Am laufenden Band Briefe, Etiketten und Umschläge für Massensendungen

Durch das Wunder der Informatik, können Sie dreschen Serienbriefe, Etiketten und Umschläge, die für ein Massen-Mailing in die Privatsphäre von zu Hause oder im Büro, ebenso wie die großen Unternehmen zu tun. Es ist einfach, solange Sie sich die Zeit für die Vorbereitung der Quelldatei. Der Quelldatei ist die Datei, die Namen und Adressen stammen. Ein Word-Tabelle, ein Excel-Arbeitsblatt, eine Microsoft Access Datenbank-Tabelle oder eine Abfrage oder eine Outlook-Kontaktliste oder Adressbuch kann wie die Quelldatei zu dienen. Um Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge zu generieren, kombinieren Sie die Quelldatei mit einem Serienbrief , Etiketten oder Umschlag Dokument. Word nennt diesen Vorgang fusionieren. Während dem Zusammenführen, Namen und Adressen aus der Quelldatei eingesteckt sind in den entsprechenden Stellen in den Serienbrief, Etiketten oder Umschlag Dokument. Wenn die Fusion abgeschlossen ist, können Sie entweder speichern Sie das Formular Briefe, Etiketten, Umschläge oder in eine neue Datei oder starten Sie den Druckvorgang sofort. Der folgende Text erläutert, wie die Quelldatei und Zusammenführen von Adressen aus der Quelldatei ein Dokument vorbereitet zu schaffen Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge. Dann entdecken Sie, wie Sie die Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge drucken.

Vorbereiten der Quelldatei

Wenn Sie Adressen für Ihre Serienbriefe, Etiketten, Umschläge oder aus einem Outlook-Kontaktliste oder dem Adressbuch auf Ihrem Computer zu erhalten wollen, sind Sie bereit zu gehen. Wenn Sie jedoch noch nicht eingegeben haben die Adressen noch nicht oder sind Sie hält sie in einer Word-Tabelle, Access-Datenbank-Tabelle oder Access-Abfrage, stellen Sie sicher, dass die Daten in einwandfreiem Zustand ist:

--Word-Tabelle: Speichern Sie die Tabelle in einer eigenen Datei und geben Sie einen beschreibenden Position an der Spitze der einzelnen Spalten. Im Zusammenführen, wenn Sie sagen, wo man in Word-Adresse und andere Daten-Stecker, werden Sie dies, indem Sie eine Überschrift Name von der Spitze einer Spalte zu tun.

--Excel-Tabelle: Ordnen Sie das Arbeitsblatt in Form einer Tabelle mit einem beschreibenden Position der Spitze jeder Säule. Word wird in Adressbüchern und anderen Daten-Stecker, indem Sie Namen, Position.

--Access-Datenbanktabelle oder-Abfrage: Stellen Sie sicher, dass Sie die Feldnamen in der Datenbank-Tabelle oder eine Abfrage, wo Sie ihr die Adressen kennen. Während dem Zusammenführen wird, werden Sie für das Feld Namen gefragt. By the way, wenn du in Access komfortable Abfrage einer Datenbank-Tabelle für die Datensätze, die Sie benötigen. Wie finden Sie in Kürze bietet Word eine Technik für die Wahl nur die gewünschten Datensätze für Ihre Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge. Jedoch durch Abfragen ersten, können Sie fangen mit der Datensätze, die Sie brauchen, und ersparen Sie sich aus mit, um Datensätze in Word zu wählen. Ein Word-Tabelle oder Access-Tabelle oder Abfrage kann mehr als Adress-Informationen enthalten. Mach dir keine Sorgen über das Löschen von Informationen, die ISN 't, die für Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge. Wie Sie finden bald heraus, lernen Sie entscheiden, welche Informationen aus der Tabelle oder Abfrage enthalten.

Die Fusion der Quelldatei mit dem Dokument

Der nächste Schritt bei der Erstellung von Serienbriefen, Etiketten, Umschläge oder für ein Massen-Mailing zu verschmelzen die Quelldatei mit dem Dokument. Befolgen Sie diese allgemeinen Schritte zu tun:

1. Öffnen Sie ein neues Dokument, wenn Sie auf Etiketten oder Umschläge drucken möchten en masse; wenn Sie Serienbriefe drucken möchten, öffnen Sie entweder ein neues Dokument oder öffnen Sie ein Brief, den Sie bereits geschrieben haben und löschen Sie die Adressaten Namen, die Adresse und andere Teile des Schreibens, das von abweichen, werden Empfänger bis zum Empfänger.

