Introducción a Microsoft Office 2007

Microsoft Office 2007 consta de cinco programas principales: Word, Excel, PowerPoint, Access y Outlook. Cada uno de estos programas principales se especializa en la manipulación de datos diferentes. Word manipula las palabras, oraciones y párrafos, Excel manipula los números; PowerPoint manipula texto e imágenes para crear una presentación de diapositivas, manipula los datos de acceso, tales como inventarios, y Outlook manipula la información personal, como direcciones de correo electrónico y números de teléfono.

Aunque cada programa de Office 2007 se especializa en almacenar y manipular los diferentes tipos de datos, todos trabajan de manera similar. En primer lugar, tiene que introducir datos en un programa de Office 2007 por escribir en el teclado o la carga de datos desde un archivo existente. En segundo lugar, usted tiene que decirle cómo Office 2007 para manipular los datos, tales como el subrayado, la ampliación, el colorante, o borrarlo. En tercer lugar, usted tiene que guardar los datos como un archivo.

Para ayudarle a entender este proceso de tres pasos de entrar, manipular y guardar los datos, Office 2007 ofrece comandos similares entre todos sus programas así usted puede ir desde Word a Excel a PowerPoint sin tener que volver a aprender completamente nuevos comandos para utilizar cada programa. Incluso mejor, Office 2007 reorganiza sus comandos numerosos por lo que encontrar el comando que necesita es más rápido y más fácil que nunca. (Si usted piensa que esto implica que las versiones anteriores de Microsoft Office eran torpes y difícil de usar, usted tiene razón.) Si ya está familiarizado con los ordenadores y las ediciones anteriores de Microsoft Office, puede navegar a través de este artículo sólo para familiarizarse con la forma de Office 2007 reorganiza los comandos de programa común. Si usted nunca ha usado una computadora antes o simplemente no se siente cómodo con Microsoft Office, leer este artículo primero.

Carga de un programa de Office 2007

El primer paso para el uso de Office 2007 se está cargando el programa que desea utilizar. Para cargar cualquier programa de Office 2007, siga estos pasos:

1. Haga clic en el botón Inicio de la barra de tareas de Windows.Un menú pop-up aparece.

2. Seleccione Todos los programas.Otro menú emergente aparece.

3. Seleccione Microsoft Office.Una lista de programas aparece en el menú Inicio.

4. Elija el programa de Office 2007 que desee utilizar, como Microsoft Word o Microsoft PowerPoint.

Su programa seleccionado aparece en la pantalla. Introducción a la nueva interfaz de usuario de Office 2007 ofrece una nueva interfaz de usuario de Word, Excel, PowerPoint, Access, y algunas partes de Outlook. Esta nueva interfaz de usuario consta de tres partes:

Botón de Office barra de herramientas de acceso rápido de cinta El menú Archivo

El menú de archivo contiene los comandos para abrir, guardar, imprimir y cerrar un archivo. En Word, un archivo se llama un documento. En Excel, un archivo se llama libro.En PowerPoint, un archivo se llama un presentación. En Access, un archivo se llama un base de datos.En las versiones anteriores de Office, el menú Archivo fue claramente etiquetados de archivo. En Office 2007, en el menú Archivo aparece al hacer clic en el botón de Office en la esquina superior izquierda. Se puede visualizar el menú Archivo, haga clic en el botón de Office o pulsando Alt + F. Creación de un nuevo archivo primera vez que se carga una de Office 2007 programa, se crea automáticamente un archivo vacío para su uso inmediato. En caso de que necesite crear un nuevo archivo después de que ya ha cargado un programa de Office 2007, siga estos pasos: Uso de una plantilla de Office 2007 en su equipo al instalar Office 2007 instala automáticamente docenas de plantillas de Word, Excel, PowerPoint y Access. Para utilizar una de estas plantillas, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y seleccione Nuevo.Aparecerá una nueva ventana.

2. Elija Nuevo.Una nueva caja de diálogo. Dependiendo del programa que está usando, el cuadro de diálogo puede leer un documento nuevo (para Word), Libro nuevo (para Excel), y así sucesivamente.

