Getting to Know Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 comprend cinq programmes de base: Word, Excel, PowerPoint, Access et Outlook. Chacun de ces programmes de base est spécialisé dans la manipulation des différentes données. Word dispose des mots, des phrases et paragraphes; Excel manipule des nombres; PowerPoint manipule les textes et images pour créer un diaporama; accès manipule des données telles que les inventaires et Outlook manipule les informations personnelles, telles que les adresses e-mail et numéros de téléphone.

Bien que chaque programme Office 2007 est spécialisé dans le stockage et la manipulation des types de données différents, ils travaillent tous de façon similaire. D'abord, vous devez entrer des données dans un programme Office 2007 en tapant sur le clavier ou le chargement des données d'un fichier existant. Deuxièmement, vous devez indiquer à Office 2007, comment manipuler vos données, tels que le soulignement, l'élargissement, coloriage, ou la supprimer. Troisièmement, vous devez sauvegarder vos données dans un fichier.

Pour vous aider à comprendre ce processus en trois étapes de l'entrée, la manipulation et l'enregistrement des données, Office 2007 offre des commandes semblables chez tous ses programmes de sorte que vous pouvez passer rapidement à partir de Word à PowerPoint dans Excel sans avoir à réapprendre entièrement nouvelles commandes à utiliser chaque programme. Encore mieux, Office 2007 réorganise ses nombreuses commandes, afin de trouver la commande dont vous avez besoin est plus rapide et plus facile que jamais. (Si vous pensez que cela implique que les versions précédentes de Microsoft Office ont été maladroite et difficile à utiliser, vous avez raison.) Si vous êtes déjà familier avec les ordinateurs et les éditions précédentes de Microsoft Office, vous mai souhaitez naviguer à travers cet article juste pour se familiariser avec la façon dont Office 2007 réorganise les commandes de programme commun. Si vous n'avez jamais utilisé un ordinateur avant ou juste ne vous sentez pas à l'aise avec Microsoft Office, de lire ce premier article.

Chargement d'un programme Office 2007

La première étape à l'aide d'Office 2007 est le chargement du programme que vous souhaitez utiliser. Pour charger n'importe quel programme Office 2007, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Démarrer dans la barre des tâches Windows.Une fenêtre pop-up menu apparaît.

2. Choisissez Tous les programmes.Une autre fenêtre pop-up menu apparaît.

3. Choisissez Microsoft Office.Une liste de programmes apparaît dans le menu Démarrer.

4. Choisissez le programme Office 2007 que vous souhaitez utiliser, comme Microsoft Word ou Microsoft PowerPoint.

Votre programme choisi apparaît sur l'écran. Apprendre à connaître la nouvelle interface utilisateur d'Office 2007 offre une nouvelle interface utilisateur pour Word, Excel, PowerPoint, Access, et certaines parties de Outlook. Cette nouvelle interface se compose de trois parties:

Bouton Office barre d'outils Accès rapide Ruban Le menu Fichier

Le menu Fichier contient les commandes pour l'ouverture, sauvegarde, impression, et la fermeture d'un fichier. Dans Word, un fichier est appelé un document. Dans Excel, un fichier est appelé un classeur.Dans PowerPoint, un fichier est appelé un présentation. Dans Access, un fichier est appelé un base de données.Dans les versions précédentes d'Office, le menu Fichier est clairement étiqueté Fichier. Dans Office 2007, dans le menu Fichier apparaît lorsque vous cliquez sur le bouton Office dans le coin supérieur gauche. Vous pouvez afficher le menu Fichier en cliquant sur le bouton Office ou en appuyant sur Alt + F. Création d'un nouveau fichier Lorsque vous chargez d'abord un Office 2007 programme, il crée automatiquement un fichier vide que vous pourrez utiliser tout de suite. Si vous avez besoin pour créer un nouveau fichier une fois que vous avez déjà chargés d'un programme Office 2007, procédez comme suit: Utilisation d'un modèle Office 2007 sur votre ordinateur Installation d'Office 2007 installe automatiquement des dizaines de modèles pour Word, Excel, PowerPoint et Access. Pour utiliser l'un de ces modèles, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Office et choisissez Nouveau.Une nouvelle fenêtre apparaît.

