Mise en place d'une équipe virtuelle

Les organisations utilisent les équipes virtuelles pour des fonctions multiples, allant des équipes inter-fonctionnelles du projet aux groupes de travail et la gestion en ligne. Les concepts de formation de chaque type d'équipe sont les mêmes, bien que les rôles et responsabilités particulières mai varier d'équipe à l'autre. Dans un monde idéal, les gestionnaires seraient en mesure de choisir les outils, le personnel, et les projets qu'ils veulent travailler, et exercerait un contrôle complet sur tous les aspects de l'effort. En réalité, les gestionnaires doivent souvent travailler dans les limites de l'organisation existante, les infrastructures et le personnel disponible pour répondre aux délais du projet que la direction supérieure impose, et d'embaucher seulement quand ils ont besoin pour combler les lacunes de leurs équipes.

D'embauche avec les équipes virtuelles et les possibilités de télétravail augmente de façon exponentielle, les gestionnaires sont de plus en plus confrontés à l'engagement de salariés, entrepreneurs ou consultants qui travaillent et vivent loin des bureaux du patron. Idéalement, les gestionnaires devront amener les candidats à deux ou trois premières sur place pour une entrevue finale et le dépistage. Souvent, cependant, les gestionnaires n'ont pas l'occasion de rencontrer l'employé potentiel ou l'entrepreneur en personne, mais doit s'appuyer sur une présélection et des entrevues téléphoniques pour déterminer si le candidat est un bon ajustement. Dans ces situations, présélection devient encore plus important, et vous souhaitez mai à envisager l'embauche d'un recruteur ou une agence d'emploi qui est familier avec les paramètres régionaux.

Avant que vous devez engager avant d'avoir besoin d'embaucher quelqu'un, vous pouvez améliorer vos chances de trouver un bon ajustement de la manière suivante:

--Réseau avec des collègues: De même que le réseautage est le meilleur moyen pour les demandeurs d'emploi de trouver un emploi, c'est aussi le meilleur moyen de savoir qui est disponible et qui est bon dans ce qu'ils font, surtout en regardant pour les entrepreneurs. Impliquez-vous avec les organisations professionnelles locales, chambres de commerce, et ainsi de suite. Gardez une liste des noms et spécialités de personnes qui sont souvent recommandés (vous pouvez mettre en place un gestionnaire de la zone sécurisée de la wiki du projet ou un site intranet pour stocker ces informations). Découvrez quels sont les agences d'emploi et les recruteurs sont les meilleurs pour travailler. Agir comme mentor pour les étudiants universitaires se spécialisant dans votre discipline (même s'il n'y a pas d'université locale, la plupart des mentorats peuvent être effectuées via le courrier électronique et téléphone). D'accord aux demandes d'entrevues d'information et tenir curriculum vitae de la personne dans le dossier, même si vous ne disposent pas actuellement d'une ouverture, vous ne savez jamais quand cette personne pourrait être utile à votre organisation.

--Suivre les tendances de l'industrie: Souvent, quand un secteur connaît un ralentissement, d'autres ont besoin d'embaucher. Les compétences sont souvent transférables entre les industries et l'embauche de quelqu'un d'une autre industrie peut fournir une injection bien nécessaire, de nouvelles idées et méthodes dans votre organisation. Business Publications, tels que Inc, Fortune, Business Week, Et The Wall Street Journal, Vous aider à identifier les opportunités et les menaces potentielles, ainsi que de fournir des idées pour la stratégie et les processus liés à votre secteur. Ces idées peuvent vous aider à concevoir des questions de l'entrevue, réexamine les compétences que vous recherchez chez un candidat, ou donner des idées pour la formation et de consolidation d'équipe.