3. Haga clic en blanco (como en Documento en blanco o Libro en blanco) y luego haga clic en el botón Crear.Dependiendo del programa que se está usando, puede elegir Documento en blanco de Word o de PowerPoint Presentación en blanco. Un archivo en blanco parece estar listo para que usted comience a almacenar datos en ella. Crear un nuevo archivo de una plantilla en vez de crear un archivo en blanco, puede resultar más fácil utilizar una plantilla en su lugar. Un plantilla contiene el formato predefinido para crear diferentes tipos de archivos fácilmente, tales como calendarios, boletines, informes de ventas, o una presentación de diapositivas corporativas. Office 2007 proporciona tres tipos de plantillas: plantillas de Office 2007 instalado en su equipo de plantillas disponibles en Internet en el sitio Web de Microsoft los archivos existentes que crear y dar formato a ti mismo uso de una plantilla de Office 2007 en su equipo al instalar Office 2007 instala automáticamente docenas de plantillas para Word, Excel, PowerPoint y Access. Para utilizar una de estas plantillas, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y seleccione Nuevo.Aparecerá una nueva ventana.

2. Haga clic en Plantillas instaladas.La ventana de nuevo todas las plantillas instaladas en su ordenador.

3. Haga clic en la plantilla que desea utilizar y, a continuación, haga clic en el botón Crear.Office 2007 crea un nuevo archivo basado en el modelo elegido. Descargar y utilizar una plantilla fuera de sitio Web de Microsoft Microsoft proporciona una enorme biblioteca de plantillas que se pueden descargar desde su página web. Para recuperar estas plantillas, necesita conectarse a Internet y luego siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y seleccione Nuevo.Aparecerá una nueva ventana.

2. Haga clic en una categoría por debajo de Microsoft Office Online, como Calendarios o certificados de premios.

3. Haga clic en la plantilla que desea utilizar y haga clic en la descarga botón.Descargas de Office 2007 y crea un nuevo archivo basado en el modelo elegido.

Abrir un archivo existente

Cuando se carga un programa de Office 2007, usted probablemente querrá editar un archivo que había creado y modificado antes. Para abrir un archivo existente, es necesario informar a la oficina de 2007, la ubicación y el nombre del archivo que desea abrir. Sólo tienes que seguir estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y, a continuación, seleccione Abrir.

2. (Opcional) Para seleccionar una unidad diferente para buscar archivos, haga clic en Equipo bajo el panel de Vínculos favoritos. Entonces haga clic en la unidad donde desea cargar el archivo, tales como la unidad C:.

3. (Opcional) Haga clic en una carpeta y luego haga clic en Abrir para buscar un archivo dentro de una carpeta. Repita este paso tantas veces como sea necesario.

4. Haga clic en el archivo que desea abrir y haga clic en Abrir.Su archivo elegido parece estar listo para su edición. Al hacer clic en el comando Abrir en Microsoft Word, Excel, PowerPoint y Access, una ventana adicional aparece a la derecha que contiene una lista de los últimos archivos abiertos. Si desea cargar un archivo que ha usado recientemente, haga clic en el nombre de archivo que cargar dicho archivo. Almacenamiento de archivos Guardar un archivo almacena todos los datos en un disco duro o en otro dispositivo de almacenamiento (por ejemplo, una tarjeta Compact Flash). La primera vez que guarde un archivo, es necesario especificar tres elementos:

La unidad y la carpeta para guardar el archivo de El nombre de su archivo el formato para guardar el archivo