2. Wählen Sie Werkzeuge -> Briefe und Sendungen -> Seriendruck.Der Aufgabenbereich Seriendruck wird angezeigt. Wie Sie nach jedem Schritt im Seriendruck-Assistenten, werden Sie den Hyperlink weiter unten im Aufgabenbereich klicken.

3. Unter Dokumenttyp wählen Sie im Aufgabenbereich, wählen Sie die Briefe, Briefumschläge, Etiketten oder Optionsfeld, und unter Schritt 1 von 6 finden Sie in Weiter: Dokument Hyperlink verwiesen wird.

4. Wählen Sie unter Startdokument im Aufgabenbereich, wählen Sie die Art der Dokument, mit dem Sie zu tun haben, und in Schritt 2 von 6 finden Sie Weiter: Empfänger wählen Hyperlink verwiesen wird.Hier sehen Sie die Auswahl in Schritt 2:

• Serienbriefe: Mit der Verwendung des aktuellen Dokuments Optionsfeld bereits aktiviert ist, sind Sie bereit zu gehen. Der Text des Formulars Buchstabe erscheint bereits auf dem Bildschirm, wenn Sie den Anweisungen zum Öffnen oder Schreiben sie es in Schritt 1 folgt. (Um ein Formular Schreiben Sie bereits benutzt haben, wählen Sie die vorhandenem Dokument beginnen Optionsfeld, klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen, und wählen Sie den Brief im Dialogfeld "Öffnen", und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Schreiben Sie Ihre Form auf dem Bildschirm erscheint. )

• Labels: Mit der Option Dokumentlayout ändern Taste bereits aktiviert ist, klicken Sie auf die Label-Optionen Hyperlink unter Ändern das Layout. Sie sehen das Label Dialogfeld "Optionen", wenn Sie Word sagen, welche Größe Sie Etiketten bedrucken. Siehe "Drucken einer einzigen Adresse Label (oder eine Seite mit dem gleichen Label)," zuvor in diesem Artikel, wenn Sie Tipps für das Ausfüllen dieses Dialogfeld müssen. Ein Blatt Muster-Etiketten auf dem Bildschirm erscheint.

• Umschläge: Mit der Option Dokumentlayout ändern Taste bereits aktiviert ist, klicken Sie den Umschlag Optionen Hyperlink unter Ändern das Layout. Sie sehen den Umschlag Dialogfeld "Optionen", wo auf dem Umschlag Optionen und Druckoptionen Registerkarten, Ihnen sagen, was Größenumschlag Sie Druck auf Word. Siehe "Drucken einer Adresse auf einem Umschlag" zuvor in diesem Artikel, für Anleitungen zum Ausfüllen dieser Registerkarten. Eine Probe Umschlag auf dem Bildschirm erscheint.

5. Sagen Sie, was Ihre Quelle Word-Datei oder die Quelle Ihrer Adresse undDaten Informationen.Den Abschnitt "Vorbereitung auf die Quelldatei," erklärt, was eine Quelldatei ist. Ihre Optionen sind wie folgt:

• Adressen aus einer Word-Tabelle, Excel-Tabelle, Access-Datenbank-Tabelle,oder Access-Abfrage: Unter Empfänger wählen, stellen Sie sicher, dass das Verwenden einer bestehenden Liste Optionsfeld ausgewählt ist und klicken Sie dann auf "Durchsuchen Hyperlink unter Vorhandene Liste verwenden. Sie sehen die Anzeige im Dialogfeld Datenquelle. Suchen Sie die Word-Datei oder Excel-Tabelle mit der Tabelle oder die Access-Datenbank mit der Tabelle oder Abfrage, wählen Sie es und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Wenn Sie eine Access-Datenbank wählen, sehen Sie das Dialogfeld Tabelle auswählen. Wählen Sie die Tabelle oder Abfrage, die Sie möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche OK.

