Selecionar os membros da equipe

Seleção de membros da equipe de dentro da Organização selecção dos membros da equipe de dentro da sua organização segue praticamente o mesmo processo como contratar alguém de fora da empresa, mas tende a ser muito menos formal, porque você já sabe algo sobre os povos que estão sendo sugeridas para a equipe. Você pode realmente ter menos dizer em que os trabalhadores existentes em sua equipe que você faria se você contratou alguém por causa de outros fatores, tais como a disponibilidade, as prioridades, relacionamento com o gerente funcional, e assim por diante, contribuir para a decisão. Estabelecendo Team Estrutura e Funções Uma das vantagens de equipes virtuais é que os membros da equipe tendem a se concentrar mais em fazer o trabalho do que na política do escritório e fofocas que muitas vezes descarrilha colocated equipes. Para facilitar esse enfoque, gerentes e líderes de equipe deve ser explícito sobre as expectativas, estrutura e funções.

Expectativas como um líder de equipe ou gerente, suas expectativas, suposições e respostas a questões e situações de definir o tom para o projeto. Além disso, os membros da equipe vir para o projeto com as expectativas, suposições e necessidades próprias. Na criação da equipe, é importante identificar essas expectativas e assegurar que, até ao final da reunião inicial (consulte a seção neste artigo intitulado "Primeira Reunião"), a equipe está focada sobre os mesmos objectivos e tem o mesmo expectativas sobre o projeto. Pense e documentar as seguintes áreas para definir as suas expectativas:

- A comunicação entre os membros da equipe, com a administração superior, com grupos funcionais, com os clientes e com outros empregados - Visão para o projecto - as expectativas comportamentais (por exemplo, o tempo, bem como as pessoas jogam na caixa de areia com a gestão de conflitos entre si, e assim a) - vias de escalada de conflitos e divergências que não possam ser resolvidas dentro da equipa

- Reconhecimento e recompensa

- Percentual do tempo de trabalho disponível que cada pessoa vai se dedicar ao projeto - Relação do projeto para outras prioridades

- Hierarquia

- Percentagem de tempo para trabalho faturável e para o trabalho administrativo (não é realista esperar muito mais do que 80 por cento horas trabalhadas, principalmente se o trabalho requer intensa concentração e criatividade)

- Metodologia para medir o sucesso. Expectativas Alguns podem exigir negociação com a equipe, para estar preparado para discutir as áreas de desacordo ou desentendimento durante a reunião inicial. Esteja consciente de conflitos que surgem no decorrer do projeto, devido a expectativas não ditas ou inconsciente. À medida que surgem, documentar as decisões da equipa, e assegurar que toda a equipe está consciente da expectativa. Estrutura, Funções e Responsabilidades A estrutura da equipe e sua relação com a hierarquia da empresa constituem a base sobre a qual as funções e responsabilidades travar.

A estrutura da equipe de define como cada área funcional irão trabalhar em conjunto, bem como a que aparece de opiniões, que gerencia as mudanças, que trabalha com quem e com que freqüência são realizadas reuniões. Cada membro da equipe deve ter uma estratégia claramente definida e papel documentado e um conjunto de responsabilidades para o projeto. Estas responsabilidades podem ter significativa sobreposição com a descrição da pessoa global de emprego.

