La scelta dei membri Team

La scelta dei membri team all'interno dell'organizzazione la scelta dei membri del team all'interno della vostra organizzazione segue grosso modo lo stesso processo di assumere qualcuno da fuori l'impresa, ma tende ad essere molto meno formale, perché si sa già qualcosa sulle persone quanto suggerito per la squadra. Si potrebbe in realtà avere meno voce in capitolo in cui i dipendenti attuali sono del tuo team che fareste se assunto qualcuno a causa di altri fattori, quali la disponibilità, le priorità, i rapporti con i manager funzionali, e così via, contribuire alla decisione. Stabilire Team Struttura e ruoli Uno dei vantaggi di gruppi di lavoro virtuali è che i membri del team tendono a concentrarsi maggiormente su come ottenere il lavoro fatto che sulla politica ufficio e pettegolezzi che spesso deraglia colocated squadre. Per facilitare questo focus, manager e team leader deve essere esplicito circa le aspettative, la struttura e ruoli.

Aspettative come team leader o manager, le vostre aspettative, ipotesi e risposte a domande e situazioni di impostare il tono per il progetto. Inoltre, i membri del team vengono al progetto con le aspettative, le ipotesi e le proprie necessità. Nello stabilire la squadra, è importante individuare le aspettative e di garantire che, entro la fine del primo incontro (vedi la sezione in questo articolo intitolato "Initial Meeting"), il team è concentrato sugli stessi obiettivi e ha lo stesso aspettative circa il progetto. Pensateci e documentare le seguenti aree per definire le vostre aspettative:

- La comunicazione tra i membri del team, con la direzione, con gruppi funzionali, con i clienti, e con altri dipendenti - Vision per il progetto - aspettative comportamentali (ad esempio, il tempo, come pure le persone giocano nella sabbia con l'altro, la gestione dei conflitti, e così a) - percorsi escalation di conflitti e contrasti che non possono essere risolte all'interno del team

- Riconoscimento e ricompensa

- Percentuale di lavoro a tempo a disposizione che ogni persona dedicherà al progetto - Relazioni del progetto ad altre priorità

- Gerarchia

- Percentuale di tempo per il lavoro fatturabile e per il lavoro amministrativo (non è realistico aspettarsi molto di più del 80 per cento ore fatturabili, in particolare se il lavoro richiede una concentrazione intensa o la creatività)

- Metodologia per misurare il successo. Alcune aspettative possono richiedere la negoziazione con la squadra, in modo da essere pronto a discutere i punti di disaccordo o incomprensioni durante la riunione iniziale. Essere consapevoli dei conflitti che sorgono l'avanzare del progetto a causa di aspettative inespresse o inconsce. Che si presentano, le decisioni del team documento, e far sì che l'intero team è consapevole delle aspettative. Struttura, ruoli e responsabilità La struttura del team e del suo rapporto con la gerarchia aziendale costituisce la base su cui i ruoli e le responsabilità si blocca.

La struttura del team definisce il modo in ciascuna area funzionale lavoreranno insieme, così come chi si presenta per le revisioni, che gestisce i cambiamenti, che lavora con chi, e come spesso le riunioni si svolgono. Ciascun membro del team dovrebbe avere chiaramente definito e documentato ruolo e di competenze per il progetto. Queste responsabilità possa avere incidenze significative sovrapposizioni con la descrizione della persona posti di lavoro.

