Conhecendo o Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 é composto por cinco programas principais: Word, Excel, PowerPoint, Access e Outlook. Cada um desses programas do núcleo é especializada em manipulação de dados diferentes. Word manipula as palavras, frases e parágrafos; Excel manipula números; PowerPoint manipula textos e imagens para criar um slide show; Access manipula dados, tais como inventários e Outlook manipula informações pessoais, tais como endereços de e-mail e números de telefone.

Apesar de cada programa do Office 2007 é especializada em armazenagem e manipulação de diferentes tipos de dados, todos eles funcionam de maneira semelhante. Primeiro, você tem que digitar dados em um programa Office 2007, digitando no teclado ou carregar dados de um arquivo existente. Segundo, você tem que dizer o Office 2007 como manipular seus dados, como sublinhado, ampliação, coloração, ou excluí-lo. Terceiro, você tem que salvar seus dados como um arquivo.

Para ajudá-lo a compreender este processo de três etapas de entrada, manipulação de dados e de poupança, o Office 2007 oferece comandos semelhantes entre todos os seus programas para que você possa ir rapidamente a partir do Word para o Excel para o PowerPoint sem ter de reaprender inteiramente novos comandos para usar cada programa. Mesmo melhor, o Office 2007 reorganiza seus numerosos comandos assim que encontrar o comando que você precisa é mais rápido e mais fácil do que nunca. (Se você acha que isso implica que as versões anteriores do Microsoft Office foram desajeitado e difícil de usar, você está certo.) Se você já está familiarizado com os computadores e as edições anteriores do Microsoft Office, você pode querer navegar por este artigo apenas para se familiarizar com a forma como o Office 2007 reorganiza comandos de programa comum. Se você nunca usou um computador antes ou simplesmente não se sentir confortável usando o Microsoft Office, leia este artigo primeiro.

Carregando um programa Office 2007

O primeiro passo para utilizar o Office 2007 está carregando o programa que deseja usar. Para carregar qualquer programa do Office 2007, siga estas etapas:

1. Clique no botão Iniciar na barra de tarefas do Windows.Um menu pop-up aparece.

2. Escolha Todos os Programas.Outra menu pop-up aparece.

3. Escolha o Microsoft Office.A lista de programas aparece no menu Iniciar.

4. Escolha o programa Office 2007 que pretende utilizar, como o Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

Seu programa escolhido é exibida na tela. Conhecendo a nova interface do usuário do Office 2007 oferece uma nova interface de usuário de Word, Excel, PowerPoint, Access e algumas partes do Outlook. Esta nova interface do usuário consiste em três partes:

Office botão da barra de ferramentas de Acesso Rápido Ribbon O menu Arquivo

O menu Arquivo contém os comandos para abrir, salvar, imprimir e fechar um arquivo. No Word, um arquivo é chamado de documento. No Excel, um arquivo é chamado de trabalho.No PowerPoint, um arquivo é chamado de apresentação. No Access, um arquivo é chamado de banco de dados.Nas versões anteriores do Office, o menu Arquivo foi claramente marcado Arquivo. No Office 2007, o menu Arquivo aparece quando você clica no botão Office no canto superior esquerdo. Você pode exibir o menu Arquivo, clicando no botão Office ou pressionando Alt + F. Criando um novo arquivo Quando você carregar um Office 2007 programa, ele automaticamente cria um arquivo vazio para você usar imediatamente. No caso você precisa criar um novo arquivo depois que você já tenha carregado um programa do Office 2007, siga estas etapas: Usando um modelo do Office 2007 em seu computador a instalação do Office 2007 instala automaticamente dezenas de modelos para o Word, Excel, PowerPoint e Access. Para usar um desses modelos, siga estas etapas:

1. Clique no botão Office e escolha Novo.Aparecerá uma nova janela.

2. Escolha Novo.Uma nova caixa de diálogo aparece. Dependendo de qual programa você está usando, a caixa de diálogo Novo documento pode ler (em Word), Nova pasta de trabalho (para Excel), e assim por diante.

