Validación de datos en Excel 2007

Auditoría de fórmulas

Los resultados de su hoja de cálculo sólo son tan buenos como los datos que le dan y las fórmulas que usted cree. Alimentar a una hoja de cálculo de los datos erróneos, y es obvio que el cálculo del resultado equivocado. Más problemático es cuando se envía una hoja de cálculo de los datos correctos, pero su fórmula es incorrecta, lo que produce un resultado incorrecto y engañoso. Aunque Excel parece ser el cálculo de las fórmulas correctamente, vuelva a comprobar los cálculos para asegurarse. Algunos errores comunes que pueden estropear sus fórmulas incluyen

Los datos que faltan: La fórmula no está utilizando todos los datos necesarios para calcular el resultado correcto.

Los datos incorrectos: La fórmula es la obtención de datos de la celda equivocada.

Cálculo incorrecto: Su fórmula es incorrecta para calcular un resultado.

Si una fórmula es el cálculo de los datos de forma incorrecta, probablemente no se escriba la fórmula correctamente. Por ejemplo, usted puede querer una fórmula para sumar dos números, pero por equivocación pulsa en la fórmula para multiplicar dos números. Para comprobar si una fórmula es el cálculo de los datos de forma incorrecta, darle los datos que usted ya sabe lo que el resultado debe ser. Por ejemplo, si usted escribe los números 4 y 7 en una fórmula que debe sumar dos números, pero devuelve 28 en su lugar, sé que no es el cálculo correctamente.

Si la fórmula es correcta, pero aún no es el cálculo del resultado correcto, es muy probable que no está recibiendo los datos que necesita de las células correctas. Para ayudarle a rastrear si una fórmula es la recepción de todos los datos que necesita, Excel ofrece funciones de auditoría que se muestran en forma visual la cual las células de suministro de datos a los que las fórmulas. Mediante el uso de características de auditoría de Excel, puede asegurarse de que las fórmulas están utilizando los datos de las células correctas . Saber al instante si una fórmula podrían estropearse si se cambia una referencia de celda.

Encontrar una fórmula que obtiene sus datos

Si una fórmula es la recuperación de datos de las celdas mal, nunca va a calcular el resultado correcto. Trazando una fórmula, usted puede ver todas las celdas que utiliza una fórmula para recuperar los datos. Cualquier célula que proporciona datos a una fórmula es una precedente.Para trazar una fórmula, siga estos pasos:

1. Haga clic en una celda que contiene la fórmula que desea comprobar.

2. Haga clic en la ficha Fórmulas.

3. Haga clic en el icono de los precedentes de seguimiento en el grupo de Auditoría de fórmulas.Excel dibuja flechas que muestran todas las celdas que los datos de la alimentación en la fórmula que eligió en el paso 1.

4. Haga clic en el botón Quitar Flechas para hacer las flechas de auditoría desaparecer.

Conclusión que (fórmula s) de una célula puede cambiar

A veces puede ser curioso cómo una célula en particular podría afectar a una fórmula almacenada en su hoja de cálculo. A pesar de que sólo podría escribir un nuevo valor en la celda y buscar los cambios, es más fácil (y más precisa), para identificar todas las fórmulas que dependen de una célula en particular. Cualquier fórmula que recibe los datos es un dependiente.Para encontrar uno o más fórmulas de que una sola célula pueda afectar, siga estos pasos:

1. Haga clic en cualquier celda que contiene los datos (no una fórmula).

2. Haga clic en la ficha Fórmulas.

3. Haga clic en Rastrear dependientes.Excel dibuja una flecha que apunta a una celda que contiene una fórmula. Esto te dice que si cambia los datos de la celda en la que eligió en el paso 1, que cambiará el resultado calculado en la celda que contiene una fórmula.

4. Haga clic en el icono de Quitar flechas en el grupo de Auditoría de fórmulas para hacer las flechas desaparecen.

Validación de datos

Debido a que las fórmulas son tan exactos como los datos que reciben, es importante que la hoja de cálculo contiene sólo datos válidos. Ejemplos de datos no válidos puede ser un número negativo (por ejemplo, -9) por un precio o un número decimal (por ejemplo, 4,39) para el número de elementos de un cliente de comprar. Para mantener la hoja de cálculo de aceptar datos no válidos, se puede definir una celda para aceptar sólo ciertos tipos de datos, como los números que se encuentren entre 30 y 100. En el momento en que alguien trata de tipo de datos no válido en una celda, Excel le avisa de inmediato. Para definir los tipos de datos válidos para una celda, siga estos pasos:

1. Haga clic en una celda que contiene los datos utilizados por una fórmula.

2. Haga clic en la ficha Datos.

3. Haga clic en el icono de validación de datos en el grupo Herramientas de datos.

4. Haga clic en la casilla Permitir lista y elegir uno de los siguientes:

• Cualquier valor: El valor por defecto acepta cualquier cosa que el usuario • tipos Número Total: Acepta sólo números enteros, como 47 y 903 • Decimales: Acepta números enteros y decimales, tales como 48,01 o 1,00 • Lista: Permite definir una lista de datos válidos • Fecha: Sólo acepta fechas • Hora: Acepta veces solamente • Longitud del texto: Define una longitud mínima y máxima de texto • Personalizado: Permite definir una fórmula para especificar los datos válidos

Dependiendo de la opción que elija, puede ser necesario para definir los valores mínimo y máximo, y si desea que los datos a ser igual, inferior o superior a un límite definido.

5. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada en el cuadro de diálogo Validación de datos.

6. Haga clic en el cuadro de texto Título y escriba un título.

7. Haga clic en el cuadro de texto del mensaje de entrada y escriba un mensaje que desea pantalla cuando alguien selecciona esta celda en particular.

8. Haga clic en la ficha Mensaje de error en el cuadro de diálogo Validación de datos.

9. Haga clic en el cuadro de lista Estilo y elija un icono de alerta, como la detención o el Advertencia.

10. Haga clic en el cuadro de texto Título y escriba un título para el mensaje de error.

11. Haga clic en el cuadro de texto del mensaje de error y escriba el mensaje que aparezca, si el usuario escribe datos no válidos en la celda.

12. Haga clic en Aceptar.Después de definir la validación de datos de una celda, siempre se puede eliminar más adelante. Para quitar la validación de una celda, siga estos pasos:

1. Haga clic en la celda que contiene la validación de datos.

2. Haga clic en la ficha Datos.

3. Haga clic en el icono de validación de datos en el grupo Herramientas de datos.El cuadro de diálogo Validación de datos aparece.

4. Haga clic en Borrar todo y, a continuación, haga clic en Aceptar.Excel borra todos los datos de reglas de validación de su celda elegida.

un artículo presentado por Barbara Futo

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