Poi di nuovo, che potrebbe essere altamente specifico per il particolare progetto. Ad esempio, una società medico aveva un prodotto di grande richiamo a causa di un guasto che ha causato gravi lesioni e la morte. La società ha ritirato i suoi artisti in alto sulla squadra richiamo ad affrontare il problema. Membri del Team si sono trovati l'espletamento dei servizi che, pur al di fuori delle loro responsabilità tipici, sono stati necessari per salvare vite umane e per scoprire come risolvere il problema. Prestare attenzione degli altri " compiti assegnati "dichiarazioni; frasi del tipo tendono ad essere un catch-all e, se non stiamo attenti, spesso può distrarre la squadra dal suo compito primario a causa di conflitti di priorità dal project management e di gestione delle linee. Per le zone di sovrapposizione, sia sicuro per definire gli alberi di decisione per aiutare a determinare chi affronta la questione. Il più evidente è possibile, i conflitti meno si avrà all'interno del team e dei membri del team possono più facilmente qualcuno diretti alla persona. Leadership Il team virtuali, la leadership è condivisa. Mentre una persona può essere assegnato come il project manager, responsabile per il bilancio e il calendario, tutti i membri del team offre la leadership in alcune zone. Per esempio, i membri del team che hanno esperienza con il lavoro praticamente in genere prendere tempo supplementare, all'inizio del progetto per trovare il modo di stabilire un rapporto con i loro colleghi lontani, e sono molto attive sui loro comunicazione.

Altri membri del gruppo sono bravi a pianificare le attività di team building, e la gente di collegamento viene loro naturale. Altri ancora sono altamente competente tecnicamente e diventare il "go-to" persona su qualche aspetto del progetto. Un buon capo del team incoraggia attivamente questi ruoli non ufficiali, perché la squadra diventa più investito nel progetto, se ogni membro si sente che il suo contributo materia . Di cui all'articolo 1, l'atteggiamento del leader, in particolare all'inizio di un progetto, dà il tono per tutta la squadra. È importante, pertanto, che il leader risolvere qualsiasi conflitto o dubbi circa gli obiettivi del progetto, prima di impostare la squadra. Core Team Il nucleo centrale su un progetto comprende in genere la porta funzionale di ogni disciplina necessaria per completare il progetto. Questi i membri del team coinvolti fin dall'inizio del progetto e rimanere coinvolte nell'intero processo.

Questi membri del team di solito includono i seguenti ruoli e aree di competenza:

- Project manager

- Requisiti di analista

- Progettista / sviluppatore

- Documentazione

- Localization Manager

- Marketing

- Regulatory Affairs (medici o altri prodotti regolamentati)

- Testing / garanzia della qualità

- Produzione / packaging

A seconda della complessità del progetto, i membri del nucleo potrebbe avere ulteriori persone che lavorano per o con loro sul progetto. Tuttavia, la porta del team sono quelli che forniscono la continuità, frequentare la maggior parte dei progetti relativi alle riunioni, e la revisione o di raccogliere i commenti del loro gruppo funzionale prima di presentare al team di progetto. Associati esperti in materia Oltre ai membri del team che rimanere con il progetto per la sua durata, esperti in materia (PMI), potrebbero essere portati ad assistere ad aspetti specifici del progetto.

Iniziale Meeting L'incontro iniziale dà il tono per il progetto, così durante questo incontro è di vitale importanza con precisione le aspettative e garantire che tutti comprendano gli obiettivi, risultati, e il calendario per il progetto. Forse ancora più importante, tuttavia, è la costruzione di rapporti e di team building che si verifica. E 'meglio se questo incontro può avvenire in persona. Il costo di ottenere tutti insieme per un paio di giorni all'inizio di un grande progetto verrà salvato molte volte con meno conflitti e una migliore comunicazione. Esperienze condivise e gli obiettivi sono i modi più veloce per costruire un rapporto all'interno di un team. Se non può assolutamente tenere il primo incontro di persona, provare a tenere una conferenza video. Da un punto di vista psicologico e sociologico, è importante che le persone siano in grado di visualizzare i loro compagni di squadra in modo che possano "ascoltare" e "vedere" l'essere umano al di là della posta elettronica, instant message (IM), o per telefono.

C'è una tendenza delle persone ad essere più brusco, per dire le cose in email che non avrebbero mai dire a faccia a qualcuno, e per le questioni a crescere più rapidamente quando la maggior parte delle interazioni è via e-mail o IM, se le persone coinvolte non hanno mai incontrato in persona o tramite telefono. Nulla deraglia un progetto più veloce di guerre di fiamma o, al contrario, i membri del team sensazione che le loro idee e le informazioni sono in corso in un "buco nero", dove non è mai il destinatario risponde a tutto ciò che riceve.