La unidad y la carpeta donde se almacenan los archivos es completamente arbitrario. Sin embargo, es una buena idea guardar los archivos similares en una carpeta con un nombre descriptivo, como la Evasión fiscal de Información para el 2008 o Cartas de extorsión a La abuela. Por defecto, Office 2007 guarda todos tus archivos en la carpeta Documentos. El nombre del archivo también es completamente arbitrario, pero es también una buena idea darle a su archivo un nombre descriptivo, como Últimas Reanudar para escapar de mi Dead - Fin de Trabajo o Global Trade Presentación de dominación mundial de la reunión en 9 de septiembre 2008.El formato de su archivo define cómo Office 2007 guarda los datos. El formato de archivo predeterminado que se conoce como De Office 2007 de formato, lo que simplemente significa que sólo las personas con Office 2007 de forma fiable puede abrir y ver el contenido de ese archivo. Si desea compartir sus archivos con personas que no utilizan Office 2007, usted tiene que guardar los archivos en un formato de archivo diferente. Guardar un archivo de Office 2007 Si usted es la única persona que tiene que ver y editar archivos , puede guardar un archivo en el formato de Office 2007, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office.Un menú desplegable que aparece.

2. Haga clic en Guardar.Para una forma rápida para elegir la Oficina ➪ botón de comando Guardar, haga clic sobre el botón Guardar que aparece a la derecha del botón de Office o pulse Ctrl + S.

3. (Opcional) Para especificar una unidad y la carpeta para guardar el archivo, haga clic en Examinar Carpetas.Esto hace que el cuadro de diálogo para ampliar, como se muestra en el cuadro de diálogo de fondo. Ahora usted puede hacer clic en Informática, en virtud de Enlaces favoritos y, a continuación, haga clic en una carpeta. O bien, haga clic en el botón Nueva carpeta, cuando el cuadro de diálogo Nueva carpeta, escriba un nombre para la nueva carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en el cuadro de texto Nombre de archivo y escriba un nombre descriptivo para su archivo.

5. Haga clic en Guardar.Después de guardar un archivo, sólo tendrás que pasar por los pasos 1 y 2 porque no tienes que especificar una ubicación y nombre de archivo para guardar un archivo existente. Guardar un archivo para versiones anteriores de Microsoft Office Si usted necesita para compartir archivos con personas que utilizan las versiones anteriores de Microsoft Office, tiene que guardar sus archivos en un formato de archivo diferente conocido como 97-2003, como Documento de Word 97-2003 o Presentación de PowerPoint 97-2003.Este especial 97-2003 formato de archivo guarda archivos de Office 2007 de manera que las versiones anteriores de Microsoft Office 97/2000/XP/2003 puede abrir y editar archivos. Al guardar archivos en formato 97-2003, Microsoft Office 2007 guarda los archivos con una extensión de tres de archivo carta, como. doc o. xls. Para guardar los archivos de Office 2007 como un formato de 97-2003, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y seleccione Guardar como.Un cuadro de diálogo Guardar como aparece.

2. Haga clic en el cuadro Guardar como lista Tipo.Una lista de diferentes formatos aparece. Cuando usted elige el comando Guardar como en el paso 1, usted está haciendo una copia de su archivo original.

3. 97-2003 elegir la opción de formato, como el formato de Word 97-2003 o de

Formato Excel 97-2003.El cuadro de lista Guardar como tipo muestra una lista enorme de formatos de archivo, como datos XML o texto. La mayoría de los programas pueden aceptar los archivos guardados en el formato de 97-2003, pero muchos de los programas más antiguos no pueden, por lo que puede tener que recurrir a guardar un archivo en uno de estos formatos en su lugar.

4. (Opcional) Haga clic en el cuadro de texto Nombre de archivo y escriba un nombre descriptivo para su archivo.

5. Haga clic en Guardar.

Cierre de un archivo

Cuando haya terminado de editar un fichero, es necesario cerrarla. Cierre de un archivo, simplemente elimina el archivo de su pantalla, pero mantiene su programa que se ejecuta Office 2007 para que puedas editar o abrir otro archivo. Si no ha guardado el archivo, el cierre de un archivo le pedirá que guarde los cambios. Para cerrar un archivo, siga estos pasos:

1. Haga clic en el Botón de Office y seleccione Cerrar.Si no ha guardado el archivo, un cuadro de diálogo preguntándole si desea guardar los cambios. Para una manera más rápida para elegir el comando Cerrar, pulse Ctrl + F4.

2. Haga clic en Sí para guardar los cambios, no para descartar los cambios o Cancelar para mantener el archivo abierto.Si hace clic en Sí o No, Office 2007 se cierra el archivo.

