Produciendo cartas, etiquetas y sobres para Envíos masivos

Gracias al milagro de la informática, que pueda generar cartas, etiquetas y sobres para una distribución masiva en la intimidad de su hogar u oficina, al igual que las grandes empresas lo hacen. Es fácil, siempre y cuando se toma el tiempo para preparar el archivo de origen. El archivo de código fuente es el archivo que los nombres y direcciones de origen. Una tabla de Word, una hoja de Excel, una tabla de base de datos de Microsoft Access o una consulta, o una lista de contactos o libreta de direcciones de Outlook puede servir como el archivo de origen. Para crear cartas modelo, etiquetas o sobres, se combina el archivo de origen con una carta tipo , una etiqueta o documento de sobre. Word denomina a este proceso que se fusionan. Durante la fusión, los nombres y direcciones de la fuente de archivo están instalados en los lugares apropiados en la carta, una etiqueta o documento de sobre. Cuando la fusión se complete, puede guardar las cartas modelo, etiquetas, sobres o en un archivo nuevo o la impresión de comenzar de inmediato. El siguiente texto se explica cómo preparar el archivo de origen y fusionar las direcciones de la fuente de archivo con un documento para crear cartas modelo, etiquetas o sobres. Entonces descubre cómo imprimir las cartas modelo, etiquetas o sobres.

Preparar el archivo de código fuente

Si tiene la intención de obtener direcciones de sus cartas, etiquetas o sobres de la lista un contacto de Outlook o libreta de direcciones en su computadora, usted está listo para ir. Sin embargo, si no se ha introducido la dirección o si aún se mantienen en una tabla de Word, el cuadro de base de datos Access, o consulta de Access, asegúrese de que los datos están en buen estado de funcionamiento:

--Tabla de Word: Guarde la tabla en su propio archivo y escriba un título descriptivo en la parte superior de cada columna. En la fusión, cuando le dices a Word dónde conectar en la dirección y otros datos, podrás hacerlo eligiendo un nombre de partida de la parte superior de una columna.

--Tabla de Excel: Organizar la hoja de cálculo en formato de tabla con un título descriptivo de la cima de cada columna. Word podrá conectar en la dirección y otros datos de la elección de los nombres de partida.

--Tabla de base de datos de Access o consulta: Asegúrese de que usted sabe los nombres de campo en la tabla o consulta de base de datos donde guarda las direcciones. Durante la fusión, se le pedirá los nombres de campo. Por cierto, si está cómodo en el acceso, consulta una tabla de base de datos para los registros que necesita. Como usted sabrá en breve, Word ofrece una técnica para seleccionar sólo los registros que desea para sus cartas, etiquetas o sobres. Sin embargo, al consultar en primer lugar, usted puede empezar con los registros que se necesitan y ahorrarse el tener que elegir los registros en Word. Una tabla de Word o de acceso a la tabla o consulta puede incluir más información de la dirección. No se preocupe por eliminar la información que ISN No requiere para cartas, etiquetas y sobres. Como se dará cuenta pronto, se llega a decidir qué información incluir en la tabla o consulta.

Fusionar el archivo de origen con el documento de

El siguiente paso en la generación de modelos de cartas, etiquetas o sobres para una distribución masiva es la de integrar el archivo de origen con el documento. Siga estos pasos generales para hacerlo:

1. Abrir un nuevo documento si desea imprimir etiquetas o sobres en masa, si desea imprimir cartas modelo, o bien abrir un nuevo documento o abrir una carta que ya ha escrito y eliminar del destinatario nombre, la dirección, y otras partes de la carta que será diferente de destinatario para el destinatario.

2. Menú Herramientas -> Cartas y correspondencia -> Combinar correspondencia.El panel de tareas Combinar correspondencia. A medida que completa cada paso en el Asistente para combinar correspondencia, se le haga clic en el enlace siguiente en la parte inferior del panel de tareas.

3. En Seleccionar tipo de documento en el panel de tareas, seleccione las Letras, Sobres, etiquetas o botón de opción, y, en el Paso 1 de 6, haga clic en el Siguiente: A partir de hipervínculo de documento.

4. En Seleccione el documento inicial en el panel de tareas, seleccione el tipo de el documento con el que se trata, y, en la etapa 2 de 6, haga clic en Siguiente: Seleccione los destinatarios de hipervínculo.Éstos son sus opciones en el Paso 2:

• Cartas: Con el uso del botón documento actual opción está seleccionada, usted está listo para ir. El texto de la carta modelo que ya aparece en la pantalla si has seguido las instrucciones para la apertura o por escrito en el paso 1. (Para usar una carta modelo que ha usado antes, seleccione el botón de inicio de documento existente opción, haga clic en el botón Abrir, busque y seleccione la letra en el cuadro de diálogo Abrir y haga clic en el botón Abrir. Su carta de formulario aparece en la pantalla. )

• Etiquetas: Con el botón de opción "Cambiar el diseño del documento ya está seleccionado, haga clic en el enlace Opciones de etiqueta bajo Cambiar el diseño del documento. Verá el cuadro de diálogo Opciones de etiqueta, donde se indican a Word qué tamaño de las etiquetas que se imprimirá en. Consulte "Impresión de una sola etiqueta de dirección (o una página de la misma etiqueta)," anteriormente en este artículo, si necesita asesoramiento para rellenar este cuadro de diálogo. Una hoja de etiquetas de la muestra aparece en la pantalla.