Comunicare con il Team Tutti gli strumenti del mondo non stanno per essere utile se la tua squadra non riesce a capire come usarle per comunicare in modo efficace. Prima di iniziare qualsiasi progetto, è fondamentale per stabilire una serie di linee guida per le comunicazioni del team comprese le informazioni da condividere, quale metodo di comunicazione da utilizzare per ciascuna, e in particolare come ci si aspetta di comunicare e quanto spesso. Quindi è possibile determinare quali sono gli strumenti adeguati per i vari tipi di interazione tua squadra è probabile che l'uso. All'inizio del processo, creare e distribuire le linee guida per le comunicazioni InterTeam. Applicare chiaro, linee guida coerenti può contribuire a evitare malintesi e migliorare l'informazione modo viene condivisa. Interazione sincrona vs Asynchronous La considerazione principale nella scelta di un metodo per la comunicazione tra i membri del team è l'urgenza del messaggio. Se qualcosa è di estrema urgenza (si pensi "allarme incendio"), allora avete bisogno di utilizzare un "sincrono" meccanismo per garantire che i membri del team di ottenere esattamente le stesse informazioni esattamente allo stesso tempo. Strumenti sincroni sono chiamate in conferenza, Software Meeting, chat, VoIP, e software di instant messaging.

Messaggi con meno urgenza, può essere inviato con un "asincrona", strumento che i membri del team possono accedere a loro piacimento. Strumenti asincroni lasciate che il vostro accesso a membri del team il contenuto dei messaggi più volte, e sono buoni per le informazioni di riferimento, come piani di progetto, gli orari, o cosa da fare liste. Strumenti asincroni comprendono email, bacheche, wiki, intranet, e blog. One-to-One Conversazioni La maggior parte del vostro quotidiano di comunicazione InterTeam è probabile che sia uno-a-uno. Quando tutti i membri del team sono colocated, un sacco di comunicazione si verifica come conversazioni casuali o one-to-one con incontri di persona. In un team virtuale, tuttavia, il one-to-one di comunicazione richiede un po 'più di pianificazione. Se tutti i membri del team sono on-line il più delle volte, software di instant messaging (come AIM, Yahoo Messenger, o Lotus SameTime) può essere un modo rapido e semplice per i membri del team di comunicare gli uni con gli altri. Messaging strumenti permettono generalmente membri del team di impostare il software per la visualizzazione o meno di altri membri del team sono online e disponibili, e può essere impostato per memorizzare un log di ogni conversazione ( anche se molte persone non utilizzare la funzionalità di registrazione).

Sale VoIP e chat può essere utilizzato anche per la one-to-one meeting, a seconda del relativo costo e la facilità di accesso ai membri del team, anche se le tecnologie VoIP potrebbe essere più complesso da configurare e possibilmente più costosa è efficiente per le discussioni in breve . One-to-Email Molti maggior parte di noi sono abbastanza tranquillo con la comunicazione e-mail. E 'facile sparare un breve messaggio, e il messaggio può essere inviato a numerosi destinatari contemporaneamente. volte, tuttavia, la facilità di invio di note veloci per molte persone può essere uno degli svantaggi della posta elettronica. Se non stiamo attenti, le risposte destinati ad una persona specifica può ottenere inviate ai destinatari sbagliati. Mittenti Molti hanno deplorato i messaggi inviati nella rabbia o trovato in imbarazzo a scrivere un messaggio privato (di solito qualcosa di critico o poco lusinghieri) e poi inviarlo "a tutti." Come per qualsiasi comunicazione scritta, il mittente può talvolta "sentire" di un messaggio durante la digitazione, ma la persona all'altro capo del filo riceve un messaggio completamente diverso. Umorismo spesso non incontra molto bene, e le sfumature del linguaggio, come il sarcasmo, metafore, espressioni o informale, può essere facilmente preso la strada sbagliata. Malintesi può facilmente verificarsi, in particolare se i membri del team provenienti da diversi background culturali, anche se non stanno usando la stessa lingua.

