Configuración de un equipo virtual

Las organizaciones utilizan equipos virtuales para funciones múltiples, que van desde Los equipos de proyecto funcional para grupos de tareas y la gestión de línea. Los conceptos para la creación de cada tipo de equipo son los mismos, aunque los papeles y responsabilidades pueden variar de equipo a equipo. En un mundo ideal, los administradores podrán seleccionar las herramientas, el personal y los proyectos que quieren trabajar, y tendría el control total sobre todos los aspectos del esfuerzo. En realidad, los administradores por lo general deben trabajar dentro de los límites de la organización existente, la infraestructura y el personal disponible para cumplir con los plazos del proyecto que impone la alta dirección, y contratar sólo cuando lo necesitan para llenar las lagunas de su equipo.

Con la contratación de los equipos virtuales y las oportunidades de teletrabajo crece vertiginosamente, los administradores se enfrentan crecientemente a la contratación de empleados, contratistas o consultores que trabajan y viven lejos de la oficina del jefe. Lo ideal sería que los administradores traerá los dos o tres candidatos en el sitio para una entrevista final y selección. A menudo, sin embargo, los administradores no tienen la oportunidad de conocer el potencial empleado o contratista en persona, pero debe confiar en preselección y las entrevistas telefónicas para determinar si el candidato es un buen ajuste. En tales situaciones, de preselección se hace aún más importante, y es posible que desee contratar a un reclutador o agencia de empleo que está familiarizado con la configuración regional.

Antes de que usted tiene que contratar antes de tener que contratar a alguien, usted puede mejorar sus posibilidades de encontrar un buen ajuste de la siguiente manera:

--Red con los colegas: Así como la creación de redes es la mejor manera para buscadores de empleo encontrar un trabajo, es también la mejor manera de averiguar quién está disponible y que es bueno en lo que hacen, sobre todo cuando se mira a los contratistas. Involúcrate con organizaciones profesionales locales, cámaras de comercio, y así sucesivamente. Mantenga una lista de los nombres y las especialidades de las personas que se recomiendan con frecuencia (puede configurar un gestor de zona segura de la wiki del proyecto o sitio de intranet para almacenar esta información). Averigüe qué las agencias de empleo y los reclutadores son los mejores para trabajar. Actuar como un mentor para los estudiantes universitarios con especialización en la disciplina (incluso si no hay universidad local, la mayoría de los mentores puede llevarse a cabo a través de correo electrónico y el teléfono). De acuerdo a las solicitudes de entrevistas de información y mantener currículum de la persona en el archivo, incluso si actualmente no tienen una abertura, nunca se sabe cuando esa persona podría ser útil para su organización.

--Seguir las tendencias de la industria: A menudo, cuando una industria experimenta un descenso, otros necesitan contratar. Las habilidades son a menudo transferibles entre industrias, y contratar a alguien de otra industria puede ofrecer una muy necesaria inyección de nuevas ideas y metodologías en su organización. Publicaciones de negocios, tales como Inc., Fortune, Business Week, Y El Muro Street Journal, Ayudar a identificar las posibles oportunidades y amenazas, así como aportar ideas para la estrategia y el proceso relacionado con su sector. Estas ideas pueden ayudarle a elaborar preguntas de la entrevista, volverá a examinar las habilidades que usted está buscando en un candidato, o dar ideas para la formación y trabajo en equipo.

Investigar y establecer relaciones con reclutadores y agencias de empleo: Las agencias de empleo y de Investigación de agencias de empleo en su área antes de que los necesite le permite tomar medidas preventivas en su búsqueda de nuevos miembros del equipo. Si esperamos hasta que esté en una situación desesperada, que tienen menos espacio para la negociación y probablemente no tan buenos de un ataque. Además, al hacer su tarea al frente, puede eliminar las agencias sin escrúpulos de la mezcla y se centran en las que prestan un servicio excelente. Nota: Uso de los reclutadores y las agencias de empleo pueden reducir significativamente el tiempo necesario para traer a un candidato cualificado. Sin embargo, usted debe asegurarse de que usted ha hecho sus deberes prehiring (como se detalla a continuación) antes de iniciar una agencia.