3. Clique em branco (como o documento em branco ou livro em branco) e depois Clique no botão Criar.Dependendo de qual programa você está usando, você pode escolher o documento em branco para o Word ou apresentação em branco para o PowerPoint. Um arquivo em branco aparece pronto para você começar a armazenar dados nele. Criando um novo arquivo a partir de um modelo em vez de criar um arquivo em branco, você pode achar mais fácil usar um modelo em vez disso. A modelo contém a formatação pré-definidos para a criação de diferentes tipos de arquivos facilmente, como calendários, boletins, relatórios de vendas, ou uma apresentação de diapositivos corporativos. Office 2007 oferece três tipos de modelos: modelos do Office 2007 instalado em seus modelos de computador disponível na Internet no site da Microsoft existente arquivos que você criar e formatar mesmo usando um modelo do Office 2007 em seu computador a instalação do Office 2007 instala automaticamente dezenas de modelos para Word, Excel, PowerPoint e Access. Para usar um desses modelos, siga estas etapas:

1. Clique no botão Office e escolha Novo.Aparecerá uma nova janela.

2. Clique em Modelos Instalados.A janela New todos os modelos instalados no seu computador.

3. Clique no modelo que deseja usar e clique no botão Criar.Office 2007 cria um novo arquivo com base no seu modelo escolhido. Baixando e usando um modelo off Web site da Microsoft A Microsoft oferece uma enorme biblioteca de modelos que você pode baixar em seu site. Para recuperar esses modelos, você precisa se conectar à Internet e, em seguida, siga estas etapas:

1. Clique no botão Office e escolha Novo.Aparecerá uma nova janela.

2. Clique em uma categoria abaixo Microsoft Office Online, tais como Calendários ou concessão de certificados.

3. Clique no modelo que pretende utilizar e, em seguida, clique no botão Download botão.Office 2007 downloads e cria um novo arquivo com base no seu modelo escolhido.

Abrindo um arquivo existente

Quando você carrega um programa do Office 2007, você provavelmente vai querer editar um arquivo que você tinha criado e modificado antes. Para abrir um arquivo existente, você precisa dizer ao Office 2007, o local eo nome do arquivo que você deseja abrir. Basta seguir estes passos:

1. Clique no botão Office e em seguida, escolher Abrir.

2. (Opcional) Para escolher uma unidade diferente de olhar para os arquivos, clique em Computador sob o painel Links Favoritos. Então clique na unidade onde você deseja carregar o arquivo, como o drive C:.

3. (Opcional) Clique em uma pasta e clique em Abrir para procurar um arquivo dentro uma pasta. Repita este passo quantas vezes forem necessárias.

4. Clique no arquivo que deseja abrir e clique em Abrir.Seu arquivo escolhido parece pronto para edição. Quando você clica no comando Abrir no Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Access, uma janela adicional aparece à direita que contém uma lista dos últimos arquivos abertos. Se você quiser carregar um arquivo que você tenha usado recentemente, clique esse nome para carregar esse arquivo. Saving Salvando os arquivos de um arquivo armazena todos os seus dados em um disco rígido ou outro dispositivo de armazenamento (como um cartão Compact Flash). O primeiro tempo você salvar um arquivo, você precisa especificar três itens:

A unidade ea pasta para armazenar seus arquivos O nome do seu arquivo de formato para salvar o arquivo