Uso de la barra de herramientas de acceso rápido

La barra de herramientas de acceso rápido a la derecha del botón de Office en la parte superior de la pantalla, que muestra iconos que representan los comandos más utilizados, como Guardar, Deshacer y Rehacer.

Uso de los iconos de acceso rápido

Si hace clic en el icono Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido, Office 2007 guarda el archivo actual. Si guarda un archivo nuevo, un cuadro de diálogo que aparece, le pide que elija un nombre para el archivo. Si hace clic en el icono Imprimir en la barra de herramientas de acceso rápido, Office 2007 inmediatamente imprime una copia de su archivo entero a través del defecto la impresora. (Si desea especificar una impresora diferente a utilizar, el número de copias a imprimir, o páginas específicas de impresión, haga clic en el Botón de Office y seleccione Imprimir en su lugar.) El icono Rehacer invierte el comando Deshacer última vez que usted eligió. Por ejemplo, si elimina un párrafo, Office 2007 hace que el párrafo desaparecer. Entonces, si de inmediato, haga clic en el icono Deshacer, el párrafo por arte de magia vuelve a aparecer. Si usted inmediatamente, haga clic en el icono Rehacer, el comando Rehacer invierte el comando Deshacer y elimina el párrafo, una vez más.

El icono Deshacer es único, ya que ofrece dos maneras de usarlo. En primer lugar, puede hacer clic en el icono Deshacer para deshacer la última acción que haya seleccionado. En segundo lugar, puede hacer clic en la flecha que apunta hacia abajo que aparece a la derecha del icono Deshacer para mostrar una lista de uno o más de sus acciones anteriores. La acción más reciente que usted eligió en la parte superior de esta lista, la segunda más reciente acción aparece en segundo lugar, y así sucesivamente. Para deshacer varios comandos, siga estos pasos:

1. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo que aparece a la derecha de la Deshacer icono en la barra de herramientas de acceso rápido.

2. Mueva el puntero del ratón para seleccionar una o más acciones que desee deshacer.

3. Haga clic en el botón izquierdo del ratón.Office 2007 deshace todas las múltiples acciones que ha seleccionado.

Agregar iconos

La barra de herramientas de acceso rápido se ha diseñado para poner los comandos más utilizados en el que siempre se puede encontrar. Para añadir otros iconos a la barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos:

1. Haga clic en la flecha de acceso rápido Personalizar barra de herramientas.Un menú desplegable aparece. Usted puede agregar un icono a la barra de herramientas haciendo clic en el nombre de un icono, como la rápida de impresión o Nueva, desde el menú desplegable.

2. Haga clic en Más comandos.Una ventana de Opciones aparece. El panel de la derecha muestra todos los iconos actuales de la barra de herramientas de acceso rápido. El panel de la izquierda muestra todos los iconos adicionales que puede añadir.

3. Haga clic en el cuadro Comandos lista y elegir un título de menú, tales como archivos o diseño de página.El panel izquierdo muestra una lista de iconos y comandos.

4. Haga clic en un icono y, a continuación, haga clic en el botón Agregar.

5. (Opcional) Repita los pasos 3 y 4 para cada icono adicional que desee Añadir a la barra de herramientas de acceso rápido.

6. Haga clic en Aceptar.Su icono elegido (o iconos) aparece ahora en la barra de herramientas de acceso rápido.

Extracción de iconos

Usted puede quitar los iconos de la barra de herramientas de acceso rápido en cualquier momento. Para quitar un icono, siga estos pasos:

1. Haga clic en un icono en la barra de herramientas de acceso rápido.Un menú desplegable aparece.

2. Haga clic en Eliminar de herramientas de acceso rápido.De Office 2007 quita el icono de su seleccionado de la barra de herramientas de acceso rápido. Mover la barra de herramientas de acceso rápido La barra de herramientas de acceso rápido puede aparecer en uno de dos lugares:

Por encima de la cinta (su ubicación predeterminada) Por debajo de la cinta de opciones

Para mover la barra de herramientas de acceso rápido, siga estos pasos:

1. Haga clic en la flecha de acceso rápido Personalizar barra de herramientas.Un menú desplegable aparece.

2. Seleccione Place herramientas de acceso rápido debajo (por encima) la cinta de opciones.Si la barra de herramientas de acceso rápido en la actualidad aparece en la cinta de opciones, verás la plaza de acceso rápido debajo de la barra de herramientas de comando de cinta de opciones. Si la barra de herramientas de acceso rápido aparece en la cinta de opciones, verás la plaza de acceso rápido encima de la barra de herramientas de comando de cinta de opciones.