• Adressen aus Microsoft Outlook: Wählen Sie unter Empfänger wählen Sie das Wählen aus Outlook-Kontakten Option. Klicken Sie dann unter Wählen Sie aus Outlook-Kontakten, klicken Sie auf Wählen Sie im Ordner "Kontakte" Hyperlink verwiesen wird. Das Dialogfeld Profil auswählen wird angezeigt. Klicken Sie auf OK in diesem Dialogfeld. Sie sehen die Liste Wählen Sie Kontakte-Ordner im Dialogfeld. Doppelklicken Sie auf den Ordner "Kontakte" gibt. Jetzt haben Sie noch irgendwo. Sie sehen die Seriendruckempfänger Dialogfeld mit der Liste der Kontakte.

6. In der Seriendruckempfänger Dialogfeld wählen Sie den Namen der Personen zudenen Sie Mail zu senden, dann klicken Sie auf OK.So wählen Sie Namen der Empfänger, aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen auf der linken Seite des Dialogfelds, oder klicken Sie auf Alle löschen, um alle Kontrollen zu entfernen und wählen Sie dann Namen der Empfänger ein zu einer Zeit.

7. Klicken Sie auf die Hyperlink im unteren Teil des Aufgabenbereichs zu gehen Sie zu Schritt 4der Seriendruck.

8. Geben Sie die Adresse Block auf Serienbriefe, Etiketten und Briefumschläge.Der Adressblock ist die Adresse, einschließlich des Namens des Empfängers, Firma, Titel, Straße, Ort und Postleitzahl. Wenn Sie Briefe, klicken Sie in der Musterbrief schaffen sind, wo die Adresse Block gehen. Wenn Sie beim Drucken auf Umschläge sind, klicken Sie in der Mitte des Umschlags, wenn die Lieferadresse gehen wird. Dann folgen Sie diesen Schritten eingeben, um die Adresse zu blockieren: • Klicken Sie entweder auf Adressblock einfügen auf die Schaltfläche Seriendruck-Symbolleiste oder klicken Sie auf die Adresse Block Hyperlink im Aufgabenbereich Seriendruck. Adressblock einfügen wird angezeigt. • Wählen Sie ein Format für die Eingabe den Namen des Empfängers in das Adressfeld Block (das Vorschau-Fenster zu sehen, wie Sie dies tun). • Klicken Sie auf die Schaltfläche Felder Match. Sie sehen das Dialogfeld Felder wählen • Verwenden der Drop-Down-Listen auf der rechten Seite des Dialogfelds, entsprechen die Felder in Ihrer Source-Datei mit der Adresse Block Felder auf der linken Seite des Dialogfelds. • Klicken Sie auf OK in dem Match Dialogfeld Felder und Einfügen Block Adresse Dialogfeld. Das < > Feld erscheint im Dokument, an die Adresse gehen wird. Später, wenn Sie Ihr Dokument verschmelzen mit der Datenquelle wird das reale Daten erscheinen, wo das Feld Denken Sie jetzt ist. Eines Feldes als eine Art Platzhalter für Daten.

9. Klicken Sie auf den Seriendruck-Taste auf der Seriendruck-Symbolleiste zu sehenreale Daten als Felder aus.Jetzt können Sie deutlich sehen, ob Sie die Adresse zu blockieren richtig eingegeben haben. Wenn Sie es nicht korrekt eingeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Felder Match auf der Seriendruck-Symbolleiste auf die Match-Fields Dialogfeld zu öffnen und neue Entscheidungen zu treffen. 10.Setzen Sie den letzten Schliff Ihrer Serienbriefe, Etiketten oder Briefumschläge:

• Serienbriefe: Klicken Sie auf, wo die Anrede ( "Dear John") gehen und dann auf "Einfügen" Greeting Line-Taste auf der Seriendruck-Symbolleiste oder die Begrüßung Line Hyperlink verwiesen wird. Sie sehen die Begrüßung Line Dialogfeld. Entscheidungen zu treffen, in diesem Dialogfeld, um festzustellen, wie Begrüßungen die Buchstaben "lesen wird. Die Stelle des Formulars Schreiben kann auch andere variable Informationen wie Namen und Geburtstage gehören. Um das Zeug, klicken Sie eingeben, wo variable Informationen geht, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen oder Weitere Artikel Hyperlink verwiesen wird. Das Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen wird angezeigt und listet Felder aus der Quelldatei. Wählen Sie ein Feld, klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen. Wenn Sie die Bearbeitung Ihres Formulars Schreiben sind, und Sie müssen genau sehen, wo die Variable von Ihnen eingegebene Information befindet, klicken Sie auf die Highlight-Merge-Schaltfläche Felder. Die variablen Informationen finden Sie in Ihrem Dokument markiert.