Então, novamente, eles podem ser altamente específicos para o projeto específico. Por exemplo, uma empresa de medicina tiveram um grande recall do produto devido a uma avaria que estava causando ferimentos graves e morte. A empresa retirou seus melhores desempenhos na equipe recall para solucionar o problema. Os membros da equipe encontrou-se de executar tarefas que, embora fora de suas responsabilidades típicas, eram necessárias para salvar vidas e para descobrir como corrigir o problema. Tenha cuidado com o outro " funções que lhe sejam atribuídas "declarações; frases do tipo tendem a ser um pega-tudo e, se você não for cuidadoso, muitas vezes pode distrair a equipe de sua tarefa primária devido a conflitos de prioridades de gestão de projectos e gestão da linha. Para as áreas de sobreposição, não se esqueça para definir árvores de decisão para ajudar a determinar quem lida com a questão. Quanto mais claro você pode ser, ao menos conflitos que você terá dentro da equipe e dos membros da equipe mais facilmente pode direcionar alguém para a pessoa apropriada Liderança. Em equipes virtuais, a liderança é compartilhada. Enquanto uma pessoa pode ser atribuída como o gerente do projeto, responsável pelo orçamento e cronograma, todos da equipe fornece a liderança em alguma área. Por exemplo, os membros da equipe que têm experiência com o trabalho praticamente normalmente levam mais tempo no início do projeto para encontrar formas de estabelecer relacionamento com seus colegas distantes, e são muito pró-activa sobre a sua comunicação.

Outros membros da equipe são bons no planeamento das actividades de team building, e as pessoas ligando vem naturalmente a eles. Outros ainda são altamente competentes tecnicamente e se tornar o "go-to" pessoa em algum aspecto do projeto. Um bom líder de equipe incentiva esses papéis não-oficial, porque a equipe se torna mais investiu no projeto, se cada membro sente que a sua matéria contribuição . Como mencionado no artigo 1 º, a atitude do líder, sobretudo no início de um projeto, define o tom para toda a equipe. É importante, portanto, que o líder resolver qualquer conflito ou dúvida sobre os objetivos do projeto antes da criação da equipe. Core Team A equipe do núcleo de um projeto inclui normalmente as ligações funcionais de cada disciplina necessária para completar o projeto. Esses membros da equipe se envolver no início do projeto e permanecer em todo o processo.

Esses membros da equipe do núcleo tipicamente incluem as seguintes funções e áreas de especialização:

- Gerente do Projeto

- Analista de Requisitos

- Engenheiro de design / developer

- Documentação

- Gerenciador de Localização

- Marketing

- Assuntos de Regulação (médica ou de outros produtos regulamentados)

- Testes / garantia de qualidade

- Manufatura / embalagens

Dependendo da complexidade do projeto, esses membros do núcleo pode ter adicional de trabalho para as pessoas ou com eles sobre o projeto. No entanto, as ligações da equipe são os que fornecem a continuidade, a participar mais do projeto de reuniões relacionadas e revisão ou recolher comentários de seu grupo funcional, antes de apresentá-los à equipe do projeto. Associated especialistas no assunto Além dos membros do núcleo que ficar com o projecto para a sua duração, especialistas no assunto (PME) podem ser chamados para auxiliar nos aspectos específicos do projecto.

Reunião Inicial A reunião inicial dá o tom para o projeto, por isso, durante esta reunião é fundamental para definir com precisão as expectativas e garantir que todos entendam os objetivos, resultados e cronograma para o projeto. Talvez ainda mais importante, porém, é a construção de rapport e teambuilding que ocorre. É melhor que este encontro possa ter lugar em pessoa. O custo de ficar todos juntos por alguns dias no início de um grande projeto será salvo muitas vezes com menos conflitos e uma melhor comunicação. Experiências e objetivos comuns são os meios mais rápidos de construir relacionamento dentro de uma equipe. Se você absolutamente não pode realizar a reunião inicial, em pessoa, tente realizar uma conferência de vídeo. Do ponto de vista psicológico e sociológico, é importante que as pessoas sejam capazes de visualizar os seus companheiros para que eles possam "ouvir" e "ver" o ser humano do outro lado do e-mail, mensagens instantâneas (IM), ou por telefone.

