-cliquez sur le dossier de contacts là-bas. Maintenant, vous obtenez quelque part. Vous voyez l'Destinataires du publipostage boîte de dialogue, avec sa liste de contacts. 6. Dans le Destinataires du publipostage boîte de dialogue, sélectionnez les noms de personnes àqui vous allez envoyer un mail, puis cliquez sur OK.Pour sélectionner les noms des récipiendaires, cochez ou décochez les cases à cocher sur le côté gauche de la boîte de dialogue, ou bien cliquer sur le bouton Effacer tout pour supprimer tous les contrôles et puis sélectionnez les noms des récipiendaires un par un. 7. Cliquez sur l'hyperlien suivant dans le bas du volet Office pour aller à l'étape 4du publipostage. 8. Entrez le bloc d'adresse sur vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes.Le adresse de bloc est l'adresse, y compris le nom du destinataire, la société, titre, adresse, ville et code postal. Si vous créez des lettres types, cliquez dans le modèle de lettre où le bloc d'adresse ira. Si vous imprimez sur des enveloppes, cliquez dans le milieu de l'enveloppe où l'adresse de livraison ira. Ensuite, suivez ces étapes pour entrer dans le bloc d'adresse: • Ou bien cliquez sur le bouton Insérer une adresse bloc sur la barre d'outils Fusion et publipostage ou cliquez sur le lien hypertexte Bloc d'adresse dans le volet Fusion et publipostage. Le Insérez le bloc d'adresse boîte de dialogue apparaît. • Choisissez un format d'entrée nom du destinataire dans le bloc d'adresse (voir la fenêtre d'aperçu lorsque vous le faire). • Cliquez sur le bouton Faire correspondre les champs. Vous voyez la boîte de dialogue Correspondance des champs • Utilisation de listes déroulantes sur le côté droit de la boîte de dialogue, faites correspondre les champs de votre fichier source avec les champs bloc d'adresse sur le côté gauche de la boîte de dialogue. • Cliquez sur OK dans le Match Les champs et la boîte de dialogue Insertion Block Address boîte de dialogue. Le < 9. Cliquez sur le bouton Mode publipostage de données sur la barre d'outils Fusion et publipostage pour voirdonnées réelles plutôt que des champs.Maintenant vous pouvez voir clairement si vous avez entré correctement le bloc d'adresse. Si vous n'avez pas correctement, cliquez sur le bouton Champs match sur la barre d'outils Fusion et publipostage pour ouvrir la boîte de dialogue Correspondance des champs et faire des choix nouveaux. 10.Mettez la touche finale à vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes: • Lettres types: Cliquez où la formule de politesse ( "Dear John") iront puis cliquez sur le bouton Insérer de vœux en ligne sur la barre d'outils Fusion et publipostage ou le lien hypertexte Ligne de salutation. Vous voyez la Ligne de salutation boîte de dialogue. Faites des choix dans cette boîte de dialogue pour déterminer comment les salutations les lettres «liront. Le corps de votre lettre type mai et inclure des informations d'autres variables telles que des noms et des anniversaires. Pour entrer dans ce truc, cliquez là où une information variable va et puis cliquez sur le bouton Insérer les champs de fusion ou de l'More Items lien hypertexte. Insérer un champ de fusion boîte de dialogue s'affiche et répertorie les champs du fichier source. Sélectionnez un champ, cliquez sur le bouton Insérer, puis cliquez sur le bouton Fermer. Si vous modifiez votre lettre type et vous avez besoin de voir précisément où les informations variables vous avez entré est localisé, cliquez sur le bouton Fusionner en évidence des Champs. L'information variable est souligné dans votre document. • Labels: La mise à jour Cliquez sur le bouton Tout étiquettes dans le bas du volet Office pour entrer des étiquettes à tous les destinataires "dans le document de l'échantillon. (Vous mai-être cliquer sur la flèche vers le bas sur le bas du volet Office à plusieurs reprises pour voir le bouton.) Inclure des codes à barres postaux sur les étiquettes, cliquez sur le lien hypertexte Code postal Bar