• Sobres: Con la opción de cambiar el documento disposición de los botones ya está seleccionado, haga clic en el hipervínculo Sobre Opciones de Cambio en el diseño del documento. Verá el cuadro de diálogo Opciones para sobres, donde, en Opciones para sobres y las opciones de impresión pestañas, lo que indicar a Word sobre de tamaño que se imprimirá en. Consulte "Impresión de una dirección en un sobre" anteriormente en este artículo, para obtener instrucciones acerca de como llenar estas fichas. Un sobre de la muestra aparece en la pantalla.

5. Dígale lo que su Palabra archivo de origen o la fuente de su dirección ydatos de información.En la sección anterior, "Preparación del archivo de origen", explica qué es un archivo de origen. Sus opciones son las siguientes:

• Direcciones de una tabla de Word, Excel tabla, mesa de base de datos Access,o consulta de Access: En Seleccione los destinatarios, asegúrese de que el utilizar un archivo de lista es el botón de opción seleccionada y luego el hipervínculo haga clic en Examinar en Utilizar una lista existente. Verá el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Busque el archivo de Word o una tabla de Excel con la tabla o la base de datos de Access con la tabla o consulta, seleccionarlo, y haga clic en el botón Abrir. Si selecciona una base de datos Access, verá el cuadro de diálogo Seleccionar tabla. Seleccione la tabla o consulta que desee y haga clic en el botón Aceptar.

• Las direcciones de Microsoft Outlook: En Seleccione los destinatarios, seleccione el botón seleccionar de la opción de contactos de Outlook. A continuación, en Seleccionar de los contactos de Outlook, haga clic en Seleccione la carpeta de contactos de hipervínculo. El cuadro de diálogo Elegir perfil aparece. Haga clic en Aceptar en este cuadro de diálogo. Verá la carpeta Lista de contactos cuadro de diálogo Seleccionar. Haga doble clic en la carpeta Contactos de allí. Ahora estás llegando a alguna parte. Usted ve la Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo, con su lista de contactos.

6. En el Destinatarios de combinar correspondencia cuadro de diálogo, seleccione los nombres de las personas aque vas a enviar correo electrónico, a continuación, haga clic en Aceptar.Para seleccionar nombres de destinatarios, active o desactive las casillas de verificación en el lado izquierdo del cuadro de diálogo, o bien haga clic en el botón Borrar todo para eliminar todos los controles y, a continuación, seleccione los nombres de los destinatarios de una en una.

7. Haga clic en el enlace siguiente en la parte inferior del panel de tareas para ir al Paso 4de la combinación de correspondencia.

8. Introduzca el bloque de direcciones en las cartas modelo, etiquetas o sobres.El bloque de direcciones es la dirección, incluyendo el nombre del destinatario, la empresa, título, dirección, ciudad y código postal. Si va a crear cartas modelo, haga clic en el modelo de carta en que el bloque de dirección irá. Si desea imprimir en sobres, haga clic en la mitad de la dotación en la dirección de entrega irá. A continuación, siga estos pasos para entrar en el bloque de direcciones: • Haga clic en el botón Insertar bloque de direcciones en la barra de herramientas Combinar correspondencia, haga clic en el hipervínculo o bloque de direcciones en el panel de tareas Combinar correspondencia. El cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones aparece. • Elija un formato para ingresar el nombre del destinatario en el bloque de direcciones (ver la ventana de vista previa, como lo hace). • Haga clic en el botón Asignar campos. Verá el cuadro de diálogo Asignar campos • Uso de la listas desplegables en la parte derecha del cuadro de diálogo, coinciden con los campos en su archivo de origen con los campos de dirección de bloque en el lado izquierdo del cuadro de diálogo. • Haga clic en Aceptar en el partido cuadro de diálogo Campos y el cuadro de diálogo Insertar dirección Block. El < > Campo aparece en el documento en el que la dirección irá. Más tarde, al combinar el documento con el origen de datos, los datos reales aparecerán en el campo es ahora. Piensa en un campo como una especie de marcador de posición para los datos.