Há uma tendência de as pessoas serem mais direto, para dizer as coisas no e-mail que nunca diria a cara de alguém, e por problemas para escalar mais rapidamente quando a maior parte da interação é via e-mail ou mensagem instantânea se as pessoas envolvidas nunca se encontraram em pessoalmente ou através de telefone. Nada descarrilha um projeto mais rápido do que chama de guerras ou, inversamente, os membros da equipe sensação de que suas idéias e as informações estão entrando em um "buraco negro", onde o destinatário nunca responde nada do que ele ou ela recebe.

Comunicar com a Equipe Todas as ferramentas do mundo não vai ser útil se sua equipe não compreender como usá-los para comunicar eficazmente. Antes de iniciar qualquer projeto, é fundamental estabelecer um conjunto de orientações para a equipe de comunicação, incluindo as informações que pretende partilhar, qual o método de comunicação a utilizar para cada e, especificamente, como você espera para se comunicar e com que freqüência. Então você pode determinar quais as ferramentas são adequadas para os diversos tipos de interação de sua equipe possa utilizar. No início do processo, estabelecer e distribuir as orientações para as comunicações InterTeam. Cumprimento de orientações claras e coerentes pode ajudar a evitar mal-entendidos e melhorar a forma como a informação fica compartilhada. Interação síncrona versus assíncrona A principal consideração ao escolher um método de comunicação entre os membros da equipe é a urgência da mensagem. Se algo é de extrema urgência (pensar "alarme de incêndio"), então você precisa usar um "síncrono" mecanismo para assegurar que os membros da equipe obter exactamente a mesma informação em exatamente o mesmo tempo. Synchronous ferramentas incluem as chamadas, software de reunião, salas de chat, VoIP e software de mensagens instantâneas.

Mensagens com menos urgência pode ser enviado com um "assíncrono" ferramenta "que os membros da equipe podem acessar a sua conveniência. Ferramentas assíncronas deixar sua equipe acesso dos membros do conteúdo das mensagens repetidamente, e são bons para informações de referência, tais como planos de projeto, agendas ou listas de afazeres. Asynchronous incluem ferramentas de e-mail, painéis de mensagens, wikis, intranets e blogs. One-to-One Conversas A maior parte da sua comunicação diária InterTeam é susceptível de ser um-para-um. Quando todos os membros da equipe são colocados, um monte de comunicação ocorre em conversas casuais ou um-para-um em reuniões presenciais. Em uma equipe virtual, no entanto, o um-para-um comunicação exige um planejamento pouco mais. Se todos os membros de sua equipe estão online na maioria das vezes, o software de mensagens instantâneas (como o AIM, Yahoo Messenger, ou o Lotus Sametime) pode ser uma maneira rápida e fácil para os membros da equipe para se comunicar uns com os outros. Messaging ferramentas em geral, permitem que os membros da equipe para configurar o software para apresentar ou não outros membros da equipe estão online e disponíveis, e pode ser configurado para armazenar um log de cada conversa ( embora muitas pessoas não utilizam o recurso de log).

VoIP e salas de bate-papo também podem ser usados para um-para-um reuniões, em função da relação custo e facilidade de acesso aos membros da equipe, embora as tecnologias VoIP pode ser mais complexa de configurar e possivelmente mais caro do que é eficiente para breves discussões . One-Mais de Email-Muitos de nós são bastante confortáveis com a comunicação de e-mail. É fácil disparar uma mensagem curta, ea mensagem pode ser enviada para vários destinatários ao mesmo tempo. entanto, às vezes a facilidade de envio de notas rápidas para muitas pessoas pode ser uma das desvantagens do e-mail. Se você não tiver cuidado, as respostas destinados a uma determinada pessoa pode ficar enviada para os destinatários errados. Muitos lamentaram os remetentes de mensagens enviadas com raiva ou ter sido constrangido por escrito uma mensagem privada (normalmente algo críticos ou elogiosos) e depois enviá-lo "para todos." Como em qualquer comunicação escrita, o remetente pode, por vezes, "ouvir" uma mensagem ao digitar, mas a pessoa do outro lado recebe uma mensagem completamente diferente. Humor não é raro encontrar muito bem, e as nuances da linguagem, como sarcasmo, metáforas ou expressões informais, podem ser facilmente tomado o caminho errado. Mal-entendidos podem ocorrer facilmente, especialmente se os membros de sua equipe vêm de diferentes origens culturais, quer sejam ou não eles estão usando a mesma linguagem.

