Conoscere Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 è costituito da cinque programmi di base: Word, Excel, PowerPoint, Access e Outlook. Ciascuno di questi programmi nucleo specializzato nella manipolazione di dati diversi. Parola manipola parole, frasi e paragrafi; Excel manipola i numeri; PowerPoint manipola testo e immagini per creare una presentazione di diapositive; Access manipola i dati, come gli inventari e Outlook manipola le informazioni personali, come indirizzi e-mail e numeri di telefono.

Anche se ogni programma di Office 2007 è specializzata in stoccaggio e la manipolazione di diversi tipi di dati, tutti funzionano in modo simile. In primo luogo, è necessario inserire dati in un programma di Office 2007, digitando sulla tastiera o il caricamento di dati da un file esistente. In secondo luogo, si deve dire a Office 2007 come manipolare i dati, come la sottolineatura, l'ampliamento, coloranti, o eliminarlo. In terzo luogo, si deve salvare i dati in un file.

Per aiutarvi a capire questo processo in tre fasi di inserimento, la manipolazione e il salvataggio dei dati, Office 2007 offre comandi simili tra tutti i suoi programmi in modo da poter passare velocemente da Word a PowerPoint di Excel senza dover imparare di nuovo tutto nuovi comandi per l'uso di ogni programma. Ancora meglio, Office 2007 riorganizza i suoi numerosi comandi così trovare il comando che ti serve è più veloce e più facile che mai prima d'ora. (Se pensi che questo implica che le versioni precedenti di Microsoft Office sono stati maldestri e difficile da usare, hai ragione.) Se avete già familiarità con i computer e le edizioni precedenti di Microsoft Office, si consiglia di sfogliare questo articolo solo per conoscere come Office 2007 riorganizza i comandi del programma comune. Se non hai mai usato un computer prima o semplicemente non si sentono a proprio agio con Microsoft Office, leggere questo articolo.

Caricamento di un programma di Office 2007

Il primo passo per l'utilizzo di Office 2007 è il caricamento del programma che si desidera utilizzare. Per caricare qualsiasi programma di Office 2007, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul pulsante Start sulla barra delle applicazioni di Windows.Un pop-up menu.

2. Scegliere Tutti i programmi.Un altro pop-up menu.

3. Scegliere Microsoft Office.Un elenco di programmi appare nel menu Start.

4. Scegli il programma di Office 2007 che si desidera utilizzare, ad esempio Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.

Il vostro programma prescelto viene visualizzato sullo schermo. Conoscere la nuova interfaccia utente di Office 2007 offre una nuova interfaccia utente per Word, Excel, PowerPoint, Access, e alcune parti di Outlook. Questa nuova interfaccia utente consiste di tre parti:

Office pulsante sulla barra di accesso rapido Ribbon Il menu File

Il menu File contiene i comandi per l'apertura, il salvataggio, la stampa e la chiusura di un file. In Word, un file si chiama documento. In Excel, un file si chiama cartella di lavoro.In PowerPoint, il file si chiama presentazione. In Access, un file si chiama database.Nelle versioni precedenti di Office, il menu File è stato chiaramente etichettati File. In Office 2007, il menu File viene visualizzato quando si fa clic sul pulsante Office nell'angolo in alto a sinistra. È possibile visualizzare il menu File, fare clic sul pulsante Office o premendo Alt + F. Creare un nuovo file prima volta che si carica un Office 2007 programma, esso crea automaticamente un file vuoto per voi da usare subito. Nel caso in cui avete bisogno per creare un nuovo file dopo che hai già caricato un programma di Office 2007, attenersi alla seguente procedura: Utilizzo di un modello di Office 2007 sul computer l'installazione di Office 2007 installa automaticamente decine di modelli per Word, Excel, PowerPoint e Access. Per usare uno di questi modelli, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul pulsante Office e scegliere Nuovo.Apparirà una nuova finestra.

2. Scegliere Nuovo.Una finestra di dialogo Nuovo. A seconda del programma in uso, la finestra di dialogo può leggere Nuovo documento (per Word), Nuova cartella di lavoro (per Excel), e così via.