--Evalúe sus necesidades: ¿Qué habilidades que necesita en su equipo? ¿Existen ciertos rasgos de carácter que se ajuste mejor a su equipo que otros? Cuando la imagen del candidato ideal, ¿cómo ve usted que la persona que interactúa con el equipo, y qué es lo que ves le aportan? ¿Necesita que alguien con mucha experiencia, o que un trabajo interno mejor? ¿Cómo supervisión Cuánto anticipar ofrecer? ¿Qué tipo de director es usted? ¿Es importante que los candidatos tienen experiencia previa de trabajo en los equipos virtuales? Utilizando una herramienta de planificación estratégica, tales como el análisis SWOT (véase el recuadro siguiente), puede darle una forma rápida de evaluar su situación actual. Cuando se construye un equipo, que es importante que los miembros del equipo tienen fuerzas complementarias y técnicas. Homogeneidad tiende a provocar el pensamiento de grupo, y el producto no suele ser tan bueno como el producido por un grupo más diverso. Encuestas en línea funcionan bien para la recopilación de información del equipo, como los métodos de hacer menos formal, como la mensajería instantánea y las teleconferencias. Y, considerar la creación de un área de administrador de seguridad de la wiki de equipo para recopilar y gestionar la información que reúnen. (Véase el artículo 3 para más detalles sobre las necesidades de análisis.)

--Elaborar un organigrama: Cuando se crea un equipo, ayuda para crear un organigrama de manera que se puede ver claramente las relaciones jerárquicas y funcionales. Incluso si usted no tiene una persona específica en mente, sin embargo, puede incluir un lugar para esa función. El organigrama también le ayuda a visualizar qué habilidades o funciones que puedan faltar. (Véase también la sección de este artículo titulado "Establecimiento de la estructura y funciones del equipo.")

--Desarrollar una descripción escrita de sus tareas: Si el departamento de recursos humanos no tiene una descripción escrita de sus tareas, crear una tú mismo. Hacerlo le ayudará a aclarar lo que la capacidad que necesita y desea para una función determinada, así como ayudar determinar el nivel de la antigüedad necesaria para realizar esas funciones. Publicar las descripciones de puesto para cada función del equipo en el wiki.

--Dar prioridad a la contratación de las listas de comprobación: Ningún candidato tendrá el 100 por ciento de las experiencias y habilidades que se anuncia, para determinar cuáles habilidades se debe-que tienen y que son aptos para tener pero es opcional. Por ejemplo, si va a contratar a un ingeniero de diseño de alto nivel, podría ser necesario que él o ella tiene una licenciatura en ingeniería mecánica, pero menos importante si él o ella ha logrado la gente antes de. Análisis FODA Análisis FODA significa Fortalezas, Debilidades , Oportunidades y Amenazas. Usted puede utilizar esta herramienta para identificar con bastante rapidez a su equipo, departamento o estado de la organización. El análisis no tiene que tomar tiempo, simplemente una lista de cada área en un documento de texto o en el wiki y hacer una lista con viñetas de todos los elementos que pertenecen a cada área. Una vez terminado el análisis, puede utilizar los resultados para comparar su estado actual a la que desea ser, utilizando el plan de proyecto o plan estratégico institucional como base para la comparación.

--Fortalezas: Estas son las cosas que hace bien su equipo. Por ejemplo, quizás usted tiene una configuración wiki excelente o sinergia gran equipo.

--Debilidades: Estas son las cosas que su equipo no hace bien, o las restricciones a las cosas que se le permite hacer. Por ejemplo, el control de versiones es problemática, o los archivos de proyecto no son de fácil acceso para todos en el equipo.

--Oportunidades: Estas son las influencias externas que tienen un efecto beneficioso en su equipo. Normalmente no tienen ningún control sobre cuándo o cómo ocurren, pero posiblemente puede utilizar la aparición a su ventaja. Por ejemplo, su departamento se apruebe para algunos gastos de capital que no estaban en su presupuesto original, o identificar un mercado adicional para sus productos.

--Amenazas: Estas son las influencias externas que tienen un efecto potencialmente negativo en su equipo. Al igual que las oportunidades, no tiene ningún control sobre cuándo o cómo ocurren las amenazas, sino el reconocimiento de ellos (o la posibilidad de que ocurran) le permite mitigar sus efectos nocivos. Por ejemplo, los huracanes y los tsunamis pueden acabar con la infraestructura, o de un competidor podría lanzar un producto muy similar a la que está trabajando, o los rumores en la empresa indican un despido es inminente. Documentar estas cosas le permite visualizar más claramente lo que que tiene que hacer para llegar a donde quieres estar.