Reducción al mínimo de la cinta de opciones

Se puede meter la cinta de opciones fuera de la vista temporalmente por lo que sólo aparece al hacer clic en una ficha como la casa o en Insertar. Para ocultar la cinta de opciones, siga estos pasos:

1. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo que aparece a la derecha de la

Deshacer icono en la barra de herramientas de acceso rápido.Un menú desplegable aparece.

2. Haga clic en Minimizar la cinta de opciones.Office 2007 oculta la cinta de opciones y sólo muestra las fichas. Para mostrar la cinta de opciones, repita estos dos pasos.

Uso de la cinta de opciones

La cinta de opciones organiza comandos en categorías llamadas fichas contextuales. Cada pestaña muestra un grupo diferente de comandos. Por ejemplo, la ficha Diseño de página sólo muestra los comandos relacionados con el diseño de una página, y la ficha Insertar sólo muestra los comandos relacionados con la inserción de elementos en un archivo, como un salto de página o una imagen. Uso de la cinta es una de dos pasos proceso. En primer lugar, debe hacer clic en la ficha que contiene el comando que desee. En segundo lugar, hacer clic en el comando correspondiente. Aquí actúan exactamente como tirar tradicionales menús desplegables. Considerando que un menú desplegable, simplemente muestra una lista de comandos, partituras mostrar una lista de iconos que representan los diferentes comandos.

Descifrar los iconos de la cinta

La idea principal detrás de la organización de comandos dentro de aquí es para no abrumar con una andanada de diferentes comandos. Aunque la mayoría de los iconos de incluir una descripción de texto corto, usted puede obtener ayuda adicional para descifrar a través de diferentes iconos de pantalla, que normalmente muestra lo siguiente:

El nombre oficial de la orden (que es Copiar formato)

El acceso directo del teclado equivalente se puede utilizar para ejecutar el comando (que es Ctrl + Shift + C en la figura)

Una breve explicación de lo que el comando no hace

Para ver la pantalla de un comando, mueva el puntero del ratón sobre un comando y esperar unos segundos para aparecer en pantalla. Pulsaciones de teclas de acceso directo le permiten elegir un comando del teclado, sin la molestia de hacer clic en una pestaña y luego haciendo clic en el comando enterrados dentro de esa Tab. La mayoría de las pulsaciones de teclas de método abreviado consiste en dos o tres teclas, como Ctrl + P o Ctrl + Shift + C.

Usar Live Preview

En el pasado, podría haber sabido lo que es un comando en particular no, pero nunca se sabe cómo afectará a su expediente hasta después de que usted eligió ese comando. Muchas veces, usted puede elegir un comando, ver cómo ha cambiado su archivo y, a continuación, deshacer el cambio, porque no puede ser lo que realmente quería. Para evitar esta molestia de la experimentación constante con los diferentes comandos, Office 2007 ofrece una característica llamada Live Preview. Live Preview le permite mover el puntero del ratón encima de los iconos muestran algunos en una pestaña y luego ver de inmediato los cambios que aparecen en el archivo actual.

Para utilizar la vista previa activa, siga estos pasos:

1. Mover el cursor (o haga clic en el ratón) sobre un objeto (texto, imagen, tabla, y así sucesivamente) que desea cambiar.

2. Mueva el puntero del ratón sobre cualquier comando.

3. Haga clic en el comando para cambiar su objeto (o mover el puntero del ratón lejos de la orden para que no elegir ese comando).

En Word, Live Preview no funcionará si la pantalla de su documento en la vista Borrador.

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