Office 2003: realçar partes de um documento

Obter ajuda do Word com as tarefas do Office

Este artigo é dedicado à proposição de que todos devem fazer seu trabalho mais cedo. Ele explica como o Word pode ser uma ajuda no escritório, especialmente quando se trata de trabalhar em projetos de equipe. Este artigo também explica Mala direta, Prazo da Microsoft para a geração de cartas de formulário ou etiquetas e envelopes para mailings em massa.

Encontrar a palavra certa com a Thesaurus

Se você não consegue encontrar a palavra certa, ou se a palavra está na ponta da língua, mas você não consegue se lembrar, você sempre pode dar um tiro no Thesaurus. Para encontrar sinônimos para uma palavra no documento, comece clicando na palavra e escolhendo Sinônimos no menu de atalho. Com sorte, o sinônimo que você está procurando aparecer no submenu, e tudo que você tem a fazer é clicar para entrar no sinônimo em seu documento. Geralmente, entretanto, encontrar uma boa é sinônimo de uma viagem, não um passeio de domingo. Para pesquisar por um sinônimo bom, clique na palavra em questão e pressione Shift + F7, escolha Ferramentas -> Idioma -> Thesaurus, ou com o botão direito do mouse e escolha Sinônimos -> Thesaurus. O painel de tarefas Pesquisar é aberto. Agora você está chegando em algum lugar:

--Escolhendo um sinónimo: Mova o ponteiro do mouse sobre a palavra, abra o menu, e escolha Inserir.

--Encontrar um sinônimo para um sinónimo: Se um sinônimo de intrigas, clique nele. O painel de tarefas mostra uma nova lista de sinônimos.

--Procurando por antônimos: Se você não consegue pensar na palavra certa, tentando digitando seu antónimo e depois procurando um antónimo no painel de tarefas de investigação. O painel de tarefas, por vezes, antônimos listas de palavras.

--Revisitar uma lista de palavras: Clique no botão Voltar quantas vezes forem necessárias. Se você voltar longe demais, você pode clicar sempre seu companheiro no botão Avançar.

Destacando partes de um documento

Você pode usar o comando Destaque para marcar pontos e textos que necessitam de revisão posterior. E em dias de chuva, você pode usá-lo para splash de cor em seus documentos e manter-se divertiu. Quaisquer que sejam suas razões para realçar texto em um documento, siga estas etapas para fazê-lo:

1. Se necessário, clique na seta ao lado do botão Realce e Escolha uma cor.Se a tarja na parte inferior do botão é a cor que você quiser, basta clicar no botão.

2. Arraste o cursor sobre o texto que deseja realçar.

3. Clique no botão Realce novamente quando estiver pronto.Você também pode realçar o texto, selecionando-o e clicando no botão Realce para escolher uma nova cor a partir de drop-down list destaque. Destacar as marcas são impressas junto com o texto. Para remover temporariamente os destaques em um documento, escolha Ferramentas -> Opções, selecione a guia Exibir na caixa de diálogo Opções, e desmarque a caixa de verificação Realçar. Para remover permanentemente destaques, seleccione o documento ou o texto a partir do qual pretende remover os destaques, clique na seta para baixo para abrir a lista suspensa Realce e selecione Nenhum.

Comentando sobre um documento

Nos velhos tempos, os comentários eram rabiscadas ilegível nas margens dos livros e documentos, mas no Word, os comentários são de fácil leitura. Em destaque, uma cor diferente para cada comentarista, aparecerá na tela onde os comentários foram feitos em um documento, e suportes de aparecer em torno de palavras e passagens também. Você pode ler um comentário no normal e na vista de destaques, movendo o cursor sobre o texto entre parênteses, em exibição Layout de Página e layout da Web, comentários aparecem em bolhas. (Escolha Ferramentas -> Opções, selecione a guia Exibir na caixa de diálogo Opções, e marque a caixa de seleção de tela se os comentários não aparecem quando você mover o ponteiro sobre eles em Normal ou exibição estrutura de tópicos.) Se você está colocando em conjunto um proposta, você pode passá-lo no escritório, e convido todos a comentar. Se alguém faz um comentário especial bom, você pode incluí-la no texto principal, apenas copiando e colando-o. Para escrever um comentário:

1. Selecione a palavra ou frase que você quer para criticar ou elogiar.

2. Escolha Inserir -> Comentário ou clique no botão Inserir Comentário sobre a Revendo barra de ferramentas.O painel de revisão abre na parte inferior da tela com os comentários que já foram feitos e os nomes das pessoas que as fizeram. Você vê a barra de ferramentas Revisão também.