Durante el proceso de contratación cuando la contratación de los miembros del equipo virtual (o más bien los miembros del equipo que trabajará prácticamente -, ya que efectivamente existen, pero sólo el trabajo en una ubicación diferente), los gerentes deben depender más de preselección, los controles de referencia, y otras pistas para determinar qué tan bien un candidato encaja con el resto del equipo. Señales de comportamiento, tales como la proactividad, la capacidad de seguir instrucciones, y la atención al detalle, son evidente durante el proceso de selección inicial. Piensa en lo bien que el candidato realiza en estas áreas a medida que realice las siguientes tareas:

--Pregunte por los candidatos recomendados. Antes de colocar un anuncio, utilizar su red de colegas y compañeros de trabajo para identificar a los candidatos que podrían ser un buen ajuste. Si cumplen los requisitos y demuestran el interés, el lugar en el "a-ser-se entrevistó con" carpeta (que puede ser un directorio electrónico o una carpeta de archivos físicos, en función de su preferencia). Si usted recibe suficientes candidatos de esta manera, a menudo se puede evitar tener que colocar un anuncio, que puede dar más opciones de lo que realmente tengo tiempo para tratar.

--Sea explícito acerca del currículo /curriculum vitae (CV) los requisitos. Diferentes lugares tienen diferentes expectativas de lo que debería ser incluido en un curriculum vitae o CV, en las diferentes disciplinas lo hacen. Ser explícito acerca de sus expectativas ayuda a asegurar que usted reciba la información que necesita para tomar una buena decisión, así como garantizar que la información está en el formato correcto para que usted sea capaz de almacenar y leer electrónicamente. Por ejemplo, puede quiero preguntar cómo el candidato está familiarizado con el uso de wikis, blogs, VoIP, cámaras web, mensajería instantánea, y otras tecnologías que se utilizan con el equipo. O puede que quiera pedir que los candidatos a llenar una solicitud en línea.

--Preselección. Una vez obtenido un número suficiente de hojas de vida o currículum vitae, clasificarlos en Sí, No, y quizá sobre la base de pilas de sus calificaciones y lo que ya sabe acerca de ellos de sus colegas. La pila Sí contiene el currículum vitae o CV de las personas a las que definitivamente desea entrevistar. La pila no contiene el currículum vitae o currículum vitae de las personas que claramente no calificado para el trabajo (ir adelante y enviarles una carta de rechazo - que no se contratan para esta posición, independientemente del resto de la piscina). Tal vez la pila contiene hojas de vida o currículum vitae de las personas sobre las que se necesita más información antes de decidir (por ejemplo, tal vez tienen mayor experiencia que quieras, pero son un poco apagado en una de las habilidades). Busque errores, omisiones y exageraciones (puede que no sean inmediatamente perceptibles) en su hoja de vida / CV y cartas de presentación. Identificar cuáles se han molestado en averiguar acerca de la empresa (con la Internet, realmente no hay excusa para no saber algo sobre la compañía y que muestra que en la carta de presentación). Si uno de ellos las llamadas o correos electrónicos de seguimiento, marca que en el currículum.

--Buscar en Internet. Una vez que haya aventado la pila de hojas de vida a un número razonable de síes y Quizás, a menudo se puede reducir la lista aún más mediante la realización de una búsqueda en Internet para los solicitantes, especialmente si usted está buscando miembros del equipo de alto nivel. En más de una ocasión, los directivos han descubierto que un solicitante que se veía bien en papel era enviar mensajes groseros o los comentarios que indican una falta de calificaciones en una lista de correo, o era golpear un empleador en un blog (lo que es bueno saber antes de usted contrata a alguien).

Usted puede utilizar Google, Yahoo, Ask.com, o una miríada de otros motores de búsqueda que abundan en la internet. Incluso puede que quiera usar más de uno porque los motores de diferentes contienen información ligeramente diferente. Una advertencia - asegúrese de que realmente está leyendo información sobre el solicitante y no de un Doppelganger. (Para la diversión, la búsqueda de su propio nombre y ver qué sale.)

--Programar una entrevista telefónica. Programación incluso una entrevista de 30 minutos de teléfono puede ayudar a ver cómo el candidato va a interactuar con el equipo, especialmente si se le pregunta y de comportamiento basado en hipótesis, las cuestiones relativas a los equipos virtuales (véase el recuadro titulado "Cosas de las que al contratar para equipos virtuales "más adelante en este artículo para obtener sugerencias). Comience con los candidatos en la pila Sí. Usted puede ser capaz de reducir la lista a sus tres candidatos, sin necesidad de acceder a la Quizás pila. Considere el uso de VoIP para esta entrevista, en particular si el candidato se encuentra a nivel internacional. La mayoría de VoIP está libre si ambas personas están usando el mismo servicio y dentro de ciertas restricciones, tales como el número de personas de la llamada. (Ver Artículo 4 para más información.)