2. Choisissez Nouveau.Une nouvelle boîte de dialogue apparaît. Selon le programme que vous utilisez, la boîte de dialogue Nouveau document mai lire (pour Word), Nouveau classeur (pour Excel), et ainsi de suite.

3. Cliquez sur Nouvelle (tels que Document vide ou Classeur vide), puis cliquez sur le bouton Créer.Selon le programme que vous utilisez, vous choisissez mai Document vide pour Word ou d'un cache de présentation PowerPoint. Un fichier vide apparaît prêt pour vous de commencer à stocker des données en elle. Créer un nouveau fichier à partir d'un modèle plutôt que de créer un fichier vide, vous mai trouver plus facile d'utiliser un modèle à la place. Un template contient la mise en forme prédéfinis pour créer différents types de fichiers facilement, tels que des calendriers, des bulletins, de rapports de vente, ou une présentation corporative diaporama. Office 2007 offre trois types de modèles: des modèles Office 2007 installé sur votre ordinateur de modèles disponibles sur Internet sur le site Web de Microsoft existantes fichiers que vous créez vous-même et le format Office 2007 Utilisation d'un modèle sur votre ordinateur Installation d'Office 2007 installe automatiquement des dizaines de modèles pour Word, Excel, PowerPoint et Access. Pour utiliser l'un de ces modèles, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Office et choisissez Nouveau.Une nouvelle fenêtre apparaît.

2. Cliquez sur Modèles installés.La nouvelle fenêtre affiche tous les modèles installés sur votre ordinateur.

3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur le bouton Créer.Office 2007 crée un nouveau fichier basé sur votre modèle choisi. Le téléchargement et en utilisant un gabarit hors site Web de Microsoft Microsoft fournit une vaste bibliothèque de modèles que vous pouvez télécharger à partir de son site Web. Pour récupérer ces modèles, vous devez vous connecter à l'Internet et suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le bouton Office, puis choisissez Nouveau.Une nouvelle fenêtre apparaît.

2. Cliquez sur une catégorie sous Microsoft Office Online, comme Des calendriers ou des certificats.

3. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Télécharger bouton.Office 2007 téléchargements et crée un nouveau fichier basé sur votre modèle choisi.

L'ouverture d'un fichier existant

Lorsque vous chargez un programme Office 2007, vous aurez probablement envie de modifier un fichier que vous aviez créé et modifié avant. Pour ouvrir un fichier existant, vous devez indiquer à Office 2007, l'emplacement et le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir. Il suffit de suivre ces étapes:

1. Cliquez sur le bouton Office, puis choisissez Ouvrir.

2. (Facultatif) Pour choisir un autre lecteur pour rechercher des fichiers, cliquez sur Ordinateur sous le tableau de liens favoris. Puis cliquez sur le lecteur où vous voulez charger le fichier, tel que le lecteur C:.

3. (Facultatif) Cliquez sur un dossier, puis cliquez sur Ouvrir pour rechercher un fichier à l'intérieur un dossier. Répétez cette étape autant de fois que nécessaire.

4. Cliquez sur le fichier que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.Votre fichier choisi ne semble prêt pour l'édition. Lorsque vous cliquez sur la commande Ouvrir sous Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Access, une fenêtre supplémentaire apparaît à droite qui contient une liste des derniers fichiers que vous avez ouvert. Si vous souhaitez charger un fichier que vous avez récemment utilisé, cliquez simplement sur le nom du fichier à charger ce fichier. Enregistrer les fichiers Enregistrement d'un fichier stocke toutes vos données sur un disque dur ou autre périphérique de stockage (comme une carte Compact Flash). La première fois que vous enregistrez un fichier, vous devez préciser trois points:

Le lecteur et le dossier pour stocker votre fichier Le nom de votre fichier Le format d'enregistrer votre fichier