3. Fare clic su Blank (come Documento vuoto o Cartella di lavoro vuota) e poi Fare clic sul pulsante Create.A seconda del programma in uso, si può scegliere Documento vuoto per Word o PowerPoint per la presentazione vuota. Un file vuoto sembra pronto per iniziare a memorizzare i dati in esso. Creazione di un nuovo file da un modello invece di creare un file vuoto, si possono trovare più facile utilizzare un modello, invece. Un template contiene la formattazione predefinita per la creazione di diversi tipi di file in modo semplice, come calendari, newsletter, rapporti sulle vendite, o una presentazione aziendale presentazione. Office 2007 prevede tre tipi di modelli: i modelli di Office 2007 installato sul proprio computer i modelli disponibili su Internet sul sito Web Microsoft esistenti file che si creano e il formato stesso utilizzo di un modello di Office 2007 sul computer l'installazione di Office 2007 installa automaticamente decine di modelli per Word, Excel, PowerPoint e Access. Per usare uno di questi modelli, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul pulsante Office e scegliere Nuovo.Apparirà una nuova finestra.

2. Modelli fare clic su Installazione.Viene visualizzata la finestra New tutti i modelli installati sul computer.

3. Fare clic sul modello che si desidera utilizzare e quindi fare clic sul pulsante Create.Office 2007 crea un nuovo file basato sul modello scelto. Download e l'utilizzo di un modello off Microsoft sito Web Microsoft fornisce una vasta libreria di modelli che è possibile scaricare dal suo sito web. Per recuperare questi modelli, è necessario connettersi a Internet e quindi seguire questi passaggi:

1. Fare clic sul Office Button e quindi scegliere Nuovo.Apparirà una nuova finestra.

2. Fare clic su una categoria sotto Microsoft Office Online, come Calendari o rilasciare certificati.

3. Fare clic sul modello che si desidera utilizzare e quindi fare clic sul Download pulsante.Office 2007 download e crea un nuovo file basato sul modello scelto.

Apertura di un file esistente

Quando si carica un programma di Office 2007, probabilmente si vorrà modificare un file che si era creato e modificato prima. Per aprire un file esistente, è necessario indicare Office 2007 il percorso e il nome del file che si desidera aprire. Basta seguire questi passaggi:

1. Fare clic sul Office Button e quindi scegliere Apri.

2. (Opzionale) Per scegliere un disco diverso per cercare i file, fare clic su Computer sotto il pannello Collegamenti preferiti. Allora scegliere l'unità in cui si desidera caricare il file, come ad esempio l'unità C:.

3. (Facoltativo) Fare clic su una cartella e quindi fare clic su Apri per cercare un file all'interno una cartella. Ripetere questa operazione tante volte quanto necessario.

4. Fare clic sul file che si desidera aprire e quindi fare clic su Apri.Il file selezionato appare pronto per essere modificato. Quando si sceglie il comando Apri in Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Access, una finestra aggiuntiva appare a destra che contiene una lista degli ultimi file è stato aperto. Se si desidera caricare un file che avete utilizzato di recente, basta cliccare su tale nome per caricare il file. Salvataggio di file Salvataggio di un file memorizza tutti i dati su un disco rigido o altro dispositivo di memorizzazione (come ad esempio una scheda Compact Flash). La prima volta che si salva un file, è necessario specificare tre elementi:

L'unità e la cartella per memorizzare il file Il nome del file Il formato per salvare il file

L'unità e la cartella in cui archiviare i file è completamente arbitraria. Tuttavia, è una buona idea per memorizzare i file simili in una cartella con un nome descrittivo, come ad esempio Evasione fiscale Informazioni per il 2008 o Estorsione Letters to Grandma. Per impostazione predefinita, Office 2007 memorizza tutti i file nella cartella Documenti. Il nome del file è anche del tutto arbitraria, ma è anche una buona idea per dare il file un nome descrittivo, ad esempio Ultime Riprendi per sfuggire alla mia Dead - End Job o Global Trade Presentation per la World Domination Meeting on 9 settembre 2008.Il formato del file definisce il modo in Office 2007 memorizza i dati. Il formato file di default è noto come Office 2007 formato, il che significa semplicemente che le persone solo con Office 2007 può attendibilmente aprire e visualizzare il contenuto di tale file. Se si desidera condividere i file con le persone che non utilizzano Office 2007, è necessario salvare i file in un formato diverso. Salvataggio di un file di Office 2007 Se tu sei l'unica persona che ha bisogno di visualizzare e modificare i file , è possibile salvare un file in formato Office 2007 attenendosi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul pulsante Office.Un menu a discesa visualizzato.