--Obtener muestras de trabajo, listas de la publicación, o de la patente listas, o solicitar un proyecto de ejemplo. Dependiendo de la posición que se desea cubrir, muestras de trabajo y listas de trabajos anteriores pueden ayudar a averiguar lo que los candidatos tienen éxito en el, así como donde se concentran sus experiencias. En algunos casos, debido a las características de las muestras, los candidatos sólo pueden ser capaces de proporcionar demostraciones o para traer las muestras a una entrevista en persona, pero no se permitirá el envío de copias. Usted puede descubrir mucho sobre el sistema de valores de un candidato y la ética de su respuesta a la solicitud de muestras de trabajo. Cuando reciba las listas de la publicación o en las listas de patentes, verificar el contenido en la medida en que usted es capaz. Si los candidatos tienen sitios web o muestras en línea, enlaces a un área segura del equipo wiki para que los otros miembros del equipo que está entrevistando a los candidatos puedan acceder a la información.

--Programar una en persona o en vídeo de la conferencia entrevista. Una vez que se han reducido en la lista a sus tres candidatos, es el momento de ponerlos en el lugar para una entrevista. (Si usted no puede traer a la persona en el lugar, trate de ir con él o ella, tiene un administrador local realizar la entrevista para ti, tener una entrevista de video conferencia, o utilizar una cámara web, si no disponen de instalaciones de videoconferencia. Setenta por ciento de la comunicación es no verbal, y quieres saber el candidato, así como posible antes de hacer una oferta.) Estas entrevistas suelen ser más complicada que la entrevista telefónica, y con frecuencia incluyen a varios miembros clave de los equipos en los que el candidato va a trabajar . Algunas empresas intencionalmente el estrés del candidato para ver lo bien que él o ella las funciones bajo la presión. Otros prefieren el más amable y gentil enfoque. Hay ventajas y desventajas de ambos. Durante esta entrevista, buscar el lenguaje corporal y las señales verbales de lo bien que van las cosas y cómo el candidato es llevarse bien con el equipo. Evaluar el nivel de interés por escuchar atentamente a los tipos de preguntas al candidato y pide a los comentarios ocasionales que él o ella hace. Un candidato inteligente será la evaluación de que, al mismo tiempo se está evaluando él o ella, así que en su mayoría profesionales. Tras las entrevistas, recoger las impresiones de cada uno de los miembros del equipo que llevó a cabo entrevistas (utilizando una herramienta de encuestas en línea podría funcionar bien para el equipo de votación sobre las preferencias de candidatos). A menudo, una selección claramente se destaca entre la multitud y su opción es fácil. Otras veces, dos o más candidatos que pueden ser igualmente calificados y también muy querido, en cuyo caso, la selección se vuelve más difícil.

Verifique las referencias. La mayoría de la gente no pida a alguien que sea su referencia a menos que estén seguros de que realmente la referencia será una buena. A veces, sin embargo, usted puede ser sorprendido, sobre todo si se presentan las preguntas abiertas en lugar de sí o no, así que es una buena idea para comprobar las referencias. Y, recuerde que el silencio y la duda a veces, son elocuentes. En los Estados Unidos, las demandas presentadas por personas que recibieron una mala recomendación de sus antiguos empleadores han causado a algunas empresas a desarrollar políticas estrictas sobre las referencias. En algunos casos, si usted llama al departamento de recursos humanos, que sólo obtendrá las fechas de empleo y el título del trabajo. Puede evitar esta dificultad mediante la solicitud de referencias personales.

--Examen post-entrevista de comportamiento. Si usted tiene un par de candidatos que parecen igualmente calificados y tienen referencias igualmente excelentes, alquiler de la que envía una nota de agradecimiento, sigue con más preguntas inteligentes después de la entrevista, y parece ser la más proactiva en su comunicación. Comunicación proactiva es fundamental para un equipo virtual con éxito.

--Presentar la oferta. La mayoría de las empresas a obtener una indicación verbal de aceptación del candidato, y posteriormente enviar una carta con los términos específicos de la oferta. Habrá que negociar, sobre todo si se trata de una persona de rango superior. Determinar qué cosas está dispuesto a dar un poco. Por ejemplo, usted podría no ser capaz de hacer algo acerca de los beneficios o planes de jubilación, pero podría tener la flexibilidad en salarios, tiempo de vacaciones, donde los costos de instalación de Office, o los gastos de mudanza (raro en los equipos virtuales, pero algo a considerar).

un artículo presentado por René U.

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