Come creare le email in Outlook 2007 e allegare file a un messaggio

Utilizzando una stored indirizzo e-mail acreare un nuovo messaggio e-mail

Se hai memorizzati i nomi e gli indirizzi e-mail, è possibile recuperare un indirizzo e-mail in modo da non dover digitare in voi stessi. Per recuperare un memorizzato l'indirizzo e-mail, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Scegliere Azioni -> Nuovo messaggio di posta (o premere Ctrl + N).La finestra di messaggio.

3. Fare clic sul pulsante.La Rubrica finestra di dialogo.

4. Fare clic su un nome per selezionarla.

5. Fare clic sul pulsante A per copiare i vostri scelto e-mail per il Per il testo box.

6. (Facoltativo) Fare clic ulteriori indirizzi di posta elettronica e quindi fare clic sul Cc o BCC pulsante.

Cc è l'acronimo di Carbon Copy, mentre Bcc sta per Blind Carbon Copy.Chiunque nella lista Cc riceverà il tuo messaggio insieme a tutti gli indirizzi e-mail che ha ricevuto il messaggio. Chiunque nella lista Bcc sarà solo ricevere il vostro messaggio, ma non sarà in grado di vedere alcuna e-mail ad altri indirizzi che possono avere inviato il tuo messaggio.

7. Fare clic su OK.Outlook inserisce automaticamente la tua scelta indirizzo e-mail nella casella di testo.

8. Fare clic nella casella di testo Oggetto e digitare una breve descrizione del vostro messaggio.

9. Fare clic nella casella di testo del messaggio e digitare il messaggio.Se si fa clic sull'icona Salva sulla barra degli strumenti di accesso rapido, è possibile memorizzare il messaggio nella cartella Bozze in modo da poter modificare e inviare in un momento successivo.

10. Fare clic sull'icona Invia per inviare il messaggio.

Inoltro di un messaggio e-mail

Talvolta è possibile che venga visualizzato un messaggio, ma piuttosto che rispondere ad essa, si desidera inviare (avanti it) a qualcun altro. Inoltro di un messaggio essenzialmente copie di un messaggio e lo invia a qualcun altro che il mittente originale non può neanche conosco. (Questo può essere utile per l'invio a carico di messaggi e-mail a procuratori cercando di raccogliere elementi di prova a mettere il vostro capo in prigione.) Per inoltrare un messaggio, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Fare clic su un messaggio che si vuole trasmettere a qualcun altro.

3. Scegliere una delle seguenti:

• Fare clic sull'icona Forward.

• Scegliere Azioni -> Inoltra.

• Premere CTRL + F.

Una finestra di messaggio che contiene il messaggio scelto. Se si tenta di trasmettere un messaggio che contiene il codice HTML conosciuto come un Web bug, Outlook può visualizzare una finestra di dialogo che avvisa che il contenuto del messaggio trasmesso può inviare informazioni al mittente originale per verificare che il vostro indirizzo e-mail è valido.

4. Fare clic nella casella di testo e digitare un indirizzo e-mail. (O fare clic A pulsante per scegliere un memorizzato l'indirizzo e-mail.)

5. Fare clic nella finestra del messaggio e di digitare alcun testo aggiuntivo che si desidera inviare insieme al messaggio trasmesso.

6. Fare clic sull'icona Invia.

Allegare file ai messaggi

Piuttosto che inviare messaggi di testo normale, è anche possibile allegare un file al tuo messaggio. Questo file può essere qualsiasi cosa, da una foto, una canzone (archiviato come un file audio), un programma, o anche un altro messaggio di posta elettronica. Prestare attenzione quando allegare file ai messaggi, perché molti ISP porre il limite della la dimensione massima di un messaggio di posta elettronica, come ad esempio 10MB. Anche cercare di mantenere eventuali allegati file di piccole dimensioni, perché se il destinatario ha una connessione lenta a Internet, il download di un file allegato di grandi dimensioni può richiedere un tempo molto lungo. Allegare un file a un messaggio Se si desidera inviare a qualcuno una foto, video, file audio, file compresso, o addirittura un intero programma, è necessario allegare il file a un messaggio con la seguente procedura:

1. Seguire la procedura descritta nella sezione precedente, "Creazione di E-Mail," per creare un nuovo messaggio di posta elettronica, digitare un oggetto, e digitare un indirizzo e-mail.

2. Fare clic sulla scheda Inserisci.

3. Fare clic sull'icona Allega file.La finestra di dialogo Inserisci file.

4. Fare clic sul file che si desidera allegare al messaggio e quindi fare clic su Inserisci.

Outlook visualizza un pulsante Allega e casella di testo nella finestra del messaggio. Se tenete premuto il tasto Ctrl o Maiusc mentre si fa clic su un file, è possibile selezionare più file contemporaneamente.