9. Haga clic en el botón Ver datos combinados en la barra de herramientas Combinar correspondencia para verde datos reales en lugar de campos.Ahora usted puede ver claramente si usted entró en el bloque de direcciones correctamente. Si no se introduce correctamente, haga clic en el botón Asignar campos en la barra de herramientas Combinar correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Asignar campos, y tomar nuevas decisiones. 10.Dar los últimos toques en su forma de cartas, etiquetas o sobres:

• Cartas: Haga clic en el saludo ( "Dear John") irá a continuación, haga clic en el botón Insertar línea de felicitación en la barra de herramientas Combinar correspondencia o el hipervínculo línea de saludo. Verá el cuadro de cuadro de diálogo Línea de saludo. Opciones en este cuadro de diálogo para determinar cómo saludos las letras «a leer. El cuerpo de la carta forma bien puede contener información sobre otras variables tales como los nombres y los cumpleaños. Para entrar en eso, haga clic donde va la información variable y, a continuación, haga clic en el botón Insertar campos o el hipervínculo más artículos. El cuadro de diálogo Insertar campo de combinación aparece y las listas de los campos del archivo de origen. Seleccione un campo y haga clic en el botón Insertar y haga clic en el botón Cerrar. Si estás editando su carta la forma y necesita ver, precisamente cuando la información que ha introducido la variable se encuentra, haga clic en el botón Combinar resaltar los campos. La información variable se destaca en el documento.

• Etiquetas: Haga clic en el botón Todos actualización de etiquetas en la parte inferior del panel de tareas para entrar en las etiquetas de todos los beneficiarios en el documento de la muestra. (Puede que tenga que hacer clic en la flecha hacia abajo en la parte inferior del panel de tareas varias veces para ver el botón.) Para incluir códigos de barras postales en las etiquetas, haga clic en el código de barras postal hipervínculo en el panel de tareas, asegúrese de que un campo de código postal está seleccionado en el cuadro Insertar código de barras postal de diálogo y haga clic en Aceptar. Códigos de barras postal ayudar a conseguir el correo de entrega rápida.

• Sobres: Si no te gustan las fuentes o los tamaños de fuente en el sobre, seleccionar una dirección y cambiar fuentes y tamaños de fuente con las listas desplegables de la barra de herramientas Formato. Para introducir una dirección de retorno, haga clic en la esquina superior derecha y entrar en él por mano. Para incluir códigos de barras postales en sobres, haga clic en la dirección de entrega, haga clic en el código de barras postal hipervínculo en el panel de tareas, y rellenar el cuadro Insertar código de barras postal de diálogo. 1

1. Haga clic en el Registro botones Siguiente y Anterior en el Registro de la combinación de correspondenciabarra de herramientas para pasar de receptor a receptor y asegúrese de que usted tieneinformación introducida correctamente.Los artículos que usted ve en pantalla son las mismas cartas, sobres o etiquetas podrás ver cuando haya terminado de imprimir. (Haga clic en el botón Ver datos combinados si ves los nombres de campo en lugar de los nombres de las personas y direcciones.) Si un artículo es incorrecto, abra el archivo de origen y correcta allí. Al guardar el archivo de origen, la corrección se hace en el documento de la muestra. Por fin está listo para imprimir las cartas, etiquetas o sobres. Mejor que sigas leyendo.

Cartas modelo, etiquetas y sobres,

Después de haber tomado la molestia de preparar el archivo de datos y fusionarlo con el documento, usted está listo para imprimir sus cartas, etiquetas o sobres. Comience por la carga de papel, hojas de etiquetas o sobres en la impresora:

--Cartas: Cartas son más fáciles de imprimir. Sólo hay que poner el papel en la impresora.

--Etiquetas: Cargue las hojas de etiquetas en su impresora.

--Sobres: No todas las impresoras son capaces de imprimir sobres, uno tras otro. Lo sentimos, pero probablemente tenga que consultar a la triste manual que viene con la impresora para averiguar la forma correcta de carga de sobres. Ahora, para imprimir las cartas, etiquetas o sobres, guardar el material en un nuevo documento o enviarlo directamente a la impresora:

--El ahorro en un nuevo documento: Haga clic en el botón Combinar en un nuevo documento en la barra de herramientas Combinar correspondencia (o pulse Alt + Shift + N) para crear un nuevo documento para su cartas, etiquetas o sobres. Verá el cuadro Combinar en un nuevo documento de diálogo. Haga clic en Aceptar. Después de que Word crea el documento, guardarlo e imprimirlo. Usted puede ir en el documento y hacer los cambios aquí y allá, antes de imprimir. En cartas de forma, por ejemplo, puede escribir una frase o dos en cartas diferentes para personalizar ellos.

--A imprimir de inmediato: Haz clic aquí para la combinación de botón de la impresora (o pulse Alt + Shift + M) para imprimir las cartas, etiquetas o sobres sin tener que guardarlos en un documento. Haga clic en Aceptar en la combinación de cuadro de diálogo Impresora y luego negociar el cuadro de diálogo Imprimir.

un artículo presentado por Justine Mccain

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