Enquêter et établir des relations avec les recruteurs et les agences pour l'emploi: Recherche sur les agences d'emploi et les recruteurs de votre région avant de vous en avez besoin vous permet d'être proactif au sujet de votre recherche pour les membres de la nouvelle équipe. Si vous attendez jusqu'à ce que vous êtes dans une situation désespérée, vous avez moins de marge de négociation et sera probablement pas obtenir d'une aussi bonne forme. En outre, en faisant le travail en amont, vous pouvez éliminer les organismes peu scrupuleux de la composition et de se concentrer sur celles qui vous fournir un excellent service. Note: En utilisant les recruteurs et les agences d'emploi peuvent considérablement réduire le temps nécessaire de faire venir un candidat qualifié. Toutefois, vous devez vous assurer que vous avez fait vos devoirs prehiring (comme détaillé ci-dessous) avant d'engager une agence.

--Evaluez vos besoins: Quelles compétences avez-vous besoin dans votre équipe? Y at-il certains traits de caractère qui conviendrait mieux à votre équipe que d'autres? Quand vous vous imaginez le candidat idéal, comment voyez-vous cette personne en interaction avec l'équipe, et que vois-tu lui qui y contribuent? Avez-vous besoin de quelqu'un avec beaucoup d'expérience, ou si une œuvre stagiaire mieux, comment un contrôle bien prévoyez-vous offrir? Quel type de manager êtes-vous? Est-il important que les candidats ont une expérience de travail précédent sur les équipes virtuelles? L'utilisation d'un outil de planification stratégique, telles que l'analyse SWOT (voir l'encadré suivant), peut vous donner un moyen rapide d'évaluer votre situation actuelle. Quand on construit une équipe, il est important que les membres de l'équipe ont des atouts et des compétences complémentaires. Homogénéité tend à entraîner en groupe pense, et le produit ne sera généralement pas aussi bonne que celle produite par un groupe plus diversifié. Les enquêtes en ligne fonctionnent bien pour la collecte d'informations de l'équipe, de même que des méthodes moins formelles, telles que la messagerie instantanée et des téléconférences. Et, envisager la création d'un gestionnaire de la zone sécurisée de l'équipe du wiki pour recueillir et gérer l'information recueillie. (Voir l'article 3 pour plus de détails sur l'analyse des besoins.)

--Elaborer un organigramme: Lors de la mise en place d'une équipe, elle contribue à créer un organigramme afin que vous puissiez voir clairement les liens hiérarchiques et fonctionnels. Même si vous n'avez pas une personne spécifique en tête pour le moment, vous pouvez inclure une place pour cette fonction. L'organigramme vous permet également de visualiser quelles sont les compétences ou les fonctions que vous pourriez manquer. (Voir aussi la section de cet article intitulé «Mise en place des structures d'équipe et des rôles.")

--Développer une description de poste écrite: Si le service des ressources humaines n'a pas de description de poste écrite, en créer un vous-même. Cela permettra de vous aider à clarifier quelles sont les capacités dont vous avez besoin et que vous souhaitez pour une fonction particulière, ainsi que vous aider à déterminer le degré d'ancienneté nécessaire pour exécuter correctement ces fonctions. Publier les descriptions de tâches pour chaque fonction de l'équipe sur le wiki.

--Prioriser des listes de contrôle d'embauche: Aucun candidat aura 100 pour cent de l'expérience et les compétences que vous annoncer, de manière à déterminer quelles sont les compétences incontournables et ceux qui sont bien d'avoir, mais facultative. Par exemple, si vous embauchez un ingénieur d'études supérieurs, il pourrait être impératif qu'il ou elle possède un diplôme en ingénierie mécanique, mais moins important de savoir si ou non, il ou elle a géré les individus auparavant. SWOT L'analyse SWOT Analysis est synonyme de Forces, Faiblesses , opportunités et menaces. Vous pouvez utiliser cet outil pour identifier assez rapidement votre équipe, département, ou le statut d'organisation. L'analyse ne doit pas prendre de long; tout simplement la liste de chaque zone dans un document texte ou sur le wiki et faire une liste à puces de tous les éléments qui appartiennent à chaque région. Une fois l'analyse terminée, vous pouvez utiliser les résultats pour comparer votre situation actuelle à l'endroit où vous voulez être, en utilisant le plan de projet ou un plan stratégique d'entreprise comme base de comparaison.