A unidade ea pasta onde você armazenar seus arquivos é completamente arbitrária. Entanto, é uma boa idéia para armazenar arquivos similares em uma pasta com um nome descritivo, como Evasão Fiscal Informações para 2008 ou Cartas de extorsão Vovó. Por padrão, o Office 2007 armazena todos os seus arquivos na pasta Documentos. O nome do seu arquivo também é completamente arbitrário, mas também é uma boa idéia de dar o seu arquivo um nome descritivo, como Últimas Resume to Escape My Dead - End Job ou Global Trade Apresentação para World Domination Reunião sobre 9 de setembro de 2008.O formato do seu arquivo define como o Office 2007 armazena os dados. O formato de arquivo padrão é conhecido como Formato Office 2007, o que significa simplesmente que as pessoas apenas com o Office 2007 pode confiantemente abrir e visualizar o conteúdo desse arquivo. Se você quer compartilhar seus arquivos com pessoas que não usam o Office 2007, você tem que salvar seus arquivos em um formato de arquivo diferente. Salvar um arquivo do Office 2007 Se você for a única pessoa que precisa de visualizar e editar arquivos , você pode salvar um arquivo no formato do Office 2007, seguindo estes passos:

1. Clique no botão Office.Um menu suspenso aparecerá.

2. Clique em Salvar.Para uma maneira rápida de escolher o Office Button ➪ comando Salvar, clique no ícone Salvar, que aparece à direita do botão Office ou pressione Ctrl + S.

3. (Opcional) Para especificar a unidade ea pasta para salvar o arquivo, clique em Procurar Pastas.Isso faz com que a caixa de diálogo se expandir, como mostrado na parte inferior da caixa de diálogo. Agora você pode clicar em computador, em Links Favoritos e, em seguida, clique em uma pasta. Ou, clique no botão Nova Pasta, quando a Nova pasta caixa de diálogo aparecer, digite um nome para a nova pasta e clique em OK.

4. Clique na caixa de texto Nome do Arquivo e digite um nome descritivo para o seu arquivo.

5. Clique em Salvar.Depois de salvar um arquivo, você só tem que passar por etapas 1 e 2, pois você não precisa especificar uma localização e nome do arquivo para salvar um arquivo existente. Salvando um arquivo para versões anteriores do Microsoft Office Se você precisar para compartilhar arquivos com pessoas que usam versões mais antigas do Microsoft Office, você precisará salvar seus arquivos em um formato de arquivo diferente, conhecido como 97-2003, como Documento do Word 97-2003 ou Apresentação do PowerPoint 97-2003.Este formato de arquivo especial 97-2003 salva arquivos do Office 2007 para que as versões anteriores do Microsoft Office 97/2000/XP/2003 pode abrir e editar arquivos. Quando você salvar arquivos no formato 97-2003, o Microsoft Office 2007 salva seus arquivos com uma extensão de três letras, como. doc ou. xls. Para salvar arquivos do Office 2007 como formato 97-2003, siga estas etapas:

1. Clique no botão Office e em seguida, escolha Salvar como.A caixa diálogo Save As aparece.

2. Clique na caixa Salvar como tipo lista.A lista de formatos diferentes aparece. Quando você escolhe o comando Salvar como no passo 1, você está fazendo uma cópia do arquivo original.

3. Escolha a opção de formato 97-2003, como o formato Word 97-2003 ou

Formato do Excel 97-2003.Salvar como tipo caixa de listagem exibe uma lista enorme de formatos, tais como dados XML ou texto. A maioria dos programas pode aceitar arquivos armazenados no formato 97-2003, mas muitos programas mais antigos não podem, portanto, você pode ter que recorrer ao salvar um arquivo em um desses outros formatos em vez disso.

4. (Opcional) Clique na caixa de texto Nome do Arquivo e digite um nome descritivo para o seu arquivo.

5. Clique em Salvar.

Fechamento de arquivo

Quando você terminar de editar um arquivo, você precisa fechá-lo. Fechando um arquivo simplesmente remove o arquivo de sua tela, mas mantém o seu programa Office 2007 em execução para que você possa editar ou abrir outro arquivo. Se você ainda não salvou o arquivo, fechar um arquivo, será perguntado para salvar as alterações. Para fechar um arquivo, siga estas etapas:

1. Clique no botão Office e em seguida, escolha Fechar.Se não tiver guardado o ficheiro, aparece uma janela perguntando se você deseja salvar as alterações. Para uma maneira mais rápida para escolher o comando Fechar, pressione Ctrl + F4.