• Labels: Klicken Sie auf Alle Etiketten aktualisieren Schaltfläche am unteren Rand des Aufgabenbereichs Etiketten alle Empfänger "Geben Sie in der Probe zu dokumentieren. (Eventuell müssen Sie klicken Sie auf den Pfeil nach unten auf dem Boden des Aufgabenbereichs mehrere Male auf den Knopf zu sehen.) Um das Postgeheimnis Barcodes auf den Etiketten sind, klicken Sie auf den postalischen Barcode Hyperlink im Aufgabenbereich, um sicherzustellen, dass ein ZIP-Code-Feld ausgewählt ist in der Insert-Postal Barcode-Dialogfeld, und klicken Sie auf OK. Postal Barcodes helfen, die E-Mail schneller geliefert.

• Umschläge: Wenn Sie nicht wie die Schriftarten und Schriftgrößen auf dem Umschlag, wählen Sie eine Adresse, und ändern Sie Schriftarten und-größen mit den Dropdown-Listen auf der Symbolleiste "Format". Um eine Adresse einzugeben, klicken Sie in der oberen rechten Ecke, und es treten Hand. Um die postalische Barcodes auf Umschlägen, klicken Sie unten die Lieferadresse sind, klicken Sie auf den postalischen Barcode Hyperlink im Aufgabenbereich, und füllen Sie das Einfügen Postal Barcode-Dialogfeld. 1

1. Klicken Sie auf die Aufnahme-und Zurück-Tasten Record auf dem Mail-MergeSymbolleiste von Empfänger zu Empfänger überspringen und stellen Sie sicher, dass Sieeingegebenen Informationen korrekt.Die Artikel, die Sie auf dem Bildschirm sehen sind die gleichen Briefe, Umschläge oder Etiketten, die Sie sehen, wenn Sie den Druck fertig sind. (Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck-Feldnamen, wenn Sie sehen, statt Namen von Personen und Adressen.) Wenn ein Artikel falsch ist, öffnen Sie die Quelldatei und korrigieren Sie es. Beim Speichern der Quelldatei, ist die Korrektur in der Probe Dokument vorgenommen. Endlich sind Sie bereit, die Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge drucken. Besser lesen Sie weiter.

Drucken von Serienbriefen, Etiketten und Briefumschläge

Nachdem Sie sich die Mühe gegangen, bereiten die Daten-Datei und führen Sie sie mit dem Dokument, sind Sie bereit, Ihre Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge drucken. Beginnen Sie mit dem Einlegen von Papier, Blatt Etiketten oder Umschläge in Ihren Drucker:

--Serienbriefe: Serienbriefe sind am einfachsten zu drucken. Einfach das Papier in den Drucker.

--Labels: Legen Sie die Label-Sheets in Ihrem Drucker aus.

--Umschläge: Nicht alle Drucker sind Bedrucken von Umschlägen kann ein nach dem anderen. Sorry, aber haben Sie wahrscheinlich zu konsultieren, die öde Handbuch, das mit Ihrem Drucker erhalten haben, um herauszufinden, der richtige Weg, um Umschläge zu laden. Nun, die Form Briefe, Etiketten oder Umschläge drucken, speichern Sie das Material in ein neues Dokument oder senden Sie es direkt an den Drucker:

--Speichern in einem neuen Dokument: Klicken Sie auf Seriendruck in neues Dokument auf die Schaltfläche Seriendruck-Symbolleiste (oder drücken Sie Alt + Shift + N) um ein neues Dokument für Ihre Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge zu erstellen. Sie sehen den Seriendruck in neues Dokument Dialogfeld. Klicken Sie auf OK. Nach erstellt Word das Dokument, speichern und ausdrucken. Sie können in das Dokument zu gehen und Änderungen hier und da vor dem Druck. In Form Buchstaben, z. B. können Sie ein oder zwei Sätze in verschiedenen Briefe zu schreiben, um sie zu personalisieren.

--Drucken sofort: Klicken Sie auf die Schaltfläche Seriendruck an Drucker (oder drücken Sie Alt + Shift + M) an die Serienbriefe, Etiketten oder Umschläge drucken, ohne die sie in einem Dokument. Klicken Sie im Seriendruck an Drucker-Dialogfeld und dann verhandeln Dialogfeld "Drucken".

Ein Artikel eingereicht von Justine Mccain

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