--Points forts: Ce sont des choses que votre équipe fonctionne bien. Par exemple, peut-être vous avez une excellente configuration wiki ou ont synergie grande équipe.

--Faiblesses: Ce sont des choses que votre équipe ne fait pas bien, ou les restrictions sur les choses que vous êtes autorisé à faire. Par exemple, le contrôle de version est problématique, ou les fichiers projet ne sont pas facilement accessibles à tout le monde dans l'équipe.

--Opportunités: Ce sont des influences extérieures qui ont un effet bénéfique sur votre équipe. Vous avez généralement aucun contrôle sur quand et comment elles se produisent, mais vous pouvez éventuellement utiliser l'incident à votre avantage. Par exemple, votre département soit approuvée pour certaines dépenses en immobilisations qui ne sont pas dans votre budget initial, ou vous identifier un marché supplémentaire pour vos produits.

--Menaces: Ce sont des influences extérieures qui ont un effet potentiellement négatif sur votre équipe. Comme les occasions, vous n'avez aucun contrôle sur quand et comment les menaces se produire, mais de les rendre (ou la possibilité de leur survenance) vous permet d'atténuer leurs effets délétères. Par exemple, les ouragans et les tsunamis peuvent anéantir l'infrastructure, ou un concurrent pourrait sortir un produit très semblable à celui que vous travaillez, ou les rumeurs dans la société indiquent une mise à pied est imminente. Documenter ces choses vous permet d'imaginer plus clairement ce que vous devez faire pour arriver là où vous voulez être.

Au cours du processus d'embauche Lors du recrutement de membres de l'équipe virtuelle (ou plutôt des membres de l'équipe qui va pratiquement de travail - car elles existent réellement mais juste travailler dans un endroit différent), les gestionnaires doivent compter davantage sur présélection, vérification des références, et d'autres indices pour déterminer dans quelle mesure un candidat s'adaptera avec le reste de l'équipe. Indices comportementaux, tels que la proactivité, l'aptitude à suivre des directives, et l'attention aux détails, mais tous sont aisément apparente au cours du processus de dépistage initial. Réfléchissez à la façon dont le candidat effectue dans ces domaines que vous effectuez les tâches suivantes:

--Demandez des candidats recommandés. Avant de placer une annonce, utilisez votre réseau de collègues et ses collaborateurs pour identifier des candidats qui pourrait être un bon ajustement. Si elles répondent aux exigences et indiquer son intérêt, de les placer dans la "to-be-interrogé dossier" (qui peut être un répertoire électronique ou un dossier de fichiers physiques, selon votre préférence). Si vous recevez assez de candidats de cette façon, souvent vous pouvez éviter d'avoir à placer une annonce, qui peut vous donner plus de choix que vous avez vraiment du temps à traiter.

--Être explicite sur le curriculumCurriculum Vitae (CV) les exigences. Endroits différents ont des attentes différentes pour ce qui devrait être inclus sur un CV, tout comme les différentes disciplines. Être explicite sur vos attentes permet de s'assurer que vous recevez l'information dont vous avez besoin pour prendre une bonne décision, ainsi que d'assurer que l'information est dans le format correct pour vous d'être en mesure de stocker et de lire électroniquement. Par exemple, vous mai veulent se demander comment le candidat est familier avec l'utilisation de wikis, blogs, VoIP, des caméras Web, messagerie instantanée, et d'autres technologies que vous utilisez avec l'équipe. Ou vous pourriez demander que les candidats de remplir une demande en ligne.