5. (Facoltativo) Fare clic sul pulsante Connetti a visualizzare la finestra di dialogo Inserisci file in modo da poter selezionare più file.

6. (Opzionale) Click destro su qualsiasi file nella casella di testo allegato, quando un popup viene visualizzato il menu, scegliere Rimuovere se si cambia idea su allegare un file a un messaggio.

7. Fare clic sull'icona Invia.Invece di selezionare i file da allegare a un messaggio, è possibile comprimere ozip più file in un unico file compresso utilizzando un programma separato, come WinZip o utilizzando la funzionalità built-in zip in Windows.

Allegando le informazioni di Outlookad un altro messaggio

Piuttosto che allegare un file, è possibile inviare le informazioni memorizzate in Outlook, come le informazioni di contatto o un compito. Per collegare le informazioni di Outlook a un messaggio, procedere come segue:

1. Seguire la procedura descritta nella sezione precedente, "Creazione di E-Mail," per creare un nuovo messaggio di posta elettronica, digitare un oggetto, e digitare un indirizzo e-mail.

2. Fare clic sulla scheda Inserisci.

3. Fare clic sull'icona Allega Item.La finestra di dialogo Inserisci oggetto.

4. Fare clic su una cartella, come la Posta in arrivo o contatti.La finestra di dialogo visualizza un elenco degli elementi memorizzati nella cartella selezionata.

5. Fare clic su un elemento, ad esempio un messaggio di posta elettronica memorizzati nella cartella Posta in arrivo.

6. Fare clic su OK.Outlook attribuisce il tuo articolo scelto per la finestra del messaggio.

7. Digitare un indirizzo e-mail, l'oggetto e il testo nella finestra dei messaggi.

8. Fare clic sull'icona Invia.

Formattazione E-Mail

Pianura e-mail sarà solo aspetto di un testo nero su sfondo bianco. Se si desidera condire la comparsa di messaggi e-mail, è possibile utilizzare la cartoleria o per gli strumenti di formattazione del testo. È inoltre possibile utilizzare file di firma per visualizzare le informazioni uniche in ogni messaggio inviato, come il tuo nome e numero di telefono. Formattazione del testo è possibile formattare il testo in un messaggio di posta elettronica alla stessa maniera, si può formattare il testo in un documento di Word, ad esempio come cambiare i caratteri, scegliendo diversi colori, la sottolineatura del testo, o la creazione di elenchi numerati.

Per formattare il testo, attenersi alla seguente procedura:

1. Selezionare il testo che si desidera formattare.

2. Fare clic sul messaggio di testo o Formato scheda.La scheda Formato testo visualizza ulteriori strumenti di formattazione, come la creazione di elenchi puntati e numerati, e di allineare il testo a destra, al centro oa sinistra. Aggiunta di firme per i tuoi messaggiFirme contengono il testo che appare nella parte inferiore di ogni messaggio e-mail da inviare. Firme può essere utile per visualizzare il vostro nome, azienda, indirizzo del sito Web, o breve messaggio che si desidera che tutti potranno leggere quando si riceve un messaggio da voi.

Essere attenti comprese le informazioni personali in una firma, come il numero di telefono di casa. Se qualcuno inoltra la tua e-mail che ha la propria firma in calce, un estraneo potrebbe leggere il testo della firma e utilizzare le informazioni contro di voi per hack nel computer o rubare la vostra identità. Come regola generale, le informazioni solo mettere nella vostra firma file che non ti dispiace la condivisione con un mondo pieno di stranieri. Per creare una firma, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Scegliere Strumenti -> Opzioni.La finestra di dialogo Opzioni.

3. Fare clic sulla scheda Formato posta

4. Fare clic sul pulsante Firme.

5. Fare clic sul pulsante Nuovo.La finestra di dialogo Nuova Firma.

6. Digitare un nome descrittivo per il file di firma e quindi fare clic su OK.

7. Fare clic nella casella di testo e digitare il testo che si desidera includere nel vostro file di firma, come il tuo nome, la società, sito Web, e così via.È inoltre possibile formattare il testo a questo punto. Basta essere consapevoli del fatto che alcuni computer e programmi di posta elettronica potrebbe non essere in grado di visualizzare tutta la formattazione corretta.

8. Fare clic sul pulsante Salva.

9. (Opzionale) Fare clic nelle risposte / Attaccanti casella di riepilogo e scegliere il nome del file di firma che si è definito nel passaggio 6.