Muitas das desvantagens do e-mail pode ser evitado ou minimizado através da criação e distribuição de um conjunto de diretrizes para a comunicação de e-mail dentro de sua equipe. As orientações são susceptíveis de variar pela equipe e projeto. Por exemplo, se alguns membros da equipe usar o software de e-mail que não consegue lidar com anexos grandes, você pode querer especificar métodos alternativos de transferência de ficheiros (tais como o envio de um wiki ou utilizando uma intranet). Se algumas pessoas têm limitado ou compartilhado capacidade de armazenamento, considerar o estabelecimento de diretrizes para quanto tempo (ou se) as mensagens são armazenadas. Estabelecer uma convenção título sujeito que trabalha para sua equipe. Por exemplo, você pode querer prefácio de cada sujeito de acordo com [nome do projeto] para facilitar a escolha, ou usar marcas mais específicos como [orçamento], [programação], ou [status] aquando do envio do orçamento, cronograma, ou tipos de status de e-mail. Ou você pode decidir sobre um código para mensagens curtas que se encaixam na linha de assunto para que os destinatários não precisa abrir a mensagem de e-mail a todos. Por exemplo, MOE [] no final da linha de assunto indica que a mensagem inteira está contida na linha de assunto - não há nenhum conteúdo no corpo do e-mail em si. Se o e-mail é um mecanismo de comunicação primária, estabelecer uma política de como membros da equipe, muitas vezes vão ler seus e-mails - uma vez por dia, duas vezes por dia, depois de uma hora, etc Da mesma forma, você talvez queira dar um tempo de resposta recomendada.

Por exemplo, dependendo das necessidades específicas do seu grupo, você pode sugerir que os e-mails serão respondidos no prazo de um dia de trabalho. Muitas das desvantagens do e-mail pode ser evitado ou minimizado através da criação e distribuição de um conjunto de diretrizes para a comunicação de e-mail dentro de sua equipe. As orientações são susceptíveis de variar pela equipe e projeto. Por exemplo, se alguns membros da equipe usar o software de e-mail que não consegue lidar com anexos grandes, você pode querer especificar métodos alternativos de transferência de ficheiros (tais como o envio de um wiki ou utilizando uma intranet). Se algumas pessoas têm limitado ou compartilhado capacidade de armazenamento, considerar o estabelecimento de diretrizes para quanto tempo (ou se) as mensagens são armazenadas. Estabelecer uma convenção título sujeito que trabalha para sua equipe. Por exemplo, você pode querer prefácio de cada sujeito de acordo com [nome do projeto] para facilitar a escolha, ou usar marcas mais específicos como [orçamento], [programação], ou [status] aquando do envio do orçamento, cronograma, ou tipos de status de e-mail. Ou você pode decidir sobre um código para mensagens curtas que se encaixam na linha de assunto para que os destinatários não precisa abrir a mensagem de e-mail a todos. Por exemplo, MOE [] no final da linha de assunto indica que a mensagem inteira está contida na linha de assunto - não há nenhum conteúdo no corpo do e-mail em si. Se o e-mail é um mecanismo de comunicação primária, estabelecer uma política de como membros da equipe, muitas vezes vão ler seus e-mails - uma vez por dia, duas vezes por dia, depois de uma hora, etc Da mesma forma, você talvez queira dar um tempo de resposta recomendada. Por exemplo, dependendo das necessidades específicas do seu grupo, você pode sugerir que os e-mails serão respondidos no prazo de um dia de trabalho.

um artigo submetido por Rene U.

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