--Prescreen. Une fois que vous avez obtenu un nombre suffisant de CV ou de CV, de les classer en Oui, Non, et peut-être pieux en fonction de leurs qualifications et de ce que vous savez déjà à leur sujet de vos collègues. La pile Oui contient le curriculum vitae ou CV pour les personnes que vous définitivement désirez rencontrer. La pile n contient le curriculum vitae ou CV pour les personnes qui ne sont clairement pas qualifié pour l'emploi (aller de l'avant et leur envoyer une lettre de refus - vous ne serez pas les embaucher pour ce poste indépendamment du reste de la piscine). Peut-être que la pile contient un curriculum vitae ou CV pour les gens dont vous avez besoin de plus amples informations avant de décider (par exemple, peut-être qu'ils ont le plus de l'expérience que vous voulez, mais accuse un léger retard sur l'une des compétences). Recherche d'erreurs, d'omissions, d'exagérations et (ces mai ne pas être immédiatement évidente) dans leur Curriculum vitae et lettres de motivation. Recenser celles qui ont pris la peine de s'informer sur l'entreprise (avec l'Internet, il n'ya vraiment aucune excuse pour ne pas savoir quelque chose sur l'entreprise et le montrer dans la lettre de couverture). Si l'un d'eux des appels ou des courriels pour assurer le suivi, la marque que sur le CV.

--Leur recherche sur Internet. Une fois que vous avez vanné la pile de CV à un nombre raisonnable de oui et Maybes, vous pouvez souvent réduire la liste plus loin en effectuant une recherche sur Internet pour les requérants, en particulier si vous êtes à la recherche des membres de haut niveau des équipes. Sur plus d'une fois, les gestionnaires ont découvert que le demandeur qui avait l'air bien sur le papier a été l'affichage de messages grossiers ou des commentaires qui ont indiqué un manque de qualifications sur une liste d'email, ou était-bashing un employeur dans un (blog des choses qui sont bonnes à savoir avant vous embauchez quelqu'un).

Vous pouvez utiliser Google, Yahoo, Ask.com, ou Myriad autres moteurs de recherche qui abondent sur Internet. Vous mai même pas envie d'utiliser plus d'un parce que les moteurs différents contiennent des informations légèrement différentes. Une mise en garde - être sûr que vous vous trouvez actuellement des informations sur ce demandeur et non pas un Doppelganger. (Pour le plaisir, la recherche de votre propre nom et voir ce qui se présente.)

--Planifier une entrevue téléphonique. Scheduling même un entretien téléphonique de 30 minutes peut vous aider à voir comment le candidat devra interagir avec l'équipe, surtout si vous demandez de comportement et un scénario basé sur des questions pertinentes aux équipes virtuelles (voir l'encadré intitulé «Éléments à considérer au moment d'embaucher des équipes virtuelles »plus loin dans cet article pour obtenir des suggestions). Commencez par les candidats dans la pile Oui. Vous pourriez être en mesure de réduire la liste de vos trois premiers candidats sans avoir besoin d'accéder à la pile Peut-être. Pensez à utiliser la VoIP pour cette interview, en particulier si le candidat est situé au niveau international. La plupart VoIP est gratuit, si les deux personnes utilisent le même service et au sein de certaines restrictions, telles que le nombre de personnes à l'appel. (Voir article 4 pour plus d'informations.)

--Obtenir des échantillons de travaux, listes de publications ou de brevets listes, ou de demander un exemple de projet. Selon le poste que vous cherchez à combler, des échantillons de travaux et des listes de travaux antérieurs peuvent vous aider à déterminer ce que les candidats à Excel, ainsi que leurs expériences, où sont concentrés. Dans certains cas, en raison de la nature des prélèvements, les candidats mai seulement être en mesure de vous fournir des manifestations ou d'apporter des échantillons à une entrevue en personne, mais ne sera pas en mesure de vous envoyer des copies. Vous pouvez en apprendre beaucoup sur le système de valeurs d'un candidat et de l'éthique par son père ou sa réponse à la demande pour des échantillons de travail. Lorsque vous recevez des listes de publications ou de listes de brevets, de vérifier le contenu dans la mesure où vous en êtes capable. Si les candidats ont des sites Web ou d'échantillons en ligne, les associer à une zone sécurisée du wiki équipe afin que les autres membres d'équipe qui sont interviewer les candidats peuvent accéder aux informations.