2. Fare clic su Salva.Per un modo rapido per scegliere il Office Button ➪ comando Salva, fare clic sull'icona Salva, che appare a destra del pulsante Office o premere Ctrl + S.

3. (Opzionale) Per specificare una unità e la cartella per salvare il file, fare clic su Sfoglia Cartelle.Questo fa sì che la finestra di dialogo per espandere, come mostrato nella finestra di dialogo in basso. Ora è possibile fare clic su Computer, sotto Favorite Links, e quindi clic su una cartella. Oppure, fare clic sul pulsante Nuova cartella, quando la finestra di dialogo Nuova cartella, digitare un nome per la nuova cartella e quindi fare clic su OK.

4. Fare clic nella casella di testo Nome file e digitare un nome descrittivo per la vostra file.

5. Fare clic su Salva.Dopo aver salvato il file, dovrai solo a passare attraverso le fasi 1 e 2 perché non è necessario specificare un percorso e il nome di salvare un file esistente. Salvataggio di un file per le versioni precedenti di Microsoft Office Se si ha bisogno per condividere file con utenti che utilizzano versioni precedenti di Microsoft Office, è necessario salvare i file in un formato diverso, noto come 97-2003, come Documento di Word 97-2003 o Presentazione di PowerPoint 97-2003.97-2.003 questo speciale formato di file Office 2007 salva i file in modo che le versioni precedenti di Microsoft Office 97/2000/XP/2003 possibile aprire e modificare i file. Quando si salva i file in formato 97-2003, Microsoft Office 2007 salva i file con una proroga di tre file di lettera, come. doc o.. xls Per salvare il file di Office 2007 come un formato 97-2003, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul Office Button e quindi scegliere Salva con nome.Una finestra di dialogo Salva appare.

2. Fare clic nella casella di riepilogo Tipo.Un elenco di diversi formati appare. Quando si sceglie il comando Salva con nome nel passaggio 1, stai facendo una copia del file originale.

3. Scegliere l'opzione 97-2003 formato, come ad esempio Word 97-2003 formato o

Excel 97-2003 Format.Salva come casella di riepilogo Tipo visualizza un elenco enorme di formati di file, come i dati XML o di testo. Maggior parte dei programmi può accettare file memorizzati nel formato 97-2003, ma molti programmi vecchi non si può, quindi potrebbe essere necessario ricorrere a salvare un file in uno di questi altri formati, invece.

4. (Opzionale) Fare clic nella casella di testo Nome file e digitare un nome descrittivo per il file.

5. Fare clic su Salva.

La chiusura di un file

Quando hai finito di modificare un file, è necessario chiuderlo. La chiusura di un file semplicemente rimuove il file dal vostro schermo, ma mantiene il vostro programma di Office 2007 in esecuzione in modo da poter modificare o aprire un altro file. Se non hai salvato il file, la chiusura di un file vi verrà chiesto di salvare le modifiche. Per chiudere un file, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sul Office Button e quindi scegliere Chiudi.Se non hai salvato il file, una finestra di dialogo che chiede se si desidera salvare le modifiche. Per un modo più veloce per scegliere il comando Chiudi, premere Ctrl + F4.

2. Fare clic su Sì per salvare le modifiche, No per annullare tutte le modifiche o Annulla per mantenere il vostro file aperto.Se si sceglie Sì o No, Office 2007 si chiude il file.

Utilizzando la barra degli strumenti di accesso rapido

La barra degli strumenti di accesso rapido appare a destra del pulsante Office vicino alla parte superiore dello schermo, la visualizzazione delle icone che rappresentano comandi di uso comune, come Salva, Annulla e Redo.