Le lecteur et le dossier où vous stockez vos fichiers est complètement arbitraire. Cependant, c'est une bonne idée de stocker des fichiers similaires dans un dossier avec un nom descriptif, tel que Fraude fiscale de l'information pour 2008 ou Lettres à l'extorsion de fonds Grand-mère. Par défaut, Office 2007 stocke tous vos fichiers dans le dossier Documents. Le nom de votre fichier est également tout à fait arbitraire, mais c'est aussi une bonne idée de donner à votre fichier un nom descriptif tel que Dernier Reprendre pour échapper à mon Dead - End Job ou Global Trade Présentation de World Domination Réunion sur Septembre 9, 2008.Le format de votre fichier définit comment Office 2007 stocke vos données. Le format de fichier par défaut est connu sous le nom Le format Office 2007, ce qui signifie simplement que seules les personnes avec Office 2007 peut sûrement ouvrir et afficher le contenu de ce fichier. Si vous souhaitez partager vos fichiers avec des personnes qui n'utilisent pas Office 2007, vous devez sauvegarder vos fichiers dans un format de fichier différent. Enregistrement d'un fichier pour Office 2007 Si vous êtes la seule personne qui a besoin de visualiser et modifier vos fichiers , vous pouvez enregistrer un fichier au format Office 2007 en procédant comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Office.Un menu déroulant apparaît.

2. Cliquez sur Enregistrer.Pour une façon rapide de choisir le bouton Office ➪ commande Enregistrer, cliquez sur l'icône Enregistrer qui apparaît à droite du bouton Office ou appuyez sur Ctrl + S.

3. (Facultatif) Pour spécifier un lecteur et le dossier pour enregistrer votre fichier, cliquez sur Parcourir Dossiers.Cela provoque la boîte de dialogue de se développer, comme indiqué dans la boîte de dialogue de fond. Maintenant, vous pouvez cliquer sur l'ordinateur, sous Liens favoris, puis cliquez sur un dossier. Ou, cliquez sur le bouton Nouveau dossier, quand la boîte de dialogue Nouveau dossier apparaît, tapez un nom pour votre nouveau dossier, puis cliquez sur OK.

4. Cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez un nom descriptif pour votre fichier.

5. Cliquez sur Enregistrer.Après avoir enregistré un fichier, vous aurez seulement à passer par les étapes 1 et 2 parce que vous n'avez pas à spécifier un emplacement et un nom de fichier pour enregistrer un fichier existant. Enregistrement d'un fichier pour les anciennes versions de Microsoft Office Si vous avez besoin de partager des fichiers avec des utilisateurs d'anciennes versions de Microsoft Office, vous devez enregistrer vos fichiers dans un format de fichier différent connu sous le nom 97-2003, tels que Document Word 97-2003 ou Présentation PowerPoint 97-2003.Cette offre spéciale 97-2003 fichier enregistre les fichiers Office 2007 afin que les versions précédentes de Microsoft Office 97/2000/XP/2003 pouvez ouvrir et éditer vos fichiers. Lorsque vous enregistrez des fichiers au format 97-2003, Microsoft Office 2007 enregistre vos fichiers avec une prolongation de trois fichiers lettre, comme. doc ou. xls. Pour enregistrer vos fichiers Office 2007 comme format 97-2003, suivez ces étapes:

1. Cliquez sur le bouton Office, puis choisissez Enregistrer sous.Une boîte de dialogue Enregistrer apparaît.

2. Cliquez dans la liste Type boîte.Une liste des différents formats s'affiche. Lorsque vous choisissez la commande Enregistrer sous dans l'étape 1, vous faites une copie de votre fichier d'origine.

3. Choisissez l'option 97-2003, tel que Word 97-2003 ou

Excel 97-2003.Enregistrer sous forme de liste Type de champ affiche une liste énorme de formats de fichiers, tels que XML, données ou du texte. La plupart des programmes ne peut accepter les fichiers stockés dans le format 97-2003, mais de nombreux anciens programmes ne peuvent pas, de sorte que vous mai avoir recours à l'enregistrement d'un fichier dans l'un de ces formats à la place.

4. (Facultatif) Cliquez dans la zone Nom du fichier et tapez un nom descriptif pour votre fichier.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Fermeture d'un fichier

Lorsque vous avez terminé de modifier un fichier, vous devez la fermer. Fermeture d'un fichier supprime simplement le fichier de votre écran, mais garde votre programme Office 2007 en cours d'exécution de sorte que vous pouvez modifier ou ouvrir un autre fichier. Si vous n'avez pas enregistré votre fichier, de fermer un dossier vous invite à enregistrer vos modifications. Pour fermer un fichier, procédez comme suit:

1. Cliquez sur le bouton Office, puis choisissez Fermer.Si vous n'avez pas enregistré votre fichier, une boîte de dialogue apparaît vous demandant si vous souhaitez enregistrer vos modifications. Pour une façon plus rapide de choisir la commande Fermer, appuyez sur Ctrl + F4.

2. Cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications, Non pour ignorer tous les changements, ou Annuler pour garder votre fichier ouvert.Si vous cliquez sur Oui ou Non, Office 2007 se ferme de votre dossier.

Utilisation de la barre d'outils Accès rapide

La barre d'outils Accès rapide s'affiche à droite du bouton Office dans le haut de l'écran, affichant les icônes qui représentent des commandes fréquemment utilisées, telles que Save, Annuler et Refaire.

L'aide des icônes d'accès rapide

Si vous cliquez sur l'icône Enregistrer dans la barre d'outils Accès rapide, Office 2007 enregistre votre dossier à jour. Si vous enregistrez un nouveau fichier, une boîte de dialogue apparaît, vous demandant de choisir un nom pour votre fichier. Si vous cliquez sur l'icône Imprimer dans la barre d'outils Accès rapide, Office 2007 imprime immédiatement une copie de votre dossier complet par l'intermédiaire du défaut imprimante. (Si vous souhaitez spécifier une autre imprimante à utiliser, le nombre de copies à imprimer ou à imprimer des pages spécifiques, cliquez sur le bouton Office et choisissez Imprimer la place.) L'icône Rétablir Annule la dernière commande Annuler vous avez choisi. Par exemple, si vous supprimez un paragraphe, Office 2007 fait que le paragraphe disparaître. Alors, si vous cliquer immédiatement sur l'icône d'annulation, le paragraphe réapparaît comme par magie. Si vous cliquez sur l'icône immédiatement Redo, la commande Rétablir revers de la commande Annuler et supprime le paragraphe une fois plus.

L'icône d'annulation est unique en ce qu'elle vous offre deux façons de l'utiliser. D'abord, vous pouvez cliquer sur l'icône Undo pour annuler la dernière action que vous avez choisi. Deuxièmement, vous pouvez cliquer sur la flèche pointant vers le bas qui apparaît à droite de l'icône d'annulation pour afficher une liste d'un ou plusieurs de vos actions précédentes. L'action la plus récente que vous avez choisi apparaît en haut de cette liste, la seconde la plus récente action semble deuxième, et ainsi de suite. Pour annuler plusieurs commandes, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas qui apparaît à droite de la Undo icône dans la barre d'outils Accès rapide.

2. Déplacez le pointeur de la souris pour sélectionner une ou plusieurs actions que vous voulez défaire.

3. Cliquez sur le bouton gauche de la souris.Office 2007 annule toutes les multiples actions que vous avez sélectionné.

Ajout d'icônes

La barre d'outils Accès rapide est conçu pour mettre vos commandes les plus couramment utilisées dans lequel vous pouvez toujours les trouver. Pour ajouter d'autres icônes sur la barre d'outils Accès rapide, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la flèche Customize Quick Access Toolbar.Un menu déroulant apparaît. Vous pouvez ajouter une icône à la barre d'outils en cliquant simplement sur le nom d'icône, tels que Quick Print ou Nouveau, à partir du menu déroulant.

2. Commandes Cliquez sur Continuer.Une fenêtre d'options apparaît. Le panneau de droite affiche tous les icônes actuelles sur la barre d'outils Accès rapide. Le panneau de gauche montre toutes les icônes supplémentaires que vous pouvez ajouter.

3. Cliquez dans la zone Choisir les commandes dans la liste et choisir un titre de menu, tels que fichiers ou mise en page.Le panneau de gauche affiche une liste des icônes et des commandes.

4. Cliquez sur une icône, puis cliquez sur le bouton Ajouter.

5. (Facultatif) Répétez les étapes 3 et 4 pour chaque icône supplémentaire que vous souhaitez Ajouter à la barre d'outils Accès rapide.

6. Cliquez sur OK.L'icône de votre choix (ou icônes) apparaît maintenant sur la barre d'outils Accès rapide.

Suppression des icônes

Vous pouvez supprimer des icônes de la barre d'outils Accès rapide à tout moment. Pour supprimer une icône, procédez comme suit:

1. Droit sur une icône de cliquer sur la barre d'outils Accès rapide.Un menu déroulant apparaît.

2. Cliquez sur Supprimer de Quick Access Toolbar.Office 2007 supprime l'icône de votre choisi dans le barre d'outils Accès rapide. Moving the Quick Access Toolbar La barre d'outils Accès rapide peut apparaître dans l'un des deux endroits:

Au-dessus du ruban (son emplacement par défaut) en dessous du ruban

Pour déplacer la barre d'outils Accès rapide, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la flèche Customize Quick Access Toolbar.Un menu déroulant apparaît.