3. No painel de revisão, escreva o seu comentário no espaço fornecido sob a palavra "comentário" e seu nome.Se seu nome não aparece no painel de revisão, escolha Ferramentas -> Opções, selecione o separador Informações do utilizador, e escreva o seu nome na caixa de texto Nome. Aqui está um punhado de tarefas que merecem comentário (com perdão a minha trocadilho pouco):

--Vendo e ocultar o painel de revisão: Clique no botão Painel de Revisão na barra de ferramentas Revisão para ocultar ou exibir o painel de revisão. Você também pode clicar no botão Exibir na barra de ferramentas e escolha Painel de Revisão no menu que aparece.

--Vendo e se escondendo entre parênteses comentário: Comentários Clique no botão Exibir na barra de ferramentas Revisão e optar por ocultar ou exibir os parênteses que aparecem no texto em que um comentário foi feito.

--Excluindo um comentário: Clique em um comentário destaque entre parênteses ou um comentário no painel de revisão e, em seguida, clique no botão Alterar Rejeitar / botão Excluir Comentário na barra de ferramentas Revisão. Você pode também direito do mouse em um comentário no seu documento e escolha Eliminar comentário no menu de atalho.

--Excluindo todos os comentários no documento: Clique na seta ao lado de Rejeitar Alteração / Excluir Comentário e escolher o botão Excluir Todos os Comentários no Documento.

--Exclusão de comentários feitos por uma ou duas pessoas: Em primeiro lugar, isolar comentários feitos por pessoas cujos comentários de que deseja excluir. Para fazer isso, clique no botão Exibir na barra de ferramentas Revisão, escolha os revisores e, no submenu, desmarque o nome de um comentarista cujos comentários você deseja manter. Faça isso quantas vezes forem necessárias até que só aparecem entre colchetes em torno dos comentários de que deseja excluir. Em seguida, clique na seta ao lado de Rejeitar Alteração / Excluir Comentário e escolher o botão Excluir todos os comentários mostrados.

--Editando um comentário: Reescrevê-la no painel de revisão. Você pode botão direito do mouse uma frase entre parênteses e escolha Editar comentário para abrir o painel de revisão para um comentário que você deseja editar.

Mostrando Revisões de Documentos

Quando as mãos entram muitos revisão de um documento, descobrir o que fez revisões a que é impossível. E mais importante, é impossível dizer o que o primeiro projecto parecia. Às vezes é difícil dizer se o trabalho de revisão foi para o bem ou o mal. Para ajudar você a manter controle das alterações aos documentos, o Word oferece a Ferramentas -> comando Track Changes. Quando este comando é, com efeito, todas as alterações ao documento são gravadas em uma cor diferente, com uma cor para cada revisor. Novo texto é sublinhado, uma linha vertical aparece na margem esquerda para mostrar onde as mudanças foram feitas, eo texto que foi suprimido ou aparece em balões (no layout de impressão e Web Layout) ou é riscado (em condições normais e vista de destaques) . Ao mover o ponteiro sobre uma mudança, você pode ler o nome da pessoa que a fez, bem como as palavras que foram inseridos ou eliminados. Então você pode aceitar ou rejeitar cada alteração. Você também pode ver o documento original ou cópia com revisões simplesmente fazendo uma escolha de um menu.

Marcando as mudanças

Para começar a monitorar onde as mudanças editoriais são feitas em um documento, efectue um dos seguintes procedimentos:

- Double TRK-clique na barra de status.

- Escolha Ferramentas - Alterações> Track (ou pressione Ctrl + Shift + E)

- Clique no botão Registar alterações na barra de ferramentas Revisão. A barra de ferramentas Revisão aparece na tela. Se você é o primeiro autor a ter uma rachadura no presente documento, as alterações aparecem em vermelho. Se você é o segundo autor, eles aparecem em uma cor diferente. Word pode dizer segurar quando um novo revisor tem obtido de um documento e atribui uma nova cor de acordo. Para acompanhar as alterações de formatação, bem como alterações de redacção, clique no botão Mostrar a barra de ferramentas Revisão e escolha Formatar no menu. Se você prefere não ver os balões dentro de balões no layout de impressão e exibição de layout da Web, clique no botão Mostrar e escolha Balloons -> Nunca usar balões a partir do menu que aparece.