dans le volet Office, assurez-vous que le champ Code postal est sélectionné dans l'encart postal boîte de dialogue Code à barres, puis cliquez sur OK. Codes à barres postaux d'aider le courrier obtenir livrés plus rapidement. • Enveloppes: Si vous n'aimez pas les polices ou les tailles de police sur l'enveloppe, sélectionnez une adresse et de changer de police et les tailles de police avec les listes du menu déroulant de la barre d'outils Mise en forme. Pour entrer une adresse de retour, cliquez dans le coin supérieur droit et entrez par main. inclure des codes à barres postaux sur les enveloppes, cliquez ci-dessous l'adresse de livraison, cliquez sur le lien hypertexte Code postal Bar dans le volet des tâches, et de remplir le Insérer Code postal boîte de dialogue Bar 1. 1. Cliquez sur l'enregistrement des boutons Suivant et Précédent Record sur le publipostagebarre d'outils pour sauter du bénéficiaire pour le destinataire et assurez-vous que vous avezles informations entrées correctement.Les éléments que vous voyez sur l'écran sont les mêmes lettres types, des enveloppes ou étiquettes que vous verrez quand vous avez terminé l'impression. (Cliquez sur le bouton Mode publipostage de données si vous voyez des noms de domaine plutôt que des noms de personnes et d'adresses.) Si un article est incorrecte, ouvrez le fichier source et de les corriger là-bas. Lorsque vous enregistrez le fichier source, la correction est faite dans le document de l'échantillon. Enfin, vous êtes prêt à imprimer des lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Mieux vaut garder la lecture. Forme d'impression des lettres, étiquettes et enveloppes Après avoir pris la peine de préparer le fichier de données et la fusionner avec le document, vous êtes prêt à imprimer vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Commencez par le chargement du papier, des feuilles d'étiquettes ou des enveloppes dans l'imprimante: --Lettres types: Des lettres types sont les plus faciles à imprimer. Il suffit de mettre le papier dans l'imprimante. --Labels: Chargez les feuilles d'étiquettes dans l'imprimante. --Enveloppes: Pas toutes les imprimantes sont capables d'imprimer des enveloppes l'une après l'autre. Désolé, mais vous avez sans doute de consulter le morne manuel fourni avec votre imprimante pour trouver la bonne façon de charger des enveloppes. Maintenant, pour imprimer des lettres types, des étiquettes ou des enveloppes, enregistrez le document dans un nouveau document ou l'envoyer directement à l'imprimante: --L'épargne dans un nouveau document: Cliquez sur le bouton Fusionner vers un nouveau document sur la barre d'outils Fusion et publipostage (ou appuyez sur Alt + Maj + N) pour créer un nouveau document pour vos lettres types, des étiquettes ou des enveloppes. Vous voyez l'Fusionner avec un nouveau document boîte de dialogue. Cliquez sur OK. Une fois que Word crée le document, l'enregistrer et l'imprimer. Vous pouvez aller dans le document et apporter des modifications ici et là avant l'impression. Dans des lettres forme, par exemple, vous pouvez écrire une phrase ou deux dans des lettres différentes pour les personnaliser. --Impression tout de suite: Fusionner vers l'imprimante Cliquez sur le bouton (ou appuyez sur Alt + Maj + M) pour imprimer les lettres types, des étiquettes ou des enveloppes sans les enregistrer dans un document. Cliquez sur OK dans la Fusionner vers l'imprimante boîte de dialogue, et ensuite négocier la boîte de dialogue Imprimer. un article présenté par Justine Mccain Disclaimer:Notre site n'est pas responsable du contenu de cet article. Webarticles est une ressource d'information gratuite. Important: Cet article «pondant des lettres, des étiquettes et enveloppes pour les envois en masse" a été traduit par un logiciel automatique. Nous nous sentons désolés pour les fautes d'orthographe que mai ont eu lieu. Nous vous remercions de votre compréhension.
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