--Fixer un en personne ou par vidéoconférence interview. Une fois que vous aurez réduit la liste à vos trois premiers candidats, il est temps de les amener sur place pour une entrevue. (Si vous ne pouvez pas amener la personne sur place, essayer d'aller à lui, ont un gestionnaire local de mener l'entrevue pour vous, avoir un entretien vidéo-conférence, ou utiliser une web cam si vous n'avez pas d'installations de vidéoconférence. Soixante-dix pour cent de la communication est non verbale, et vous voulez connaître les candidats ainsi que possible avant de faire une offre.) Ces interviews sont généralement plus impliqués que l'entrevue téléphonique, et comprennent souvent plusieurs membres clés des équipes sur lesquelles le candidat va travailler . Certaines entreprises insistent intentionnellement au candidat de voir à quel point il ou elle fonctionne sous pression. D'autres préfèrent la Kinder, approche plus douce. Il ya des avantages et des inconvénients pour les deux. Lors de cet entretien, cherchez le langage du corps et des stimulations verbales pour savoir comment les choses vont bien et la façon dont le candidat est bien s'entendre avec l'équipe. Évaluer le niveau d'intérêt en écoutant attentivement le genre de questions que le candidat demande et aux observations occasionnelles, il ou elle fait. Un candidat à puce seront évaluez-vous en même temps que vous évaluez lui ou elle, si à votre plus grand professionnalisme. Après les entretiens, recueillir les impressions de chacun des membres de l'équipe qui a mené des entrevues (en utilisant un outil de sondage en ligne pourrait bien fonctionner pour le vote par l'équipe sur les préférences des candidats). Souvent, une sélection clairs se démarque de la foule et votre choix est facile. D'autres fois, deux candidats ou plus peuvent être tout aussi qualifiés et aussi bien-aimé, dans ce cas, le choix devient plus difficile.

Vérifiez les références. La plupart des gens ne demandent pas que quelqu'un soit leur référence, sauf s'ils sont vraiment sûr que la référence sera la bonne. Parfois, cependant, vous pouvez être surpris, surtout si vous présentez les questions quant à composition non limitée plutôt que oui / non, c'est donc une bonne idée de vérifier les références. Et, rappelez-vous que le silence et les hésitations parlent parfois volumes. Aux États-Unis, les procès intentés par des personnes qui ont reçu une recommandation pauvres de leurs anciens employeurs ont causé certaines entreprises à élaborer des politiques strictes sur les références. Dans certains cas, si vous appelez le service des ressources humaines, vous n'obtiendrez que les dates de l'emploi et le titre d'emploi. Vous pouvez contourner cette difficulté en demandant des références personnelles.

--Examen post-interview comportement. Si vous avez un couple de candidats qui semblent tout aussi qualifiés et possèdent des références tout aussi excellents, location de celui qui envoie une note de remerciement, un suivi avec les questions supplémentaires pensif après l'entrevue, et apparaît comme la plus proactif dans sa communication. La communication proactive est essentielle au succès d'une équipe virtuelle.

--Faire l'offre. La plupart des entreprises obtiennent une indication verbale de l'acceptation du candidat, puis envoyer une lettre avec les termes spécifiques de l'offre. Attendez-vous à négocier, surtout si vous faites affaire avec une personne âgée. Déterminez ce que vous êtes prêt à donner un peu de suite. Par exemple, vous pourriez ne pas être en mesure de faire quelque chose au sujet des avantages ou des plans de retraite, mais vous pourriez bénéficier d'une souplesse dans le salaire, les vacances, la maison des coûts d'installation d'Office, ou les frais de déménagement (rare sur les équipes virtuelles, mais quelque chose à considérer).

un article présenté par René U.

Disclaimer:Notre site n'est pas responsable du contenu de cet article. Webarticles est une ressource d'information gratuite.
Important: Cet article "Implantation d'une équipe virtuelle" a été traduit par un logiciel automatique. Nous nous sentons désolés pour les fautes d'orthographe que mai ont eu lieu. Nous vous remercions de votre compréhension.