Utilizzando le icone di accesso rapido

Se si fa clic sull'icona Salva nella barra degli strumenti di accesso rapido, Office 2007 salva il file corrente. Se si sta salvando un nuovo file, una finestra di dialogo si apre, che chiede di scegliere un nome per il file. Se si fa clic sull'icona Stampa nella barra degli strumenti di accesso rapido, Office 2007 stampe immediatamente una copia del file intero attraverso il default stampante. (Se si desidera specificare una stampante diversa da utilizzare, il numero di copie da stampare, o pagine specifiche per la stampa, fare clic sul pulsante Office e scegliere Stampa, invece.) L'icona Redo inverte il comando Annulla l'ultima che hai scelto. Ad esempio, se si elimina un paragrafo, Office 2007 rende tale paragrafo scompaiono. Allora, se immediatamente clic sull'icona Annulla, il punto riappare magicamente. Se immediatamente clic sull'icona Redo, il comando Ripristina inverte il comando Annulla ed elimina il punto una volta più.

L'icona di Undo è unico in quanto offre due modi per usarlo. In primo luogo, è possibile fare clic sull'icona Annulla per annullare l'ultima azione che hai scelto. In secondo luogo, è possibile fare clic sulla freccia rivolta verso il basso che appare a destra dell'icona Annulla per visualizzare un elenco di una o più delle tue azioni precedenti. L'azione più recente si è scelto appare in cima a questa lista, la seconda più recenti l'azione appare in secondo luogo, e così via. Per annullare più comandi, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso che appare a destra del Annulla l'icona nella barra degli strumenti di accesso rapido.

2. Spostare il puntatore del mouse per evidenziare una o più azioni che si desidera annulla.

3. Fare clic sul pulsante sinistro del mouse.Office 2007 annulla tutte le azioni più selezionato.

Aggiunta di icone

La barra degli strumenti di accesso rapido è destinato a mettere i comandi più comunemente utilizzati, dove si può sempre trovare. Per aggiungere altre icone alla barra degli strumenti di accesso rapido, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sulla freccia Customize Quick Access Toolbar.Un menu a discesa visualizzato. È possibile aggiungere un'icona alla barra degli strumenti facendo clic sul nome di un icona, come Quick Print o Nuovo, dal menu a discesa.

2. Fare clic su Altri comandi.Una finestra di dialogo Opzioni. Il pannello a destra mostra tutte le icone sulla barra degli strumenti attuali di accesso rapido. Il pannello a sinistra mostra tutte le icone aggiuntive che si possono aggiungere.

3. Fare clic nella casella Scegli comandi da elenco e scegliere un titolo del menu, come ad esempio file o layout di pagina.Il pannello di sinistra viene visualizzato un elenco di icone e comandi.

4. Fare clic su un'icona e quindi fare clic sul pulsante Aggiungi.

5. (Opzionale) Ripetere i punti 3 e 4 per ogni icona aggiuntivi che si desidera aggiungere alla barra degli strumenti di accesso rapido.

6. Fare clic su OK.L'icona scelta (o icone) appare ora sulla barra degli strumenti di accesso rapido.

Rimozione delle icone

È possibile rimuovere le icone dalla barra degli strumenti di accesso rapido in qualsiasi momento. Per rimuovere una icona, attenersi alla seguente procedura:

1. Destra-clic su un'icona sulla barra degli strumenti di accesso rapido.Un menu a discesa visualizzato.

2. Fare clic su Rimuovi dalla barra di accesso rapido.Office 2007 rimuove l'icona selezionata dalla barra degli strumenti di accesso rapido. Spostamento della barra degli strumenti di accesso rapido La barra degli strumenti di accesso rapido possono essere visualizzati in uno dei due posti:

Al di sopra del Ribbon (la sua posizione di default), sotto la barra multifunzione

Per spostare la barra degli strumenti di accesso rapido, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sulla freccia Customize Quick Access Toolbar.Un menu a discesa visualizzato.