2. Clique em Sim para salvar suas alterações, Não para descartar todas as alterações ou Cancelar para manter o seu arquivo aberto.Se você clicar em Sim ou Não, o Office 2007 fecha o arquivo.

Usando a barra de ferramentas de Acesso

A barra de ferramentas do Access aparece à direita do botão Office perto do topo da tela, exibindo os ícones que representam os comandos mais usados como Salvar, Desfazer e Refazer.

Usando os ícones de acesso rápido

Se você clicar no ícone Salvar na barra de ferramentas de Acesso Rápido, o Office 2007 salva o arquivo atual. Se você estiver salvando um novo arquivo, uma caixa de diálogo aparece, pedindo-lhe para escolher um nome para o arquivo. Se você clicar no ícone Imprimir na barra de ferramentas de Acesso Rápido, Office 2007 imediatamente imprime uma cópia do seu arquivo inteiro através do padrão impressora. (Se você quiser especificar uma impressora diferente de usar, o número de cópias a imprimir, ou páginas específicas de impressão, clique no botão Office e escolha de impressão em vez disso.) O ícone Refazer inverte o comando Desfazer última vez que você escolheu. Por exemplo, se você excluir um ponto, o Office 2007 faz com que o ponto desaparece. Então, se você clicar no ícone Desfazer imediatamente, o parágrafo magicamente reaparece. Se você clicar no ícone Refazer imediatamente, o comando Refazer inverte o comando Desfazer e suprime o parágrafo vez mais.

O ícone Undo é único na medida em que oferece duas maneiras de usá-lo. Primeiro, você pode clicar no ícone Desfazer para desfazer a última ação que você escolheu. Segundo, você pode clicar na seta apontando para baixo que aparece à direita do ícone Desfazer para exibir uma lista de uma ou mais de suas ações anteriores. A ação mais recente que você escolheu aparece no topo da lista, o segundo mais recentes ação aparece em segundo lugar, e assim por diante. Para desfazer vários comandos, siga estas etapas:

1. Clique na seta apontando para baixo que aparece à direita do Desfazer ícone na barra de ferramentas acesso rápido.

2. Mova o ponteiro do mouse para destacar uma ou mais ações que você deseja desfazer.

3. Clique no botão esquerdo do mouse.Office 2007 desfaz todas as várias ações que você selecionou.

Adicionando ícones

A barra de ferramentas do Access é projetado para colocar seus comandos mais usados, onde você pode sempre encontrá-los. Para adicionar outros ícones da barra de ferramentas de Acesso Rápido, siga estas etapas:

1. Clique na seta Customize Quick Access Toolbar.Um menu suspenso aparecerá. Você pode adicionar um ícone à barra de ferramentas clicando no ícone de um nome, como Rascunho ou Nova, a partir do menu suspenso.

2. Clique em Mais Comandos.Uma janela Opções é exibida. O painel da direita mostra todos os ícones atuais na barra de ferramentas acesso rápido. O painel da esquerda mostra todos os ícones adicionais que você pode adicionar.

3. Clique na caixa Escolher comandos de lista e escolher um título de menu, como arquivo ou layout de página.O painel esquerdo mostra uma lista de ícones e comandos.

4. Clique em um ícone e clique no botão Adicionar.

5. (Opcional) Repita as etapas 3 e 4 para cada ícone adicional que você deseja adicionar à barra de ferramentas acesso rápido.