2. Choisir le lieu Quick Access Toolbar-dessous (ou dessus) du ruban.Si la barre d'outils Accès rapide s'affiche actuellement sur le ruban, vous verrez la Place Quick Access Toolbar sous la commande du Ruban. Si la barre d'outils Accès rapide s'affiche sous le ruban, vous verrez la Place Quick Access Toolbar-dessus de la commande du Ruban.

Minimiser le ruban

Vous pouvez, rabattez le ruban hors de la vue temporairement si elle n'apparaît que lorsque vous cliquez sur un onglet, comme Home ou INSERT. Pour masquer le ruban, procédez comme suit:

1. Cliquez sur la flèche pointant vers le bas qui apparaît à droite de la

Undo icône dans la barre d'outils Accès rapide.Un menu déroulant apparaît.

2. Cliquez sur Réduire le Ruban.Office 2007 se cache le ruban et affiche uniquement les onglets. Pour afficher le ruban, répétez ces deux étapes.

En utilisant le ruban

Le ruban organise des commandes en catégories appelées onglets contextuels. Chaque onglet affiche un groupe différent de commandes. Par exemple, l'onglet Mise en page affiche uniquement les commandes relatives à la conception d'une page, puis sur l'onglet Insertion affiche uniquement les commandes relatives à l'insertion des éléments dans un fichier, comme un saut de page ou une image. Utilisant le ruban est un two-step processus. D'abord, vous devez cliquer sur l'onglet qui contient la commande que vous voulez. Deuxièmement, vous cliquez sur la commande effective. Tabs agissent exactement comme pull-down menus traditionnels. Considérant qu'un menu déroulant affiche simplement une liste de commandes, onglets afficher une liste d'icônes qui représentent les différentes commandes.

Décrypter Ribbon icônes

L'idée principale derrière l'organisation de commandes dans les onglets est d'éviter de vous accabler avec une avalanche de commandes différentes. Bien que la plupart des icônes incluent une description des textes courts, vous pouvez obtenir une aide supplémentaire à déchiffrer des icônes différentes par-bulles, qui affiche généralement les éléments suivants:

Le nom officiel de la commande (qui est mise en forme)

Le raccourci clavier équivalent, vous pouvez utiliser pour exécuter la commande (qui est Ctrl + Maj + C dans la figure)

Une courte explication de ce que la commande ne

Pour afficher l'info-bulle pour une commande, déplacez le pointeur de la souris sur une commande et attendre quelques secondes pour que l'info-bulle apparaît. Séquences de touches de raccourci vous permettent de choisir une commande à partir du clavier sans les tracas de cliquer sur un onglet, puis en cliquant sur la commande enterrés à l'intérieur que tab. La plupart des raccourcis clavier composé de deux ou trois touches, comme Ctrl + P ou Ctrl + Maj + C.

Avec Live Preview

Dans le passé, vous pourriez avoir connu ce qu'est une commande particulière a fait, mais vous ne savez comment cela aurait une incidence sur votre dossier jusqu'à ce que vous avez choisi cette commande. Souvent, vous pouvez choisir une commande, voir comment il changé votre fichier, puis défaire le changement parce qu'il mai ne pas être ce que tu voulais vraiment. Pour éviter ce souci de l'expérimentation permanente avec les différentes commandes, Office 2007 offre une fonctionnalité appelée Live Preview. Live Preview vous permet de déplacer le pointeur de la souris sur certaines icônes affichés dans un onglet et puis tout de suite voir les changements affichés dans votre dossier à jour.

Pour utiliser Live Preview, procédez comme suit:

1. Déplacez le curseur (ou cliquez sur la souris) sur un objet (texte, image, tableau, et ainsi de suite) que vous souhaitez modifier.

2. Déplacez le pointeur de la souris sur n'importe quelle commande.

3. Cliquez sur la commande de changer votre objet (ou déplacez le pointeur de la souris loin de la commande si vous ne choisissez pas cette commande).

Dans Word, Live Preview ne fonctionne pas si vous affichez votre document en mode Brouillon.

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