2. Scegli Place Quick Access Toolbar sotto (o sopra) la barra multifunzione.Se la barra degli strumenti di accesso rapido appare attualmente oltre la barra multifunzione, vedrete la Place Quick Access Toolbar sotto il comando della barra multifunzione. Se la barra degli strumenti di accesso rapido appare sotto la barra multifunzione, vedrete la Place barra di accesso rapido sopra il comando della barra multifunzione.

Minimizzare la barra multifunzione

Si possono gustare la barra multifunzione di vista temporaneamente in modo che appaia solo quando si fa clic su una scheda come la Home o Inserisci. Per nascondere la barra multifunzione, attenersi alla seguente procedura:

1. Fare clic sulla freccia rivolta verso il basso che appare a destra del

Annulla l'icona nella barra degli strumenti di accesso rapido.Un menu a discesa visualizzato.

2. Fare clic su Riduci a icona della barra multifunzione.Office 2007 nasconde la barra multifunzione e visualizza solo le schede. Per visualizzare la barra multifunzione, ripetere queste due operazioni.

Utilizzo della barra multifunzione

La barra multifunzione organizza comandi in categorie chiamato contestuale schede. Ogni scheda contiene un diverso gruppo di comandi. Ad esempio, la scheda Layout di pagina visualizza solo i comandi relativi alla progettazione di una pagina, e la scheda Inserisci visualizza solo i comandi relativi all'inserimento di elementi in un file, ad esempio una interruzione di pagina o una foto. Utilizzo della barra multifunzione è un due fasi processo. In primo luogo, è necessario fare clic sulla scheda che contiene il comando desiderato. In secondo luogo, si sceglie il comando effettivo. Tabs agiscono esattamente come tradizionali pull-down menu. Mentre un menu a discesa visualizza semplicemente una lista di comandi, schede visualizzare un elenco di icone che rappresentano i diversi comandi.

Decifrazione Ribbon icone

L'idea principale dietro l'organizzazione di comandi all'interno di schede è quello di evitare un sovraccarico con un fuoco di fila di comandi diversi. Anche se la maggior parte delle icone includere una breve descrizione del testo, è possibile ottenere ulteriore aiuto decifrare icone differenti attraverso comandi, che visualizza in genere il seguente:

Il nome ufficiale del comando (che è formato Painter)

L'equivalente di tasti di scelta rapida è possibile utilizzare per eseguire il comando (che è Ctrl + Shift + C nella figura)

Una breve spiegazione di ciò che il comando non fa

Per visualizzare la descrizione di un comando, spostare il puntatore del mouse su un comando e aspettare qualche secondo per il appaiono su schermo. Tasti di scelta rapida consentono di scegliere un comando da tastiera, senza il fastidio di fare clic su una scheda e poi cliccando sul comando sepolto all'interno che tab. Tasti di scelta rapida La maggior parte sono costituiti da due o tre tasti, come ad esempio Ctrl + P o Ctrl + Maiusc + C.

Utilizzando Live Preview

In passato, si potrebbe avere saputo che cosa ha fatto un particolare comando, ma non avrebbe mai saputo come si possa modificare il file solo dopo che si è scelto di comando. Spesso, è possibile scegliere un comando, vedere come è cambiato il file, e quindi annulla il cambiamento, perché esso non può essere quello che si voleva davvero. Per evitare questo fastidio di sperimentazione costante con diversi comandi, Office 2007 offre una funzionalità denominata Live Preview. Live Preview permette di spostare il puntatore del mouse su alcune icone visualizzate in una scheda e poi subito a vedere le modifiche visualizzate nel file corrente.

Per utilizzare Live Preview, attenersi alla seguente procedura:

1. Spostare il cursore (o fare clic con il mouse) su un oggetto (testo, immagine, tabella, e così via) che si desidera modificare.

2. Spostare il puntatore del mouse su un qualsiasi comando.

3. Fare clic sul comando per modificare l'oggetto (o spostare il puntatore del mouse di distanza dal comando in modo da non scegliere il comando).

In Word, Live Preview non funziona se si visualizza il documento in visualizzazione Bozza.

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