Molti degli inconvenienti di posta elettronica può essere evitata o minimizzata dalla creazione e distribuzione di una serie di orientamenti per la comunicazione e-mail all'interno del vostro team. Le linee guida sono soggette a variazioni da parte del team e del progetto. Per esempio, se alcuni membri del team di usare il software di posta elettronica che non è in grado di gestire allegati di grandi dimensioni, è possibile specificare metodi alternativi per i trasferimenti di file (come intervento a un wiki o utilizzando una rete Intranet). Se alcune persone hanno limitato o in comune la capacità di stoccaggio, considerare l'istituzione di linee guida per quanto tempo (o se) i messaggi vengono memorizzati. Stabilire una convenzione soggetta voce che lavora per la tua squadra. Ad esempio, potreste voler precedere ogni soggetto linea con [nome del progetto] per facilitare la selezione, o utilizzare i tag più specifici, come [bilancio], [programma], o [stato] per l'invio di bilancio, il calendario, o tipi di stato di e-mail. Oppure si potrebbe decidere su un codice per brevi messaggi che si adattano nella riga dell'oggetto modo che i destinatari non hanno bisogno di aprire il messaggio e-mail a tutti. Ad esempio, [EOM] alla fine della riga di oggetto indica che l'intero messaggio è contenuto nella riga dell'oggetto - non vi è contenuto nel corpo del messaggio stesso. Se email è un meccanismo di comunicazione primario, definire una politica per quanto spesso i membri del team saranno leggere le loro e-mail - una volta al giorno, due volte al giorno, una volta ogni ora, ecc Allo stesso modo, si potrebbe desiderare di fornire un tempo di risposta raccomandato.

Per esempio, a seconda delle esigenze specifiche del vostro gruppo, si potrebbe suggerire che le email risposta entro un giorno lavorativo. Molti degli inconvenienti di posta elettronica può essere evitata o minimizzata dalla creazione e distribuzione di una serie di orientamenti per la comunicazione e-mail all'interno del vostro team. Le linee guida sono soggette a variazioni da parte del team e del progetto. Per esempio, se alcuni membri del team di usare il software di posta elettronica che non è in grado di gestire allegati di grandi dimensioni, è possibile specificare metodi alternativi per i trasferimenti di file (come intervento a un wiki o utilizzando una rete Intranet). Se alcune persone hanno limitato o in comune la capacità di stoccaggio, considerare l'istituzione di linee guida per quanto tempo (o se) i messaggi vengono memorizzati. Stabilire una convenzione soggetta voce che lavora per la tua squadra. Ad esempio, potreste voler precedere ogni soggetto linea con [nome del progetto] per facilitare la selezione, o utilizzare i tag più specifici, come [bilancio], [programma], o [stato] per l'invio di bilancio, il calendario, o tipi di stato di e-mail. Oppure si potrebbe decidere su un codice per brevi messaggi che si adattano nella riga dell'oggetto modo che i destinatari non hanno bisogno di aprire il messaggio e-mail a tutti. Ad esempio, [EOM] alla fine della riga di oggetto indica che l'intero messaggio è contenuto nella riga dell'oggetto - non vi è contenuto nel corpo del messaggio stesso. Se email è un meccanismo di comunicazione primario, definire una politica per quanto spesso i membri del team saranno leggere le loro e-mail - una volta al giorno, due volte al giorno, una volta ogni ora, ecc Allo stesso modo, si potrebbe desiderare di fornire un tempo di risposta raccomandato. Per esempio, a seconda delle esigenze specifiche del vostro gruppo, si potrebbe suggerire che le email risposta entro un giorno lavorativo.

un articolo Inserito da Rene U.

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