Marcação muda quando você se esqueceu de ativar marcas de revisão

Suponha que você escrever o primeiro rascunho de um documento e revê-lo, mas alguém que alguém não completa revisões. Como você pode dizer que as mudanças foram feitas? Por essa questão, vamos supor que você se apossar de um documento, você poderá alterá-lo sem ligar em torno de marcas de revisão, e agora você quer ver o que muda o seu editorial que a cópia original. Aqui está uma boa notícia: você pode ver onde as mudanças foram feitas, desde que você tenha uma cópia limpa do primeiro projecto. Para ver onde as mudanças foram feitas para o primeiro rascunho de um documento, use o menu Ferramentas -> Comparar e mesclar documentos comando. Depois de terminar a comparação e junção, marcas de revisão aparece onde as mudanças foram feitas. Siga estes passos para comparar e mesclar documentos:

1. Abra a cópia do documento que você ou alguém fez alterações.Em outras palavras, abrir o segundo ou um projecto posterior.

2. Escolha Ferramentas -> Comparar e intercalar documentos.Você vê a comparar e mesclar caixa de diálogo Document.

3. Encontre e selecione o arquivo primeiro projecto.

4. Clique na seta para baixo ao lado do botão Mesclar e escolher uma opção na lista drop-down:

• Merge: Faz as mudanças e as marcas de revisão aparece no primeiro rascunho do documento.

• Mesclar no documento atual: Faz as mudanças e as marcas de revisão aparece no projecto posterior, ou seja, o documento que você abriu na etapa 1.

• Fundem em Novo documento: Faz as mudanças e as marcas de revisão aparece em um novo documento. Comparar documentos quando você quiser ver onde os documentos originais e revistas diferentes, o que não foi inserido ou excluído. Se ambos os comentadores excluído o mesmo número, por exemplo, você não verá o ponto cruzado para fora, em vez disso, ele não aparece em tudo em relação a cópia. Para comparar documentos, siga o procedimento que você usa para fundi-los, mas marque a caixa de seleção Blackline legal na Comparar e Mesclar Documentos caixa de diálogo, e depois clique no botão Compare.

Leitura e revisão de um documento com marcas de revisão

Leitura e revisão de um documento com marcas de revisão não é fácil. As marcas de revisão pode ficar no caminho. Felizmente, o Word oferece um punhado de técnicas para lidar com documentos que tenham sido marcado por marcas de revisão:

--Temporariamente remover as marcas de revisão: Clique no botão Mostrar a barra de ferramentas Revisão e desmarque a Inserções e Exclusões opção no menu. Selecione o comando novamente quando você quiser ver as marcas de revisão.

--Veja o que o documento seria se você aceitou todas as revisões:Abra o menu Exibir para revisão na barra de ferramentas Revisão e escolha definitiva (ou escolha Exibir -> Markup Language).

--Veja o que o documento ficaria como se você rejeitou todas as revisões:Abra o menu Exibir para revisão e escolher Original.

--Ver mais claramente onde o texto foi suprimido: Abra o menu Exibir para revisão e escolher Original Marcação. Agora aparece através de uma linha de texto que foi excluída. O texto que foi excluído não aparecem em balões como acontece quando você escolhe Markup Mostrando final sobre o menu Exibir para revisão.

--Concentre-se em revisões feitas por um ou dois comentadores: Clique no botão Mostrar, escolha Revisores e desmarque o nome de um revisor no submenu. Faça isso quantas vezes forem necessárias para remover nomes e ser capaz de ver apenas as revisões feitas por uma ou duas pessoas. Escolha Todos os revisores no submenu quando você quiser ver todas as marcas de revisão.

Aceitar e rejeitar alterações

Seja qual for a sua preferência para aceitar ou rejeitar as mudanças, comece por seleccionar uma mudança. Para fazer isso, ou clique nela ou clique no botão Anterior ou Avançar na barra de ferramentas Revisão para localizá-lo em seu documento. Com a mudança selecionado, faça um dos seguintes procedimentos:

--Aceite a mudança: Clique no botão Aceitar Alteração ou botão direito do mouse e escolha Aceitar no menu de atalho.

--Rejeitar a mudança: Rejeitar Clique no botão Alterar ou Rejeitar botão direito do mouse e escolher no menu de atalho. Para aceitar todas as alterações em um documento, clique na seta ao lado do botão Accept Change e escolha Aceitar Todas as Alterações no Documento.

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