10. Fare clic su OK due volte.Ora, ogni volta che si crea un nuovo messaggio di posta elettronica, Outlook inserisce automaticamente il testo si è salvato nel file di firma.

Creazione e utilizzo di firme multiple

Si può effettivamente creare file di firma di più, anche se Outlook allegare un solo file di firma di messaggi e-mail automaticamente. La creazione di file di firma multipla permette di creare un file di firma per uso personale e uno per uso professionale. (Basta fare in modo di non ottenere il due di loro confusi e inviare informazioni personali nel vostro file di firma per i contatti commerciali.) Per creare firme aggiuntivi, seguire i punti 1-10 della sezione precedente, "Aggiunta di firme per i tuoi messaggi . "Dopo aver creato i file di firma di più, è possibile definire quale usare la seguente procedura:

1. Seguire i passaggi 1-5 nella sezione "Creare un nuovo messaggio e-mail" per creare un nuovo messaggio.

2. Fare clic sulla scheda Inserisci.

3. Fare clic sull'icona Firma nel gruppo Includi.Un menu a discesa sembra che visualizza un elenco dei file di firma esistenti.

4. Fare clic sul nome del file di firma che si desidera utilizzare.Outlook visualizza file di testo che firma nel vostro messaggio di posta elettronica.

5. Digitare il messaggio nella casella di testo.

6. Fare clic sull'icona Invia per inviare il messaggio.

La modifica e l'eliminazione di un file di firma

È sempre possibile modificare un file di firma in qualsiasi momento per aggiungere o eliminare il testo. Per modificare un file di firma, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegliere Strumenti -> Opzioni.La finestra di dialogo Opzioni.

2. Fare clic sulla scheda Formato posta.

3. Fare clic sul pulsante Firme.Le firme di cancelleria e la finestra di dialogo.

4. Fare clic su un nome di file di firma.Outlook visualizza il contenuto di tale file di firma nella casella di testo qui sotto.

5. (Facoltativo) Fare clic sul pulsante Elimina.Quando una finestra di dialogo per avvertire che si sta per eliminare il file di firma, fare clic su Sì (o No).

6. Fare clic nella casella di testo e modificare il testo.

7. Fare clic sul pulsante Salva per salvare le modifiche.

8. Fare clic su OK.

Lettura e Organizzazione E-Mail

 

Quando Outlook recupera e-mail, organizza messaggi in base al tempo. Messaggi ricevuti appaiono oggi sotto la rubrica di oggi, i messaggi ricevuti la scorsa settimana appaiono sotto l'ultima settimana rubrica e messaggi ricevuti mese scorso appare sotto la voce 'ultimo mese. Outlook offre due modi per leggere un messaggio di posta elettronica: nel riquadro di anteprima in una finestra separata il riquadro di anteprima può essere utile per sfogliare il contenuto dei messaggi diversi per vedere se davvero volete leggere o meno. Perché il riquadro di anteprima mostra solo una parte del messaggio, un testo può apparire tagliata. Visualizzazione di un messaggio in una finestra separata è più utile quando si desidera leggere l'intero messaggio.

Per visualizzare un messaggio di posta elettronica, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Fare clic su un messaggio nel riquadro Posta in arrivo.Outlook mostra il messaggio scelto nel riquadro di anteprima.

3. (Opzionale) Fare doppio clic sul messaggio nel riquadro Posta in arrivo.Outlook visualizza il messaggio in una finestra separata.

4. Fare clic sul pulsante Chiudi per chiudere la finestra del messaggio scompaiono.Categorizzare i messaggi Un problema con la ricezione di messaggi è che si possono avere i messaggi personali e aziendali mescolati insieme, e cercando di trovare un messaggio di età entro possono coinvolgere noiosa ricerca attraverso i vostri messaggi precedenti, uno per uno. Per risolvere questo problema, Outlook consente di classificare i messaggi in base al colore. Si può usare rosso per evidenziare messaggi importanti, giallo per evidenziare messaggi personali, verde per evidenziare i messaggi commerciali che coinvolgono il denaro, e così via.

Colore categorizzare un messaggioPer classificare un messaggio, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Fare clic su un messaggio nel riquadro Posta in arrivo.

3. Scegliere Azioni -> Categorizzare.

4. Fare clic su una categoria.Outlook visualizza il colore scelto l'icona categoria del messaggio. (Se questa è la prima volta che hai scelto un colore, Outlook visualizza una finestra di dialogo, dando la possibilità di dare il colore di un nome più descrittivo.)

Dopo aver colore-categorizzare i vostri messaggi, si possono organizzare in gruppiscegliendo Visualizza -> Disponi per -> Categorie. categorie a colori di compensazione da un messaggio chiaro per le categorie di colore da un messaggio, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su un messaggio che contiene una categoria a colori.