6. Clique em OK.Seu ícone escolhido (ou ícones) agora aparece na barra de ferramentas acesso rápido.

Removendo ícones

Você pode remover os ícones da barra de ferramentas de acesso rápido a qualquer momento. Para remover um ícone, siga estas etapas:

1. Direito do mouse em um ícone na barra de ferramentas acesso rápido.Um menu suspenso aparecerá.

2. Remover Clique em Ferramentas de Acesso Rápido.Office 2007 remove o ícone selecionado na barra de ferramentas acesso rápido. Movendo a barra de ferramentas de Acesso A barra de ferramentas do Access podem aparecer em um dos dois locais:

Acima da Faixa de Opções (seu local padrão) abaixo da faixa

Para mover a barra de ferramentas do Access, siga estas etapas:

1. Clique na seta Customize Quick Access Toolbar.Um menu suspenso aparecerá.

2. Escolha Place Ferramentas de Acesso Rápido abaixo (ou acima) da fita.Se a barra de ferramentas de acesso atualmente aparece sobre a faixa, você vai ver o local de acesso rápido da barra de ferramentas abaixo do comando da fita. Se a barra de ferramentas do Access aparece sob a fita, você vai ver o local de acesso rápido da barra de ferramentas acima do comando da fita.

Minimizar o Friso

Você pode dobrar a fita fora da vista temporariamente para que ele só aparece quando você clica em uma guia, como Home ou Inserir. Para ocultar a Faixa de Opções, siga estas etapas:

1. Clique na seta apontando para baixo que aparece à direita do

Desfazer ícone na barra de ferramentas acesso rápido.Um menu suspenso aparecerá.

2. Clique em Minimizar o Friso.Office 2007 esconde a fita e exibe somente os separadores. Para exibir a fita de novo, repita essas duas etapas.

Utilizar o Friso

O Friso organiza comandos em categorias denominadas guias contextuais. Cada guia apresenta um grupo diferente de comandos. Por exemplo, a guia Layout de Página exibe apenas os comandos relacionados com a concepção de uma página, e exibe a guia Inserir apenas os comandos relacionados à inserção de itens em um arquivo, como uma quebra de página ou uma imagem. Utilizando a faixa é um two-step processo. Primeiro, você deve clicar na guia que contém o comando que você deseja. Segundo, você clica no comando real. Tabs agir exatamente como pull-down menus tradicionais. Considerando que um menu suspenso simplesmente exibe uma lista de comandos, guias exibir uma lista de ícones que representam comandos diferentes.

Decifrando ícones Ribbon

A idéia principal por trás de organizar comandos dentro de separadores é para evitar sobrecarregar você com uma enxurrada de comandos diferentes. Embora a maioria dos ícones incluir uma descrição breve texto, você pode obter ajuda adicional decifrar ícones diferentes através de tela, que normalmente exibe o seguinte:

O nome oficial do comando (que é Pincel)

O atalho teclas equivalente você pode usar para executar o comando (que é Ctrl + Shift + C na figura)

Uma breve explicação de que o comando faz

Para ver a descrição de um comando, mover o ponteiro do mouse sobre um comando e aguardar alguns segundos para que a dica de tela aparecerá. Teclas de atalho permitem que você escolha um comando do teclado, sem o incômodo de carregar uma guia e, em seguida, clicando no comando enterrado dentro de que guia. A maioria das teclas de atalho com duas ou três teclas, como CTRL + P ou Ctrl + Shift + C.

Usando o Live Preview

No passado, você pôde ter sabido que tinha um comando específico, mas você nunca sabe como isso afetaria o arquivo depois que você escolheu esse comando. Muitas vezes, você pode escolher um comando, ver como ele mudou o seu arquivo e, em seguida, desfazer a mudança porque ela pode não ser o que você realmente queria. Para evitar esse incômodo de constante experimentação com diferentes comandos, o Office 2007 oferece um recurso chamado Live Preview. Live Preview permite mover o ponteiro do mouse sobre certos ícones exibidos em uma guia e depois ver imediatamente as alterações indicadas no seu arquivo atual.

Para usar o Live Preview, siga estas etapas:

1. Mover o cursor (ou clique com o mouse) em um objeto (texto, imagem, tabela e assim por diante) que você deseja alterar.

2. Mova o ponteiro do mouse sobre qualquer comando.

3. Clique no comando para alterar o seu objeto (ou mover o ponteiro do mouse longe do comando, assim você não escolher esse comando).

No Word, Live Preview não vai funcionar se você exibir o documento no modo rascunho.

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