2. Scegliere Azioni -> Categorizzare -> Tutte le categorie.

3. Selezionare le caselle di controllo per aggiungere o rimuovere una categoria a colori da il messaggio è stato selezionato nel passaggio 1.

4. Fare clic su OK.Se si desidera eliminare le categorie di colore da tutti i messaggi, scegliere Azioni -> Classifica -> Cancella Tutte le categorie.

Recupero di un file allegato da un messaggio

Piuttosto che inviare messaggi di testo, la gente potrebbe inviare immagini, documenti word processor, o banche dati come file allegati. Quando si riceve un messaggio con un file allegato, Outlook visualizza un'icona a forma di graffetta accanto al messaggio. Mai aprire un file allegato a meno che non assolutamente la fiducia dei suoi contenuti. Molti hacker inviano virus, worm e cavalli di Troia, come allegati di file, quindi se non stai attento, potresti accidentalmente infettare il computer e di perdere i vostri dati.

Per aprire un file allegato, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic su un messaggio che visualizza un'icona a forma di graffetta.Outlook visualizza il contenuto del messaggio nel riquadro di anteprima con la visualizzazione di una icona del file e il nome effettivo del file allegato.

2. Fare doppio clic sull'icona del file visualizzato nel riquadro del messaggio Anteprima

3. Fare clic su Apri.

Se si fa clic su Salva, è possibile salvare il file in una cartella ed esaminare con unantivirus o un programma antispyware prima di aprirlo.

4. Fare clic su un programma da utilizzare e quindi fare clic su OK.Un'altra finestra di dialogo che chiede se si vuole veramente aprire il file.

5. Fare clic su Sì (o Annulla se si cambia idea e non vuole aprire il file dopo tutto).La tua carica programma scelto e visualizza il contenuto del file allegato. Spesso è possibile aprire file allegati usando più di un programma. Se si riceve un file di testo come un file allegato, è possibile aprirlo con il Blocco note, WordPad o Microsoft Word.

Eliminazione di messaggi di posta elettronica

Per mantenere la vostra cartella Posta in arrivo di diventare troppo affollato, si può sempre eliminare i messaggi che sei sicuro che non avrete mai bisogno di leggerlo di nuovo. Per eliminare un messaggio, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Fare clic su un messaggio nel riquadro che si desidera eliminare.

3. Premere Canc o scegliere Modifica -> Eliminare.Se si elimina accidentalmente dalla parte del torto messaggio di posta elettronica, è possibile annullare l'eliminazione premendo Ctrl + Z oppure scegliendo Modifica -> Annulla subito. Quando si elimina messaggi, Outlook memorizza nella cartella Posta eliminata in modo è sempre possibile recuperare in seguito. Per recuperare un messaggio eliminato in precedenza, attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Fare clic sull'icona Posta eliminata nel riquadro delle cartelle di posta.

3. Fare clic su un messaggio che si desidera recuperare.

4. Scegliere Modifica -> Sposta nella cartella.

5. Clic su una cartella (ad esempio, Posta in arrivo) per memorizzare il messaggio e poi Fare clic su OK.Outlook rimuove il messaggio dalla cartella Posta eliminata e lo memorizza nella cartella che hai scelto.

Se si elimina un messaggio dalla cartella Posta eliminata, che il messaggio verràandato per sempre. Per pulire la vostra cartella Posta eliminata (per risparmiare spazio o per distruggere incriminanti messaggi di posta elettronica), attenersi alla seguente procedura:

1. Scegli Go -> Mail. (È anche possibile premere CTRL +1 oppure fare clic sul pulsante Posta in l'angolo in basso a sinistra della finestra di Outlook.)Outlook visualizza il riquadro.

2. Scegliere una delle seguenti:

• Fare clic su un messaggio.

• Scegliere Modifica -> Seleziona tutto per selezionare tutti i messaggi memorizzati nellaCartella Posta eliminata.

• Tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic su ogni messaggio che si desidera eliminare.

• Tenere premuto il tasto Shift, fare clic sul primo messaggio che si desidera eliminare, e quindi l'ultimo messaggio che si desidera eliminare.

Outlook seleziona tutti i messaggi tra i messaggi prima e l'ultima che hai selezionato.

3. Premere Canc o scegliere Modifica -> Eliminare.Una finestra di dialogo in cui viene chiesto se siete sicuri di voler cancellare i messaggi selezionati.

Se si eliminano tutti i messaggi dalla cartella Posta eliminata, non sarà in grado di recuperarli mai più per il resto dell'eternità.

4. Fare clic su Sì (o No).

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